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企业合同管理流程操作指引

前言

合同是企业从事经营活动、明确权利义务的重要法律文件，也是企业风险管理的关键节点。规范、高效的合同管理流程，不仅能保障企业合法权益，降低经营风险，更能提升企业整体运营效率与商业信誉。本指引旨在为企业提供一套系统、实用的合同管理操作框架，企业可结合自身规模、业务特点及管理需求进行调整与细化，以期构建科学的合同管理体系。

一、合同准备与立项阶段

合同管理的源头在于审慎的准备。此阶段的核心在于明确需求、评估风险、选择合适的合作对象，并为后续谈判与起草奠定基础。

1.1需求发起与确认

业务部门根据实际经营需要，提出合同订立需求。需求应明确、具体，包括但不限于合作事项、预期目标、主要商务条款设想（如标的、数量、价格、履行期限等）及预算安排。部门负责人应对该需求的必要性、可行性进行初步审核与确认。

1.2合同立项（如适用）

对于重大或复杂的合同项目，建议履行立项程序。立项申请应包含项目背景、合作必要性、预期效益、风险初步评估、预算等内容，按企业内部审批权限报相关领导审批。立项批准是启动后续合同工作的前提。

1.3合作方选择与背景调查

在确定潜在合作方前，应对其进行必要的背景调查与资信评估。调查内容通常包括：

*主体资格：核实对方是否为依法设立并有效存续的法人、其他组织或具有完全民事行为能力的自然人，取得相关资质或许可证明（如需要）。

*商业信誉：通过公开信息、行业评价、过往合作经历等了解其商业信誉。

*履约能力：考察其生产经营状况、财务状况、技术实力、类似项目经验等。

*不良记录：查询是否存在重大违法违规、失信被执行人信息、重大诉讼仲裁等可能影响履约的情形。

对于重要合作方，建议要求其提供相关证明文件复印件并加盖公章。

二、合同谈判与起草阶段

谈判是实现商业意图、平衡双方利益的过程，而合同起草则是将谈判成果转化为法律文件的关键步骤。

2.1谈判策略与方案制定

业务部门应根据项目需求和初步调查情况，制定谈判策略与方案，明确谈判目标、底线、主要争议点及应对措施。必要时，可组织法务、财务等相关部门人员参与谈判，或提供专业支持。

2.2合同文本的选择与起草

*优先使用标准合同文本：企业应根据业务类型制定和完善标准合同文本库。标准文本由法务部门或指定专业人员起草、审核，具有规范性和较高的风险防控水平，能有效提高效率、降低风险。

*非标准合同文本的起草：如无标准文本或标准文本不适用于特定交易，应由业务部门根据谈判结果或双方约定的主要条款，参照类似合同范本或组织专业力量起草。起草时应确保合同目的明确，条款完整、严谨、逻辑清晰，权利义务对等，符合法律法规规定。

*对方提供合同文本的处理：如由对方起草合同，业务部门应仔细审阅，重点关注对我方不利的条款，并结合谈判情况进行修改。

2.3合同核心条款的把握

无论采用何种文本，合同的核心条款必须清晰、明确，主要包括：

*当事人基本信息（确保准确无误）；

*合同标的（明确、具体、可界定）；

*数量、质量（明确计量方式、质量标准及检验方法）；

*价款或报酬（金额、支付方式、支付期限、发票开具等）；

*履行期限、地点和方式；

*违约责任（明确、具体、具有可操作性，避免笼统约定）；

*争议解决方式（协商、仲裁或诉讼，如选择仲裁需明确仲裁机构；如选择诉讼，可约定管辖法院）；

*合同生效条件及期限。

根据合同性质，还可能包括保密条款、知识产权条款、不可抗力、通知与送达等重要条款。

三、合同审核与审批阶段

合同审核与审批是确保合同合法合规、防范风险、保障企业利益的关键内控环节。

3.1内部审核流程

合同文本起草或修改完成后，应发起内部审核流程。审核通常包括以下部门/岗位，具体根据企业规模和合同重要性程度设定：

*业务部门审核：对合同的商业可行性、技术条款、合作方履约能力、价格合理性等进行审核。

*财务部门审核：对合同价款、支付方式、税务处理、财务风险等进行审核。

*法务部门/法务专员审核：对合同的合法性、合规性、条款严谨性、权利义务平衡性、违约责任、争议解决方式等进行法律专业审核，识别并提示法律风险，提出修改建议。

*其他相关部门审核：如涉及技术、质量、安全等问题，应由相应专业部门进行审核。

3.2审核意见的处理

业务部门应根据各审核部门提出的意见对合同文本进行修改完善。如对审核意见有异议，应与审核部门充分沟通协调；协调不成的，可报请上一级领导裁定。所有审核意见（包括采纳、不采纳及理由）应予以记录。

3.3审批权限与流程

合同审核通过后，应按照企业规定的审批权限和流程报请相关领导审批。审批人应基于审核意见和自身职责，对合同的整体风险和可行性进行评估并决定是否批准。审批