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建筑企业合同管理流程指引

在建筑行业，合同是维系各方权益、规范工程建设行为的基石。一套科学、严谨的合同管理流程，不仅能有效防范法律风险、减少经济纠纷，更能提升企业运营效率与项目盈利水平。本文旨在结合建筑企业的业务特点，梳理合同管理的关键环节与实操要点，为业内同仁提供一份具有参考价值的流程指引。

一、合同策划与准备阶段

合同管理并非始于合同文本的拟定，而是在项目初期乃至更早的策划阶段就应介入。此阶段的核心在于明确合同目标、梳理风险点，并为后续谈判与履约奠定坚实基础。

（一）项目前期评估与合同需求分析

在承接项目或启动重大采购前，应由市场、技术、商务等部门协同进行项目评估。明确项目范围、技术标准、工期要求、质量目标等核心要素，分析项目所处的政策环境、市场环境及潜在风险。基于评估结果，提出合同的基本需求，包括合同类型（如工程总承包合同、施工合同、采购合同、勘察设计合同等）、主要合同条款倾向（如计价方式、付款条件、违约责任等）以及我方的核心利益与底线。

（二）合同主体资格审查

对拟合作的合同相对方（业主、分包商、供应商等）进行全面的资格审查，是防范履约风险的第一道防线。审查内容应包括但不限于：对方的法人资格、注册资本、经营范围、资质等级（特别是建筑业企业资质）、履约历史、财务状况、商业信誉及相关许可证明等。必要时，可进行实地考察或通过第三方机构获取信用报告。对于联合体投标或合作，还需审查联合体各方的资质及内部协议。

（三）合同模式与核心条款策划

根据项目特点和需求分析结果，选择适宜的合同模式。例如，是采用固定总价合同、可调价格合同还是成本加酬金合同？对于工程总承包项目，是采用设计-采购-施工（EPC）模式还是其他变体？同时，需初步策划合同的核心条款，如工程范围界定、工期节点控制、质量验收标准、价款结算与支付方式、变更调整机制、违约责任及争议解决方式等。此阶段可形成《合同策划书》或类似文件，作为后续工作的指导。

（四）组建合同管理团队与职责分工

根据合同的重要性和复杂程度，组建专项合同管理团队或明确项目合同管理员。团队成员应涵盖商务、技术、法务（或外聘律师）等专业人员。明确各成员在合同策划、谈判、审查、履约跟踪、争议处理等环节的职责与权限，确保各司其职、协同高效。

二、合同谈判与文本拟定阶段

谈判与文本拟定是合同管理的核心环节，直接决定了合同条款的优劣及后续履约的顺畅程度。此阶段需秉持审慎、细致的原则，力求达成公平合理且保护我方核心利益的合同条款。

（一）合同谈判策略与准备

谈判前，应充分研究项目情况、对方情况及市场行情，制定详细的谈判策略，包括期望目标、可接受底线、让步条件及谈判顺序。准备好相关的支持性资料，如市场调研数据、类似项目合同案例、技术规范等。必要时，进行内部模拟谈判，以应对可能出现的复杂局面。

（二）合同文本的选择与拟定

优先选用国家或行业发布的标准合同示范文本，如住建部、工信部等部门制定的范本。这些范本条款相对成熟，能较好地平衡各方权益。在示范文本基础上，结合项目具体情况和谈判成果，对专用条款进行细化和补充。如无示范文本，需自行拟定合同文本，此时应特别注意合同结构的完整性（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议方法等）及条款的严谨性。

（三）合同条款的核心审查要点

合同文本拟定后，需进行多轮、多专业的审查。

1.合法性审查：确保合同内容符合法律法规强制性规定，不违反公序良俗，签约主体资格合法有效。

2.完整性审查：检查合同各项要素是否齐全，是否存在遗漏的重要条款。

3.明确性审查：条款表述应清晰、具体、无歧义，避免使用“大概”、“尽可能”等模糊性词语。特别是工程范围、工程量清单、技术标准等应界定清晰。

4.公平性与平衡性审查：虽然追求自身利益最大化是商业常态，但显失公平的合同条款不仅可能在争议时被认定为无效或可撤销，也不利于建立长期合作关系。

5.风险审查：识别潜在的风险点，如不可抗力、情势变更、对方履约能力下降等，并设置相应的风险防范与应对条款（如担保、违约责任、争议解决方式等）。

6.可操作性审查：条款内容应符合实际，便于执行和监督。例如，付款节点的设置应与工程进度相匹配，验收标准应具有可衡量性。

法务部门或外聘律师应重点关注合法性与合规性风险，商务部门关注价格、付款、结算等经济性条款，技术部门则聚焦于技术标准、工期、质量等技术性条款。

三、合同审批与签署阶段

经过谈判和审查的合同文本，在正式签署前必须履行严格的内部审批程序，以确保合同的决策科学性和责任可追溯性。

（一）内部审批流程

根据合同的金额、重要性及风险等级，设定不同的审批权限和路径。通常，合同审批会涉及承办部门负责人、法务、财务、分管领导乃至企业主要负责人。审批过程中，各审批节点人员应认真审阅合