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行业通用采购合同管理模板及说明

一、适用范围与典型应用场景

二、合同管理全流程操作指引

（一）需求提出与审批

需求发起：业务部门根据生产经营或工作需要，填写《采购需求申请表》，明确标的物名称、规格型号、数量、技术参数、预估单价、交付时间、预算金额等核心要素，部门负责人签字确认。

需求审核：采购部门对需求的合理性（如是否符合预算、是否重复采购）、技术参数的准确性进行审核；财务部门审核预算合规性；法务部门（或指定合规岗）审核法律风险。

审批生效：根据采购金额及单位授权制度，报请相关负责人（如部门总监、分管副总、总经理）审批，审批通过后形成《采购任务书》，启动采购流程。

（二）供应商选择与商务洽谈

供应商寻源：采购部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价或单一来源采购等方式（需符合单位采购管理制度及国家相关法规）筛选供应商，要求供应商提供营业执照、资质证书、业绩证明等文件。

资格预审：对供应商的资质（如经营许可、质量认证、财务状况、履约能力）进行审查，形成《供应商评审报告》，确定合格供应商名单。

商务洽谈：与候选供应商就标的物价格、交付周期、付款方式、质量标准、售后服务、违约责任等条款进行谈判，达成初步一致后形成《商务谈判纪要》。

（三）合同起草与审核

文本起草：采购部门依据《采购任务书》《商务谈判纪要》及本模板，起草采购合同文本，明确以下核心条款：

合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人、联系方式）；

标的物详情（名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准）；

履行安排（交付时间、地点、方式、运输及风险承担）；

验收标准（验收流程、检验方法、异议处理）；

付款方式（预付款、进度款、尾款比例及支付条件）；

双方权利义务（如采购方提供配合义务、供应商提供质保服务）；

违约责任（逾期交货、质量不符、付款违约等情形的处理）；

争议解决（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；

合同生效条件、份数及附件（如技术协议、图纸、清单）。

内部审核：

采购部门审核条款与谈判结果一致性；

财务部门审核付款条款、税务条款（如发票类型、税率）合规性；

法务部门（或指定合规岗）审核法律条款合法性、完整性，排查歧义条款；

业务部门审核技术参数、验收标准与需求匹配性。

审核通过后，由采购负责人签字确认；重大合同需报单位负责人审批。

（四）合同签署与生效

文本确认：采购部门将最终版合同文本发送给供应商，双方签字盖章（如为自然人，需签字按手印；单位需加盖公章或合同专用章，法定代表人或授权代表签字）。

生效条件：根据合同约定，自双方签字盖章之日起生效；约定附条件生效的（如审批通过、预付款到账），需满足条件后生效。

文本分发：签署后，采购部门留存原件至少2份（采购方、财务部门各1份），供应商留存1份，如需其他部门（如业务部门、档案室）备案，提供复印件并加盖公章。

（五）合同履行与跟踪

交付与验收：供应商按合同约定交付标的物，采购方业务部门、质检部门（或指定验收人）依据合同及技术参数进行验收，填写《验收确认单》，明确验收结果（合格/不合格）。

履约跟踪：采购部门定期跟踪合同履行进度（如交付时间、付款节点），对逾期、质量问题等异常情况，及时与供应商沟通，形成《履约跟踪记录》，必要时发《履约催告函》。

付款执行：财务部门根据《验收确认单》、合同付款条款，办理付款手续，保证资金支付合规；如涉及预付款或进度款，需供应商提供合法有效发票。

（六）合同变更、解除与终止

变更管理：因需求变更、政策调整等需修改合同时由双方协商一致，签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效条件及影响（如价格、交付时间调整），并履行原合同审批流程。

解除管理：出现法定或约定解除情形（如一方严重违约、不可抗力导致合同无法履行）时，守约方发出《解除合同通知》，明确解除事由、法律依据及后续处理（如已付款项返还、损失赔偿），双方协商签订《合同解除协议》。

终止管理：合同权利义务履行完毕或解除后，采购部门整理合同履行资料（如验收单、付款凭证、变更/解除协议），形成《合同终止报告》，归档留存。

（七）合同归档与复盘

资料归集：合同履行完毕后，采购部门收集合同文本、审批文件、谈判纪要、验收单、付款凭证、变更/解除协议、往来函件等资料，按“一合同一档”原则整理，标注合同编号、归档日期。

档案保管：归档资料交单位档案室（或指定管理部门）保存，保存期限不少于合同履行结束后5年（涉及国有资产、重大项目的保存期限按国家规定执行）。

复盘优化：定期对合同履行情况进行分析（如供应商履约率、合同纠纷类型、条款执行问题），总结经验教训，优化合同模板及管理流程。

三、采购合同模板（核心条款框架）

采购合同

合同编号：______________

采购方：________________（名称）

统一社会信用代码：________________