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单位印章使用审批流程及管控制度

前言

单位印章作为单位对外行使权力、承担法律责任的重要凭证，其规范使用与严格管理直接关系到单位的合法权益、声誉及正常运营秩序。为进一步加强单位内部管理，明确印章使用的审批权限与流程，堵塞管理漏洞，防范潜在风险，特制定本制度。本制度旨在确保每一次印章的使用都经过恰当的授权、规范的审核，并留下清晰的记录，从而实现对印章使用的全流程可控。

一、总则

（一）目的与依据

为规范单位各类印章的刻制、保管、使用及废止流程，明确各环节职责，保障单位资产安全与合法权益，依据国家相关法律法规及单位内部管理要求，结合实际情况，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于单位及所属各部门、分支机构所有公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、项目专用章及其他各类业务专用章（以下统称“印章”）的管理。单位所有员工在涉及印章使用与管理时，均须遵守本制度规定。

（三）印章定义

本制度所称印章，是指单位依法定程序刻制，用于证明单位身份、对外发生法律效力或对内部事务进行确认的各类印鉴，包括但不限于上述提及的各类印章。

二、印章的刻制、启用与废止管理

（一）印章刻制

1.单位各类印章的刻制均须由需求部门提出书面申请，详细说明刻制印章的名称、用途、规格及保管责任人等信息，经部门负责人审核、单位分管领导批准后，报单位办公室（或指定的印章管理部门，下同）统一办理。

2.办公室应严格按照国家相关规定，选择具有合法资质的刻制单位进行印章刻制。严禁任何部门或个人未经批准私自刻制、伪造单位印章。

3.新印章刻制完成后，办公室应组织专人对印章样式、规格进行核验，确认无误后进行登记备案，建立印章管理台账。

（二）印章启用

1.新印章正式启用前，应由办公室发布启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、保管部门及责任人等事项，并附上印章印模样本，以便各相关单位和人员辨识。

2.启用通知应至少在单位内部进行公示，涉及对外业务的重要印章，还应根据需要向相关合作单位、业务主管部门等进行通报。

（三）印章废止

1.因单位名称变更、机构调整、印章磨损、规定有效期届满或其他原因不再使用的印章，原保管部门应及时向办公室提出废止申请。

2.办公室对废止申请审核确认后，应发布印章废止通知，明确废止日期及后续处理方式。

3.废止的印章应由办公室统一收回，并登记造册。处理方式可根据单位规定选择封存、销毁或上缴。如选择销毁，须由两名以上专人负责监销，并做好销毁记录。

三、印章使用审批流程

（一）一般原则

印章使用实行“谁申请、谁负责，谁审批、谁把关”的原则。所有用印事项均须履行严格的审批手续，未经批准，任何单位或个人不得擅自使用印章。

（二）审批权限划分

根据用印事项的性质、重要程度及涉及金额等因素，印章使用审批权限分为以下几个层级（具体权限划分可根据单位实际情况调整）：

1.常规性事务用印：如一般性的证明函件、内部通知、报表等，由部门负责人审批。

2.重要业务用印：如对外合同、协议（标的额在一定限额以下）、对外承诺、重要项目文件等，须经部门负责人审核后，报单位分管领导审批。

3.重大事项用印：如涉及单位重大利益的合同协议（标的额超过一定限额）、融资担保、产权变更、重大行政处罚、诉讼仲裁文件等，须经部门负责人、分管领导审核后，报请单位主要领导审批。

4.特殊情况用印：如紧急情况下的用印，或超出常规审批范围的用印，须经单位主要领导或其授权人特批，并在事后及时补办完整审批手续。

（三）具体审批流程

1.申请：用印申请人应填写《印章使用申请表》，详细填写用印单位/部门、申请人、用印事由、用印文件名称及份数、拟用印章名称等信息，并附上待盖章文件原件及相关支撑材料。

2.审核：申请人所在部门负责人对用印申请的真实性、必要性及文件内容的合规性进行审核。对涉及专业性内容的文件，应先由相关专业岗位人员进行复核。

3.审批：审核通过后，按照上述审批权限划分，将《印章使用申请表》及相关文件逐级报送有权审批人审批。审批人应对用印事项的合规性、风险性进行审慎评估。

4.登记与用印：经审批同意的用印申请，由申请人持《印章使用申请表》及待盖章文件到印章保管人处办理用印。印章保管人应对照审批意见，核对文件内容与申请事由是否一致，确认无误后，在《印章使用登记表》上登记用印情况（包括用印日期、文件名称、份数、审批人、申请人等），方可盖章。

5.文件留存：重要用印文件（如合同、协议等）应至少复印一份，与《印章使用申请表》一并存档备查，存档期限根据文件性质及单位档案管理规定确定。

四、印章保管与使用规范

（一）专人保管

1.各类印章应指定专人负责保管，保管人原则上应为单位正式员工，并具备良好的职业道德和责任心。

2.印章保管人与审批人应分离，不得由同一人兼任。

3.保管人应妥善