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人事档案管理制度

以下是详细的人事档案管理制度（约3000字）：

第一章总则

为规范公司人事档案管理工作，保障人事档案的真实性、完整性、安全性，为公司人力资源管理、决策等提供精准可靠的信息支撑，依据《中华人民共和国档案法》《劳动合同法》等相关法律法规及行业规范，结合本公司实际运营需求，特制定本制度。

本制度适用于本公司全体员工的人事档案管理及相关工作，涵盖档案收集、保管、查阅、利用等全流程管理，是公司人事档案管理工作的核心准则。

本制度由人力资源部牵头负责实施与管理，各部门需积极配合，共同落实人事档案管理工作，确保档案管理符合法规要求与公司管理规范。

第二章档案管理范围与内容

为明确人事档案管理对象与档案类别，保障档案管理覆盖全面且合规，本章界定档案管理范围并细化档案具体内容。

一、档案管理范围

本公司人事档案主要包含以下各类档案资料，均需纳入档案管理范畴：

1.个人基础信息类：身份证复印件、户籍所在地证明、联系方式、紧急联系人信息、家庭成员关系证明等；

2.教育经历类：学历证书、学位证书复印件，毕业院校证明，学业成绩单（若需），培训/进修证书，职业资格证（如教师资格、执业医师证等）等；

3.工作履历类：劳动合同文本（含续签、变更版本），岗位说明书，职务任免文件，工作调动通知，薪酬福利记录（工资表、奖金发放凭证），考勤记录，加班记录等；

4.奖惩记录类：表彰奖励文件（如“优秀员工”“先进工作者”等荣誉证书、文件），处分决定书（如警告、记过、解除劳动合同等纪律处分文件），违规违纪处理记录等；

5.职称评定类：职称评审材料（如业绩报告、论文、科研成果证明），职称聘任文件，继续教育学分证明等；

6.其他类：体检报告、社保缴纳凭证、股权激励协议、竞业禁止协议、保密协议等与员工权益直接相关的文件。

二、档案内容要求

所有纳入档案管理的资料必须满足以下要求：

-真实性：资料内容无虚假记载，反映员工个人情况客观准确；

-完整性：涵盖员工从入职到离职的全周期信息，无关键信息缺失；

-准确性：资料名称、日期、签名等信息清晰无误，与原始文件一致（以原件或经核实的复印件为准）；

-时效性：档案资料随员工状态变化及时更新，如劳动合同变更、职务调整等需同步更新对应档案。

第三章档案收集与归档

为确保档案来源合法、内容合规，本章明确档案收集流程与归档规则。

一、档案收集流程

1.新员工入职阶段：

新员工入职时，由人力资源部统一组织档案收集工作，要求员工提交上述“档案管理范围”内的基础信息与教育经历类资料。

-员工需提供本人签字确认的《人事档案资料清单》，明确已提交资料的完整性；

-人力资源部对提交的资料进行初步核查，确认资料齐全、真实后，将资料交至档案管理部门。

2.在岗期间动态收集：

员工在职期间，因工作变动（如职务晋升、岗位调整、合同变更等）产生的新档案资料，由相关部门（如用人部门、行政部等）收集后，移交档案管理部门。

-用人部门需在事件发生后7个工作日内完成新资料收集，并填写《档案资料交接单》；

-档案管理部门核对资料后，将其归入对应员工档案。

3.离职阶段收集：

员工离职时，档案管理部门需收集离职相关档案资料（如解除劳动合同文件、离职证明等）。

-离职员工需签署《档案资料交接确认书》，确认已知晓档案管理相关规定；

-档案管理部门在离职手续完成后24小时内完成离职档案收集与归档。

4.外部调取与补充：

若需从外部调取档案（如原单位、教育机构等），需履行严格审批程序：

-由人力资源部提出调取申请，说明调取原因、用途，经总经理审批后，向相关单位发送正式调取函；

–调取回的档案需经档案管理部门审核后归档，同时留存调取过程记录。

二、档案归档规则

1.归档时限：

所有档案资料需在形成后15个工作日内完成归档，特殊情况（如节假日、跨部门协作）可延长至30个工作日，但需书面说明理由并报人力资源部备案。

2.归档方式：

-纸质档案：采用标准化档案袋封装，袋内放置《人事档案目录卡》（注明档案名称、日期、页码等信息），按员工姓名拼音顺序排列存档；

-电子档案：通过公司档案管理系统录入，实现档案信息的数字化存储，重要资料同时留存纸质备份。

3.归档责任：

各部门负责人对本部门产生的档案归档工作负直接责任，档案管理部门负责统筹归档工