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会议室使用管理制度

一、总则

为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保各项会议和活动的顺利进行，特制定本管理制度。本制度适用于公司内部各部门及员工对公司所有会议室的使用管理。

二、会议室分类及设施配备

1.小型会议室

小型会议室一般可容纳5-15人，主要配备有会议桌椅、投影仪、音响设备、白板及白板笔、无线麦克风等基本设施。投影仪具备高清投影功能，能够清晰展示各类文档、图片和视频资料；音响设备音质清晰，可满足小型会议的音频需求；白板方便会议过程中进行要点记录和思路展示。

2.中型会议室

中型会议室可容纳16-30人，除了具备小型会议室的基本设施外，还配备了高清大屏显示器、视频会议系统、智能会议平板等设备。高清大屏显示器画面清晰，能够为参会人员提供更好的视觉体验；视频会议系统支持远程会议，方便与外部合作伙伴或分支机构进行沟通交流；智能会议平板具备触摸操作、文件批注等功能，提升了会议的互动性和效率。

3.大型会议室

大型会议室可容纳31人以上，配备有专业的舞台灯光、音响系统、大型投影幕布、高清摄像机等设备。专业的舞台灯光能够营造出不同的会议氛围，满足各种会议和活动的需求；音响系统音质出色，覆盖范围广，确保每个角落的参会人员都能清晰听到声音；大型投影幕布尺寸较大，能够清晰展示各类大型图表和视频资料；高清摄像机可用于会议录制和直播，方便后续回顾和分享。

三、会议室使用申请流程

1.申请方式

员工需通过公司指定的会议预订系统进行会议室的使用申请。在会议预订系统中，需详细填写会议的基本信息，包括会议主题、会议时间、参会人数、所需设备等。

2.申请时间

为了确保会议室的合理使用，员工需提前[X]小时提交会议室使用申请。对于紧急会议，可在征得行政部门同意后，进行临时申请。

3.审批流程

会议申请提交后，系统将自动将申请信息发送至相关部门负责人进行审批。部门负责人需在[X]小时内完成审批。若申请符合会议室使用规定，审批通过；若申请存在问题或与其他会议冲突，审批不通过，并由系统自动反馈审批结果给申请人。

4.特殊情况处理

对于涉及公司重要客户、重大项目的会议，可优先安排会议室使用。但需在申请时注明相关情况，并提供必要的证明材料。

四、会议室使用规范

1.遵守使用时间

参会人员需严格按照申请的会议时间使用会议室，不得提前或延迟使用。如需延长会议时间，需提前向行政部门提出申请，经批准后方可延长。

2.保持会议室整洁

会议结束后，参会人员需将会议室恢复到使用前的状态，包括整理桌椅、清理垃圾、关闭设备等。不得在会议室墙壁、桌椅等设施上随意涂鸦、刻画。

3.爱护会议室设备

参会人员需正确使用会议室的设备，不得擅自拆卸、更改设备的设置。如发现设备出现故障，需及时向行政部门报告，不得自行维修。因人为原因造成设备损坏的，需照价赔偿。

4.注意会议安全

参会人员需遵守会议室的安全规定，不得在会议室使用明火、私拉乱接电线等。如遇紧急情况，需按照会议室的应急疏散指示进行撤离。

5.维护会议秩序

会议期间，参会人员需保持安静，不得大声喧哗、随意走动。手机需调至静音或关机状态，如有紧急情况需接听电话，需到会议室外面接听。

五、会议室设备使用及维护

1.设备操作培训

行政部门将定期组织会议室设备的操作培训，确保员工能够正确使用设备。新入职员工需在入职后的[X]天内参加设备操作培训。

2.设备日常检查

行政部门需安排专人每天对会议室的设备进行检查，包括设备的运行状态、连接情况等。如发现设备存在问题，需及时进行维修或更换。

3.设备维修与保养

对于出现故障的设备，行政部门需及时联系专业的维修人员进行维修。同时，需定期对设备进行保养，延长设备的使用寿命。

4.设备更新与升级

根据公司的发展需求和技术进步，行政部门需定期评估会议室设备的性能和功能，及时进行设备的更新与升级。

六、会议室卫生管理

1.日常清洁

行政部门需安排专人每天对会议室进行清洁，包括地面清扫、桌椅擦拭、垃圾清理等。确保会议室的环境整洁、卫生。

2.定期消毒

在疫情期间或特殊时期，行政部门需增加会议室的消毒频率，定期对会议室的桌椅、设备、门把手等进行消毒。

3.卫生监督

行政部门需定期对会议室的卫生情况进行检查，如发现卫生不达标，需及时督促清洁人员进行整改。

七、违规处理

1.轻微违规

对于首次违反会议室使用规定的员工，行政部门将给予口头警告，并记录在案。

2.中度违规

对于多次违反会议室使用规定或违反规定情节较严重的员工，行政部门将给予书面警告，并取消其[X]个月内的会议室使用申请资格。

3.严重违规

对于故意损坏会议室设备、严重影响会议秩序等严重违规行为的员工，行政部门将给予相应的纪律处分，并要求其赔偿造成的损失。

八、会