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办公室文档整理与归档标准

一、目的与意义

办公室文档是组织在日常运营、管理及业务活动中形成的具有保存价值的各类信息记录，包括纸质文件、电子文档、图表、声像资料等。规范文档的整理与归档工作，旨在确保信息的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，保障组织运营的连续性与合规性，为决策提供可靠依据，并有效规避潜在风险。

二、适用范围

本标准适用于组织内所有部门及员工在工作中产生、接收和使用的各类办公文档。特殊性质的专业技术文档，如无其他专项规定，亦应参照本标准执行。

三、基本原则

1.真实性原则：归档的文档必须是办理完毕、内容真实、手续完备的正式文件材料。

2.规范性原则：文档的形成、流转、整理、归档及保管应遵循统一的规范和流程。

3.系统性原则：文档应按照其形成规律和内在联系，进行科学分类、有序排列。

4.易用性原则：整理归档的文档应便于检索、查阅和利用，满足实际工作需求。

5.安全性原则：采取必要措施，确保文档在整个生命周期中的安全，防止失泄密、损坏或丢失。

6.效益性原则：在满足管理需求的前提下，力求以合理的成本实现文档的有效管理。

四、文档分类体系

（一）一级分类（按部门/业务模块）

根据组织架构或核心业务模块进行划分，例如：行政管理部、人力资源部、财务部、市场部、销售部、研发部等。

（二）二级分类（按文档性质/功能）

在一级分类下，按文档的固有属性或功能用途进一步细分，常见类别包括：

1.决策类：如会议纪要、决议、战略规划、年度计划等。

2.管理类：如规章制度、管理办法、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等。

3.业务类：如合同协议、项目资料、客户档案、销售数据、研发成果、采购记录等。

4.事务类：如通知、函件、备忘录、考勤记录、报销凭证等。

5.外部接收类：如上级单位来文、合作伙伴函件、行业资讯等。

（三）三级及以下分类

可根据各部门具体业务需求和文档数量，在二级分类基础上进一步细化，如按项目名称、时间周期、产品类别等。分类层级不宜过多，以确保检索便捷。

五、文档命名规范

文档命名应遵循“清晰、唯一、易懂、规范”的原则，便于识别和检索。通用命名规则建议包含以下要素（可根据文档类型灵活组合）：

1.部门/项目标识：如“行政部-”、“XX项目-”。

2.日期：采用“YYYYMMDD”格式，如“____”。

3.文档主题/内容概要：简洁明了地概括文档核心内容，避免使用模糊词汇。

4.文档类型：如“会议纪要”、“请示报告”、“合同”。

5.版本号：对于有多次修改的文档，应标注版本号，如“V1.0”、“V2.1”。

示例：

*行政部-____-关于国庆节放假安排的通知

*市场部-XX产品推广项目-2023Q3-活动策划方案-V2.0

*财务部-费用报销管理办法-修订版

六、文档版本管理

1.版本标识：对于需要多次修改和迭代的文档，必须进行版本控制。初始版本为V1.0或V0.1，后续修订依次递增，如V1.1、V2.0等。

2.修改记录：重要文档的修改应保留修改记录，注明修改日期、修改人、修改内容概要及版本号变更原因。

3.定稿管理：最终定稿的文档应明确标识为“最终版”或“正式版”，并确保其唯一性和权威性。旧版本文档可按归档要求保存或定期清理。

七、文档归档流程

（一）收集与初步整理

1.各部门指定专人（或兼职）负责本部门文档的收集、初步审核与整理工作。

2.文档形成后，应及时进行初步整理，剔除重复、冗余、无保存价值的草稿或中间过程文件。

3.确保归档文档内容完整、手续齐全（如签字、盖章等）。

（二）分类与著录

1.按照本标准第五条规定的分类体系对文档进行准确分类。

2.对每份（或每卷）文档进行著录，著录信息可包括：文档名称、编号、形成部门、形成日期、作者、关键词、摘要、存储位置、密级等。

（三）编号

1.归档文档应进行统一编号，编号应体现分类层级关系，具有逻辑性和唯一性。

2.编号规则可参考：部门代码-分类代码-年份-顺序号。（具体代码由组织统一制定）

（四）存储

1.电子文档：

*应存储在指定的服务器、共享驱动器或经授权的云存储平台。

*文件夹结构应与分类体系对应，清晰层级。

*重要电子文档应定期备份，备份介质应安全存放。

*推荐使用PDF格式作为长期保存的标准格式，原生编辑格式可一并保存。

2.纸质文档：

*应使用规范的文件夹、档案盒进行整理装订。

*装订应牢固、整齐，便于翻阅。

*档案盒封面及背脊应注明档号、文档名称、起止日期、保管期限等信息。

*存放于符合“九防”（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁）要求的档案室或文件柜。