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税务公司档案管理优化管控办法

税务公司档案管理办法

一、总则

（一）目的

为加强税务公司档案管理，有效保护和利用档案资源，提高公司税务工作的规范化、科学化水平，特制定本办法。本办法旨在确保公司税务档案的完整、准确、安全，为公司的决策、运营和发展提供有力的信息支持。

（二）适用范围

本办法适用于税务公司各部门及全体员工在税务工作过程中形成的各类档案的管理。包括但不限于税务申报资料、纳税评估文件、税务审计报告、发票管理记录等。

（三）管理原则

1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理的一致性和规范性。

2.真实性与完整性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映税务工作的实际情况，同时保证档案资料的完整无缺，避免重要信息的遗漏。

3.安全性原则：采取必要的安全措施，确保档案的物理安全和信息安全，防止档案被损坏、丢失、篡改或泄露。

4.便于利用原则：在保证档案安全的前提下，优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司税务工作提供便捷的服务。

二、档案管理机构与职责

（一）档案管理部门

1.设立档案管理部门：公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司档案管理工作的组织、协调和指导。

2.主要职责：制定和完善档案管理制度，监督和检查各部门档案管理工作的执行情况；负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等具体工作；负责档案信息系统的建设和维护，实现档案管理的信息化和数字化；为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，促进档案资源的有效利用。

（二）各部门职责

1.明确专人负责：各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。

2.具体工作内容：负责本部门税务档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实性、完整性和准确性；按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交至档案管理部门；积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。

（三）档案管理人员职责

1.具备专业素养：档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉税务业务，遵守档案管理工作的各项规章制度。

2.履行管理职责：负责档案的日常管理工作，包括档案的接收、登记、分类、编目、装订等；定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全；严格按照规定的程序办理档案的查阅、借阅和归还手续，做好记录；参与档案的鉴定和销毁工作，提出合理的意见和建议。

三、档案的分类与编号

（一）档案分类

1.按税务业务类型分类：将档案分为税务申报档案、纳税评估档案、税务审计档案、发票管理档案、税收政策档案等几大类。

2.进一步细分：在每一大类下，根据具体业务内容和管理需求，进行进一步的细分。例如，税务申报档案可细分为月度申报档案、年度申报档案、专项申报档案等；发票管理档案可细分为发票领购档案、发票开具档案、发票作废档案等。

（二）档案编号

1.编号规则制定：制定统一的档案编号规则，确保档案编号的唯一性和系统性。编号应包含档案类别代码、年份代码、顺序号等信息。

2.编号示例：以税务申报档案为例，编号格式为“SB-[年份]-[顺序号]”，其中“SB”表示税务申报档案类别代码，“[年份]”为档案形成的年份，“[顺序号]”为该年份内该类档案的流水号。通过规范的编号，便于档案的管理和查找。

四、档案的收集与整理

（一）档案收集

1.明确收集范围：各部门应按照档案管理部门的要求，明确本部门需要收集的税务档案范围，确保各类档案资料无遗漏。收集范围包括但不限于税务报表、纳税申报表、税务审批文件、税务检查报告、发票存根联等。

2.定期收集：建立定期收集制度，各部门应在规定的时间内，将本部门形成的税务档案收集整理完毕，并移交至档案管理部门。一般情况下，月度档案应在次月上旬完成收集移交，年度档案应在次年一季度内完成收集移交。

（二）档案整理

1.初步整理：各部门在收集档案后，应进行初步整理，对档案资料进行分类、排序、编号，去除重复和无效的资料，确保档案资料的整齐有序。

2.规范整理要求：档案管理部门接收各部门移交的档案后，按照统一的整理标准进行进一步整理。整理内容包括对档案资料进行装订、编目、装盒等，确保档案的规格统一、标识清晰。编目应准确记录档案的名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于检索和利用。

五、档案的归档与保管

（一）档案归档

1.及时归档：档案整理完成后，档案管理部门应及时将档案进行归档，按照档案分类和编号的顺序，将档案存放于相应的档案架或档案柜中，并建立电子和纸质的档案索引目录，方便查询和管理。

2.归档审核：在归档过程中，档案管理人员应对档案的完整性、准确性和整理质量进行审核，发现问题及时与相关部门沟通并进行整改，确保归档档案的质量符合要求。