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文档归档管理模板规范企业文档存储

一、适用范围与典型应用场景

日常办公文档归档：如部门周报、会议纪要、通知公告等需长期保存的办公文件；

项目全周期文档管理：从项目立项、执行到结项的全流程文档（如可行性报告、合同、验收报告等）；

制度与流程文件存档：企业发布的各类规章制度、操作手册、审批流程等规范性文件；

审计与合规文档梳理：应对内外部审计所需的财务凭证、合规记录、检查报告等；

员工交接文档移交：员工离职或岗位变动时，其负责的工作文档、权限资料等交接存档。

二、标准化操作流程

（一）第一步：明确文档分类标准

根据企业业务属性和文档特性，建立多维度分类体系，保证文档逻辑清晰、易于检索。

一级分类：按部门或职能划分，如“行政部”“财务部”“市场部”“研发部”“综合管理部”等；

二级分类：按文档用途或项目类型划分，如行政部下分“制度文件”“会议记录”“固定资产档案”，市场部下分“营销策划”“客户资料”“活动方案”；

三级分类：按文档性质或时间周期划分，如“制度文件”下分“2023版”“2024版”，“活动方案”下分“Q1季度”“Q2季度”。

（二）第二步：规范文档命名规则

统一命名格式，避免因随意命名导致文档混乱。命名规则建议为：

一级分类代码-二级分类代码-文档类型-版本号-日期-关键词

示例1：“XZ-GB-ZD-V1考勤管理制度”（行政部-综合办公-制度文件-版本1-2024年1月15日-考勤管理）；

示例2：“SC-HF-HT-V2项目合作协议”（市场部-合作合同-合同文件-版本2-2023年12月20日-项目）；

说明：文档类型代码可自定义（如“ZD”制度、“HT”合同、“BG”报告），版本号首次为V1，修订后递增（V2、V3），日期格式统一为“YYYYMMDD”。

（三）第三步：文档收集与初筛

收集责任：各部门指定专人（如部门助理或文档管理员）负责本部门文档的收集，每月25日前汇总本月需归档的新增文档；

收集范围：包括电子文档（Word、PDF、Excel等）和纸质文档（需同步扫描为电子版），保证文档完整、有效（如最终版、审批通过版）；

初筛标准：剔除重复文件、临时草稿、失效文件（如已废止的制度）、与业务无关的文件，仅保留具有保存价值的正式文档。

（四）第四步：文档信息登记与审核

信息登记：使用“文档归档信息登记表”（详见第三部分）填写文档基本信息，包括文档编号、名称、分类、密级、存储位置、责任人、创建/归档日期等；

审核流程：部门负责人审核文档的完整性和分类准确性，综合管理部*经理（或指定文档管理员）复核登记信息，保证符合命名规则和分类标准。

（五）第五步：存储与权限管理

存储方式：

电子文档：统一存储于企业指定的文档管理系统（如OA系统、SharePoint或云盘），按分类创建文件夹层级（如“行政部/制度文件/2024版”），避免存储在本地电脑；

纸质文档：存入专用档案盒，标注分类名称和日期，存放于企业档案室，按分类编号排序；

权限设置：根据文档密级（公开、内部、秘密）设置访问权限，如“公开”文档全员可查，“秘密”文档仅限部门负责人及以上人员访问，权限变更需经综合管理部审批。

（六）第六步：归档后的维护与检索

定期维护：每季度由综合管理部组织文档管理员检查文档存储状态，保证电子文档无损坏、纸质文档无受潮，及时补充缺失文档；

检索更新：文档管理系统需支持关键词、编号、分类等多维度检索，定期更新检索关键词库（如新增项目名称、制度名称），提升检索效率；

版本管理：修订文档时，需创建新版本（如V1→V2），旧版本保留并标注“已废止”，避免历史版本丢失。

三、文档归档信息登记表模板

序号

文档编号

文档名称

所属分类（一级-二级-三级）

密级

存储位置（电子路径/档案盒编号）

责任人

创建日期

归档日期

版本号

备注（如关联项目、审批状态）

1

XZ-GB-ZD-V1考勤管理制度

行政部-综合办公-制度文件

内部

电子文档/行政部/制度文件/2024版

*助理

2024-01-10

2024-01-15

V1

经总经理审批通过

2

SC-HF-HT-V2项目合作协议

市场部-合作合同-合同文件

秘密

电子文档/市场部/合作项目/项目

*经理

2023-12-15

2023-12-20

V2

合作方：公司，已法务审核

3

RY-YF-BG-2024Q1

2024年第一季度研发部费用报告

研发部-财务报告-季度报告

内部

电子文档/研发部/财务报告/2024Q1

*会计

2024-03-28

2024-03-30

V1

含各项目费用明细

四、执行要点与常见问题规避

（一）核心执行要点

分类一致性：一旦分类标准确定，全企业统一执行，各部门不得擅自更改，确