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2026年高端民宿运营公司存货管理制度

第一章总则

第一条为规范公司存货管理工作，保障存货安全完整，优化存货周转效率，降低库存积压与损耗成本，结合高端民宿运营特性（存货品类多、消耗快、门店分散管理难度大）及公司实际情况，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度所称存货，指公司及旗下民宿门店为运营服务所需储备的各类物资，包括客房运营类存货（布草、洗漱用品、一次性用品、床上用品）、清洁耗材类存货（清洁剂、消毒液、清洁工具）、办公类存货（办公耗材、文具）、维修配件类存货（家具电器配件、水暖管件）等。

第三条存货管理遵循“按需储备、账实相符、安全保管、高效周转”的原则，覆盖存货采购、验收、入库、保管、领用、盘点、处置全流程，在满足运营需求的前提下，最小化库存成本与损耗。

第四条本制度适用于公司总部各职能部门（行政部、财务部、运营部）及旗下所有高端民宿门店的存货管理工作，全体涉及存货收发、保管、使用的员工需严格遵守本制度要求。

第二章组织与职责

第五条行政部为存货管理牵头部门，全面负责存货采购计划制定、供应商管理、存货调拨统筹、库存标准核定等工作；财务部负责存货核算、盘点监督、成本结转等工作；民宿店长为门店存货管理第一责任人，负责门店存货的日常收发、保管、盘点及损耗管控。

第六条行政部核心职责：

（一）制定存货分类标准、库存定额标准（如单门店布草库存不超过15天使用量），明确各类存货的采购周期与储备上限；

（二）根据各门店运营需求及库存数据，编制月度存货采购计划，统筹集中采购，降低采购成本；

（三）建立合格供应商名录，定期评估供应商供货时效、物资质量，优化采购渠道；

（四）监督各门店存货使用情况，协调门店间存货调拨，减少库存积压与短缺情况。

第七条财务部核心职责：

（一）按财务规范核算存货采购成本、库存成本，按月结转存货消耗成本，确保账账相符；

（二）每季度参与门店存货盘点工作，核查盘点数据真实性，对盘盈、盘亏情况按规定处理；

（三）分析存货周转效率，识别库存积压、损耗异常等问题，提出成本优化建议。

第八条民宿店长核心职责：

（一）指定专人负责门店存货收发与保管，设置存货专用存放区域，做到分类存放、标识清晰；

（二）审核门店存货领用申请，确保按需领用，禁止超额领用、私自领用；

（三）每周组织门店存货盘点，核对库存数量与领用记录，及时发现损耗、丢失等情况并查明原因；

（四）按月上报门店存货消耗、库存及损耗数据，超标准损耗需提交书面说明及整改方案。

第九条门店存货管理员（可由客房主管兼任）核心职责：

（一）负责存货入库验收，核对物资名称、规格、数量、质量，不合格物资当场拒收并上报店长；

（二）按领用单发放存货，如实登记收发台账，做到日清月结，确保台账记录与实际库存一致；

（三）做好存货保管工作，采取防潮、防虫、防破损措施，减少自然损耗与人为损坏；

（四）配合完成存货盘点工作，如实填报盘点数据。

第三章存货入库与验收

第十条采购到货验收：

（一）供应商送货至门店或总部仓库后，存货管理员需在24小时内完成验收，核对送货单与采购计划的一致性；

（二）验收内容包括：物资数量是否与单据一致、规格型号是否匹配、包装是否完好、是否在保质期内（针对洗漱用品等有保质期的存货）；

（三）验收合格的存货及时办理入库手续，登记收发台账，注明入库日期、数量、规格、供应商；验收不合格的，立即联系行政部与供应商沟通退换货，禁止不合格存货入库。

第十一条门店间调拨入库：

（一）因运营需求调拨存货的，调出与调入门店均需填写调拨单，注明调拨存货名称、数量、原因，经双方店长签字确认；

（二）调入门店收到存货后，按验收流程核对，无误后登记入库台账，调拨单同步报送行政部、财务部备案。

第四章存货保管与领用

第十二条存货保管规范：

（一）门店需设置独立的存货存放区，客房布草、洗漱用品、清洁耗材分类存放，易燃易爆品（如消毒液）单独存放并做好防火措施；

（二）存货存放区保持干燥、通风、整洁，定期检查存货状态，临近保质期的存货优先领用，过期存货及时清理并上报；

（三）存货存放区禁止无关人员进入，存货管理员每日下班前检查存放区门锁及物资状态，确保存货安全。

第十三条存货领用规范：

（一）员工领用存货需填写领用单，注明领用部门、领用用途、数量，经店长或存货管理员审核后领取；

（二）客房服务人员领用洗漱用品、一次性用品等，按当日客房清扫数量按需领取，禁止一次性领取多日用量；

（三）维修配件、清洁工具等耐耗品领用后需登记使用人，损坏后以旧换新，禁止随意丢弃。

第五章存货盘点与处置

第十四条存货盘点要求：

（一）门店每周开展常规盘点，核对存货台账与实际库存，重点核查高消耗、易损耗品类（如洗漱用品、清洁耗材）；

（二）