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技术文档编写与存档规范模板

一、规范目的与意义

技术文档是技术团队沉淀知识、传递信息、保障项目可维护性的核心载体。本规范旨在统一文档编写格式、明确存档管理要求，保证文档内容的准确性、完整性和可追溯性，降低沟通成本，提升团队协作效率，为项目后续迭代、故障排查及知识复用提供可靠依据。

二、典型应用场景说明

本规范适用于以下场景的技术文档编写与存档工作：

项目全生命周期管理：从需求分析、方案设计到开发测试、上线运维各阶段文档的编写与存档，如《需求规格说明书》《系统设计文档》《测试报告》等。

技术方案评审：针对新功能开发、架构升级、技术选型等方案，编写结构化的《技术方案文档》，支撑团队评审与决策。

故障处理与复盘：记录系统故障的排查过程、根因分析及解决方案，形成《故障处理报告》，用于后续问题预防与经验沉淀。

团队知识沉淀：将技术经验、操作手册、配置说明等整理为标准化文档，供团队成员查阅与学习，避免知识断层。

合规与审计：满足行业监管要求（如数据安全、系统可靠性）的文档存档，保证项目合规性可追溯。

三、标准化实施步骤

步骤1：文档规划与需求分析

明确文档目标：根据文档用途（如指导开发、用户操作、方案评审），确定文档的核心目标与受众（开发人员、测试人员、运维人员、终端用户等）。

规划文档类型与结构：

类型：需求类（需求规格说明书、用户故事）、设计类（架构设计、接口设计）、开发类（编码规范、API文档）、测试类（测试计划、测试用例）、运维类（部署手册、监控配置）、知识类（技术总结、故障案例库）。

结构：一般包含“引言（目的、范围、术语定义）-（核心内容、图表说明）-附录（补充数据、参考资料）”，可根据文档类型调整章节顺序。

制定编写计划：明确文档负责人、编写周期、参与人员及交付时间，避免文档编写滞后于项目进度。

步骤2：文档内容编写

内容准确性要求：

数据、图表、代码示例需与实际一致，引用外部资料（如行业标准、第三方文档）需注明来源。

技术术语、符号、缩写首次出现时需提供定义（如“API：应用程序接口（ApplicationProgrammingInterface）”）。

格式规范：

文档统一格式为“[项目/模块名称]+[文档类型]+[版本号]”，如“电商平台-用户模块-接口设计文档-V1.2”。

字体与排版：使用宋体小四（1.5倍行距），标题层级清晰（一级标题黑体三号，二级标题黑体四号，三级标题黑体小四），图表编号连续（如图1-1、表2-1）。

代码与公式：代码块需标注语言（如Java、Python），公式需使用公式编辑器并编号。

语言表达：简洁明了，避免口语化、歧义表述，使用被动语态或客观陈述（如“系统应支持并发用户数≥1000”而非“我们系统要支持1000人同时用”）。

步骤3：审核与修订

多级审核流程：

自审：文档编写完成后，作者需检查内容完整性、格式规范性、数据准确性，修正错别字与逻辑漏洞。

互审：邀请项目相关角色（如开发、测试、产品经理）交叉审核，重点核对技术方案可行性、需求一致性。

终审：由项目负责人或技术负责人审核，确认文档是否满足交付标准，签署《文档审核记录表》（见模板1）。

修订与版本控制：

审核意见需在《文档修订记录表》（见模板2）中记录，明确修改人、修改内容、修改时间。

文档版本号规则：主版本号（重大修订，如V1.0→V2.0）、次版本号（功能更新，如V1.1→V1.2）、修订号（错误修正，如V1.1.1→V1.1.2）。

步骤4：发布与存档

发布流程：

终审通过后，文档负责人需在指定平台（如公司知识库、GitLab文档库、共享服务器）发布，并通知相关人员查阅。

发布文档需锁定“已发布”状态，禁止直接修改，如需更新需通过修订流程。

存档管理：

存档位置：按“项目名称/文档类型/版本号”目录结构存储（如“电商平台/设计文档/V1.2/”），保证路径清晰可查。

存储介质：优先使用公司统一的知识管理系统或云存储平台（如企业OneDrive、Confluence），重要文档需定期备份（本地+异地，备份周期≤1个月）。

权限控制：根据文档密级（公开、内部、秘密）设置访问权限，秘密级文档需经负责人审批后方可查阅。

步骤5：更新与维护

触发条件：当项目需求变更、技术方案调整、系统架构升级或发觉文档错误时，需启动文档更新流程。

更新流程：参照“步骤2-步骤4”，修订文档内容、更新版本号、重新审核与存档。

定期回顾：每季度组织一次文档复盘，检查文档与实际的一致性，清理过期或冗余文档，保证文档库的时效性。

四、文档信息记录表单

模板1：技术文档审核记录表

文档名称

文档编号

版本号

创建人（*工号）

创建日期

电商平台-用户模块-接口设计文档

DOC-UM-API-001

V1.2

*A001

2023-10-15

审核阶段

审