标准化采购申请审批流程模板.docVIP

一、适用范围与典型场景

二、全流程操作步骤详解

（一）采购申请发起

填写申请表：申请人根据实际需求，完整填写《采购申请审批表》（详见模板表格），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、预算科目及资金来源等信息，并相关附件（如需求说明、比价记录、技术参数要求等）。

部门内部初审：申请人将填好的申请表提交至部门负责人*经理处，部门负责人需审核采购需求的合理性、必要性及与部门工作计划的匹配度，确认无误后签字审批。若采购涉及跨部门协作（如IT设备需IT部确认技术参数），需提前征求相关部门意见并附会签记录。

（二）财务预算复核

提交财务审核：部门负责人审批通过后，申请表流转至财务部门*会计处，由财务专员复核以下内容：

预估总价是否在部门年度/季度预算额度内；

预算科目使用是否准确（如“办公费”“设备购置费”等）；

资金来源是否符合规定（如自有资金、专项拨款等）。

反馈审核结果：财务部门若审核通过，需在“财务意见”栏签字确认；若预算超支或科目不符，需注明原因并退回申请人调整，待补充完善后重新提交。

（三）分级审批决策

根据采购金额及重要性，实行分级审批制度：

小额采购（预估总价≤5000元）：由分管采购的副总*总审批，重点审核性价比及需求紧迫性；

常规采购（5000元＜预估总价≤50000元）：除分管副总审批外，需提交总经理*董签字确认，保证大额支出合规；

重大采购（预估总价＞50000元或涉及核心设备/服务）：需经总经理办公会集体审议，形成会议纪要作为审批依据，必要时上报董事会审批。

（四）采购任务执行

下达采购指令：审批完成后，采购部门*专员凭审批完整的《采购申请审批表》启动采购流程，根据采购类型选择合适方式：

公开招标：适用于金额大、标准化的采购项目；

询价比价：适用于金额适中、供应商明确的采购项目；

紧急采购：因突发需求需快速响应时，可简化流程但需注明紧急原因并由总经理*董特批。

供应商管理与合同签订：采购部门负责供应商资质审核、谈判及合同拟定，合同条款需明确价格、交付时间、质量标准、验收方式及违约责任，经法务部门*法务（若有）审核后签订。

（五）验收与归档

到货验收：物品/服务送达后，由申请人所在部门联合采购部门、使用部门（如生产部、行政部）共同验收，对照采购清单核对数量、质量、规格等，填写《采购验收单》，各方签字确认。

资料归档：采购完成后，采购部门将《采购申请审批表》《采购验收单》、合同、发票复印件（或合规报销凭证）等资料整理成册，按月度分类归档，保存期限不少于3年，以备审计或追溯。

三、采购申请审批表模板

申请编号

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式

采购类别

□办公设备□耗材□服务外包□生产物资□其他

采购物品/服务明细

序号

名称

规格型号

单位

1

2

合计金额（大写）

合计金额（小写）

预算科目

资金来源

□自有资金□专项拨款□其他

附件清单

□需求说明书□比价记录□技术参数要求□会签记录□其他：

部门负责人意见

签字：日期：年月日

财务部门意见

签字：日期：年月日

分管副总意见

签字：日期：年月日

总经理意见

签字：日期：年月日

采购部门执行情况

采购方式：□招标□询价□单一来源□紧急采购供应商名称：

合同编号：交付日期：年月日验收人：

备注

四、流程执行关键提示

预算刚性约束：所有采购申请须在部门预算范围内发起，超预算需提前提交预算调整申请，经财务部门及分管领导审批后方可执行，严禁无预算或超预算采购。

附件完整性：采购申请时需根据采购类型提供必要附件，如大型设备需附技术参数报告、服务类采购需附服务方案，保证需求清晰可执行。

审批时限要求：各环节审批人应在收到申请后1-2个工作日内完成审核，紧急采购需注明“特急”标识并缩短审批时限，避免因流程延误影响业务开展。

信息准确性：申请人需保证填写信息真实、完整，避免涂改；若需修改关键信息（如采购名称、金额），需重新发起申请并注明原因。

采购合规性：严格执行采购纪律，禁止违规指定供应商或虚假采购；采购过程需留存完整记录（如询价记录、招标文件），保证可追溯。

验收与反馈：物品/服务交付后，使用部门需在3个工作日内完成验收，若发觉质量问题需及时反馈至采购部门，由采购部门与供应商协商退换或整改。