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通用采购管理流程及工具

一、适用业务场景

本流程及工具适用于企业各类采购业务，包括但不限于：

日常运营采购：如办公用品、生产辅料、后勤物资等常规性、重复性物资采购；

项目专项采购：如新产品研发所需设备、工程项目材料、市场活动物料等一次性或阶段性采购；

紧急采购：因生产故障、客户需求突变等突发情况导致的急需物资采购；

服务类采购：如咨询服务、技术外包、维修保养等服务型采购。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与确认

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产计划、项目节点、库存预警等）填写《采购申请表》，明确物资/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、期望到货日期、预算金额及用途说明。

采购专员对接需求部门，对申请内容的合理性（如数量是否匹配实际需求、规格是否明确、预算是否符合公司标准）进行核实，避免过度采购或需求模糊。

责任主体：需求部门申请人、采购专员

输出成果：《采购申请表》（经需求部门负责人签字确认）

（二）采购计划编制与审批

操作内容：

采购专员根据已确认的《采购申请表》，结合库存情况（如是否有可用库存、在途订单）和采购周期，编制《采购计划》，明确采购方式（招标、询价、比价、单一来源等）、预估供应商范围及时间节点。

按公司审批权限逐级报批：部门负责人→采购经理→财务负责人→分管领导*（紧急采购可启动“绿色审批通道”，事后补签手续）。

责任主体：采购专员、采购经理、财务负责人、分管领导

输出成果：《采购计划审批表》（含各级审批意见）

（三）供应商寻源与评估

操作内容：

寻源：根据采购物资/服务的特性，通过公开招标、邀请合格供应商、行业推荐、电商平台等方式筛选潜在供应商，要求供应商提供资质文件（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）、产品报价单及服务方案。

评估：组织跨部门评估小组（采购、需求部门、质量部门、财务部门），从供应商资质、价格竞争力、供货能力、质量保证、合作信誉、售后服务等维度进行综合评分，形成《供应商评估报告》。

责任主体：采购专员、评估小组（需求部门、质量部门、财务部门）

输出成果：《供应商评估报告》（含推荐供应商名单及评分结果）

（四）采购订单下达

操作内容：

从合格供应商名单中选定最终供应商后，采购专员根据《采购申请表》和供应商报价，拟定《采购订单》，明确订单编号、物资/服务信息、数量、单价、总价、交货地点、交货日期、付款方式、质量验收标准、违约责任等条款。

《采购订单》经采购经理*审核、供应商盖章确认后生效，双方各执一份。紧急采购可通过邮件/系统确认订单，事后补签纸质版。

责任主体：采购专员、采购经理、供应商对接人*

输出成果：《采购订单》（采购方、供应商双方签字盖章）

（五）订单执行与跟踪

操作内容：

采购专员将生效的《采购订单》同步给仓库、需求部门及供应商，明确收货准备要求（如场地、人员、验收工具）。

定期跟踪供应商生产/备货进度，对可能延期交货的情况提前预警（如供应商产能不足、物流异常），协调解决方案（如调整交期、更换备选供应商），保证满足业务需求。

责任主体：采购专员、供应商对接人、仓库管理员*

输出成果：《订单跟踪记录表》（含进度更新、异常处理记录）

（六）到货验收

操作内容：

物资到货后，需求部门或仓库管理员根据《采购订单》和《质量验收标准》进行现场验收：核对物资名称、规格型号、数量是否一致；检查外包装是否完好；抽样检测质量（如送检第三方机构或使用专业设备）。

验收合格：需求部门/仓库在《到货验收单》签字确认，同步更新库存信息；验收不合格：记录问题详情（如外观破损、功能不达标），及时反馈采购专员，由采购专员与供应商协商退换货、索赔等事宜。

责任主体：仓库管理员、需求部门验收人、采购专员*

输出成果：《到货验收单》（验收结论：合格/不合格，含不合格处理方案）

（七）付款结算

操作内容：

采购专员收集《采购订单》《到货验收单》《供应商发票》（增值税专用发票/普通发票），核对“三单”信息一致性（订单号、金额、供应商名称等），无误后填写《付款申请单》。

按财务审批流程提交付款申请（采购经理→财务负责人→总经理*），财务部门审核通过后安排付款（如银行转账、电汇），付款后更新供应商应付账款台账。

责任主体：采购专员、财务部门审核人、总经理*

输出成果：《付款申请单》《发票》《付款凭证》

（八）采购归档

操作内容：

采购专员将采购全流程资料（采购申请表、审批表、供应商评估报告、采购订单、验收单、付款凭证等）整理归档，按“一单一档”原则编号存档（电子档备份至公司服务器，纸质档存于采购部档案柜），保存期限不少于3年（重要项目资料保存不少于5年）。

责任主体：采购专员、档案管理员

输出成果：采购档案（完整、可追溯）

三、核心工具表单模板

模板1：采购申请表

申请部门

申请人*

联系方式

申请日期

物资/服务