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重要物品保管规定

重要物品保管规定

（一）重要物品的界定与分类管理标准

重要物品的保管首先需要明确其范围和类别，建立科学清晰的分类管理体系。根据物品的价值、敏感性、用途以及丢失或损坏可能造成的后果，可将其划分为不同等级，并针对每个等级制定相应的管理标准。

对于核心资产类物品，应实施最高级别的管控措施。这类物品通常包括产权证书、法律文件、商业合同、技术专利文书、高价值资产凭证等。其管理需建立的登记造册制度，每一份文件或物品均需赋予唯一编码，详细记录物品名称、编号、责任人、存放位置、入库时间、预计保管期限等核心信息。登记册应定期核查更新，确保账实相符。存放环境需满足防火、防盗、防潮、防虫等基本要求，优先选择具备高级别物理安全防护的专用设施，如密码保险柜或防火文件柜，并严格控制接触权限。

对于高价值实物资产，如贵金属、珠宝、古董、艺术品、精密仪器设备等，除需符合上述核心资产的管理要求外，还应特别关注其物理安全与状态维护。存放场所需具备恒温恒湿、防震、防磁等特定环境条件，并安装不间断的视频监控和入侵报警系统。定期进行专业保养和维护检查，确保物品处于良好状态。此类物品的移动和运输必须制定周密计划，采取专业的包装和安保措施，并详细记录移动轨迹和交接情况。

对于涉密信息载体，包括但不限于存储有商业秘密、技术数据、研发资料、人事档案、财务数据的硬盘、光盘、U盘以及纸质文件，其管理应遵循国家相关保密法律法规和组织内部的保密制度。必须建立严格的访问控制机制，通过密码、生物识别等技术手段确保只有授权人员才能接触。信息载体的复制、传输、销毁等操作均需履行审批程序并留下不可篡改的日志记录。涉密载体的保管场所应与其他区域物理隔离，配备必要的电磁屏蔽设施，防止信息泄露。

日常运营中频繁使用的关键物品，如公司印章、重要证照（营业执照、开户许可证等）、银行密钥、特定办公设备等，虽可能不属于极高价值或绝密范畴，但其缺失或滥用可能对正常运营造成重大影响。对此类物品应实行“专人负责、用后归还”的原则，建立清晰的领用、交还登记流程。保管责任人需明确，并设立日常检查机制，确保物品在位、状态正常。可考虑使用带锁的固定存放柜，并备份必要的使用记录。

（二）保管责任体系与操作流程规范

建立清晰、可追溯的责任体系是确保重要物品安全管理的基础。必须明确每一件重要物品的保管主体责任人、监管责任人以及使用过程中的经手责任人，形成环环相扣的责任链。

保管主体责任人通常为被授权直接负责物品日常管理和安全的人员或部门。其职责包括但不限于：确保物品在其保管期间的安全与完整；严格执行物品的存取、使用规定；如实、及时地记录物品状态和流转信息；定期向监管责任人报告保管情况；发现任何异常或风险立即上报。监管责任人则对保管主体的工作负有监督、指导和检查的职责，通常由部门负责人或指定管理层担任，负责审批重要的物品流动申请，定期组织盘点核查，并对保管制度的执行效果进行评估。

重要物品的入库流程是管理的起点。新纳入管理范围的重要物品，须由移交方和接收方（保管责任人）共同确认物品状态、数量、附带文件等信息，填写详细的入库单，双方签字确认后，将信息录入管理系统或登记册。对于有特殊要求的物品，如需要特定环境条件，还需在入库时完成环境适应性检查并记录。

存取与使用流程需严格规范。任何人员需要使用重要物品，必须提前提出申请，说明用途、使用时间、预计归还时间，并经具有相应权限的责任人审批。保管责任人凭有效审批单办理出库手续，与领取人共同核对物品后，办理出库登记。使用过程中，领取人应对物品的安全负责，仅限于申请范围内使用，不得私自复制、转借或用于其他目的。使用完毕后，应及时归还，由保管责任人检查物品完好后办理入库手续，完成闭环管理。

定期盘点与检查是确保账实相符、及时发现问题的关键环节。应根据物品的重要级别，设定不同的盘点周期。对于核心资产和高价值实物资产，建议至少每季度进行一次全面盘点；对于其他类别物品，可每半年或每年进行一次。盘点工作应由保管责任人、监管责任人以及的第三方（如财务或审计人员）共同参与，盘点结果需形成书面报告，由所有参与人员签字确认。任何差异必须立即调查原因，并按规定程序处理。

物品的转移与交接流程也需明确规定。当保管责任人变更或物品需要变更存放地点时，必须执行正式的交接程序。交接双方需在监管责任人或指定监交人的监督下，共同清点物品，核对相关记录，完成交接文书的签署。交接文书应详细记录交接时间、地点、物品清单、双方责任人信息等，并归档保存。

（三）安全保障措施与应急处理机制

重要物品的保管安全依赖于人防、物防、技防相结合的综合保障体系，以及应对突发事件的应急处理能力。

物理环境安全是基础防线。重要物品的集中存放场所，如档案室、保险库、专用机房等，应选择在建筑结构坚固、周边环境安全的区域。出入口