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行政公文写作模板规范格式与内容标准版

一、适用行政工作场景说明

行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。本模板适用于以下常见行政工作场景：

日常事务部署：如部门工作安排、会议通知、制度发布等；

跨部门协作沟通：如联合行动函、工作协调函、事项告知函等；

向上级汇报请示：如工作总结、情况报告、事项请示等；

对外联络规范：如单位介绍函、合作邀请函、复函等；

内部管理规范：如人事任免、奖惩决定、考勤通知等。

二、公文撰写标准化操作流程

（一）明确发文目的与受众

确定核心目标：清晰界定公文需解决的问题（如“通知2024年春节放假安排”“请示关于采购办公设备的经费”），避免内容发散。

分析受众对象：根据受众（上级、平级、下级或外部单位）调整语气和内容侧重。例如向上级汇报需简洁明了、突出重点；向下级通知需明确要求、便于执行。

（二）确定公文类型与文号

选择公文类型：根据内容性质匹配文种，常见类型及适用场景

通知：发布规章、批转转发文件、部署工作、告知事项（如《关于召开2024年度工作总结会议的通知》）；

报告：向上级汇报工作、反映情况、答复询问（如《2023年度部门工作总结报告》）；

请示：向上级请求指示、批准事项（如《关于申请购置档案管理系统的请示》）；

函：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项（如《关于商请协助开展员工培训的函》）；

纪要：记载会议主要情况和议定事项（如《2024年第一次办公会议纪要》）。

编制文号规则：按单位统一格式编制，如“单位简称〔年份〕X号”（如“办〔2024〕5号”），年份用六角括号“〔〕”标注，序号不编虚位（如“1”而非“01”）。

（三）规范标题与主送机关

标题拟定：采用“发文机关+事由+文种”三要素结构，要求简洁明了、准确概括内容。例如：“公司办公室关于2024年春节放假安排的通知”“人事部关于公开招聘行政专员岗位的请示”。

禁止使用冗长标题（如“关于……的关于……的通知”），避免事由表述模糊（如“有关事项的通知”）。

主送机关标注：

顶格书写，后加冒号“：”；

多个同级主送机关之间用顿号“、”分隔，不同级机关之间用逗号“，”分隔（如“各部门、各子公司，各直属单位：”）；

主送机关单一时，直接写明机关名称（如“总经理：”“局：”）。

（四）撰写内容

是公文的核心，需逻辑清晰、层次分明、语言规范，一般分为“开头—主体—结尾”三部分：

开头：说明发文依据、背景或目的，常用表述如“根据……要求”“为……，现将……通知如下”“……现就有关事项请示如下”。

示例（通知类）：“为保障员工度过平安祥和的春节，根据国家法定节假日安排及公司实际，现将2024年春节放假安排通知”

示例（请示类）：“为提升档案管理效率，经部门研究，拟购置一套档案管理系统，现将有关事项请示”

主体：阐述具体事项、措施或要求，根据公文类型采用不同结构：

通知/函：分条列项说明事项内容，条理清晰（如“一、放假时间；二、值班安排；三、注意事项”）；

报告：总结工作情况、分析问题、提出下一步计划，突出数据和事实；

请示：阐述理由、明确事项、提出具体请求（如“恳请批准购置预算万元”“请予批复”）。

结尾：根据公文类型规范收束：

通知类：“特此通知”“请遵照执行”；

报告类：“特此报告”“请审阅”；

请示类：“妥否，请批示”“以上请示，请予批复”；

函类：“专此函达”“盼复”。

（五）标注附件说明

若有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号，多个附件时用阿拉伯数字标注顺序（如“附件：1.2024年春节放假值班表2.应急联系人名单”）。

附件应与内容关联，且需另页附上，注明“附件1：X”等字样。

（六）编排发文机关与成文日期

发文机关署名：使用机关全称或规范化简称（如“公司”“局办公室”），联合行文时主办机关在前。

成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（如“2024年1月15日”），不得编为“24年1月15日”或“二〇二四年一月十五日”。

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，加盖于发文机关署名和成文日期之上，做到“骑年盖月”（印章中心线压成文年份数字，月份和日期右下端）。

（七）格式排版与校对审核

排版规范：

纸张：采用A4型纸，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；

字体：标题用二号小标宋体字，用三号仿宋体字，一级标题用三号黑体字，二级标题用三号楷体字；

行距：行距为28磅，段前段后间距0行；

页码：页码位于页脚居中，用阿拉伯数字“-1-”“-2-”标注。

校对审核：

内容校对：检查是否有错别字、语病、数据错误，事由是否准确，主送机关是否无误；

格式校对：检查文号、标