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2025年软件正版化工作自查报告

为全面落实国家关于推进软件正版化工作的决策部署，严格执行《计算机软件保护条例》《关于进一步推进企业使用正版软件工作的实施意见》等法律法规及政策要求，我单位于2025年6月至8月开展了软件正版化专项自查工作。本次自查覆盖单位总部及下属5个分支机构，涉及办公终端、开发服务器、设计工作站等各类设备1237台，重点围绕软件资产管理制度建设、采购使用流程规范、授权台账动态管理、合规风险排查整改等方面展开，现将自查情况报告如下：

一、工作开展背景与组织保障

2025年是国家十四五规划软件产业高质量发展的关键年，也是我单位数字化转型深入推进的重要阶段。随着业务系统云化迁移、研发工具智能化升级，软件资产在企业运营中的核心地位愈发凸显。为防范知识产权法律风险，保障数字化转型合规性，单位于年初将软件正版化工作纳入年度重点任务，由党委书记牵头成立软件正版化专项工作组，成员包括办公室、信息技术部、财务部、法务部及各业务部门负责人，明确谁使用、谁负责，谁管理、谁监督的责任体系。工作组制定《2025年软件正版化工作计划》，细化6大类23项具体任务，按月召开推进会，统筹协调采购审批、资产登记、合规检查等工作，形成决策层统筹、管理层督导、执行层落实的三级联动机制。

二、制度建设与流程规范

为构建软件正版化长效管理机制，单位于2025年3月修订完善《软件资产管理办法》，配套出台《软件采购操作细则》《终端软件安装审批流程》《开源软件合规使用指引》3项制度文件，形成1+3制度体系。《软件资产管理办法》明确软件资产定义范围（含操作系统、办公软件、开发工具、行业专用软件及开源软件），规定采购前必要性论证-采购中授权核查-安装前备案登记-使用中定期巡检-淘汰时授权注销全生命周期管理要求；《软件采购操作细则》细化需求提报（使用部门提交《软件采购申请表》）、技术审核（信息技术部核查功能匹配度、授权兼容性）、商务谈判（采购部比对市场价格、明确授权范围）、合同签订（法务部审核知识产权条款）四步流程，要求采购合同必须包含授权类型（永久/订阅）、授权数量、升级维护责任、违约赔偿标准等核心条款；《终端软件安装审批流程》建立用户申请-部门负责人确认-IT管理员远程安装-系统自动备案的闭环管理，禁止员工私自安装软件，违规行为纳入绩效考核；《开源软件合规使用指引》针对研发部门常用的Apache、MIT协议软件，明确使用前进行License合规性检测（通过WhiteSource工具扫描）、代码贡献需标注来源、商业发布前完成版权清理等要求，从制度层面杜绝开源软件滥用风险。

三、软件资产台账管理

为实现软件资产精准管控，单位于2025年1月上线智能软件资产管理系统（SAM系统），与终端管理系统（MDM）、财务报销系统数据打通，自动采集设备信息（设备编号、责任人、IP地址）、软件信息（名称、版本、供应商、授权类型、授权编号、授权期限）及安装信息（安装时间、安装路径）。截至自查基准日（2025年8月31日），台账共登记软件17类238套，其中办公类软件（Windows操作系统、Office套件、WPS办公软件）127套，覆盖1123台办公终端；开发类软件（VisualStudio、IntelliJIDEA、Photoshop）89套，主要用于3个研发项目组的56台工作站；行业专用软件（CAD设计软件、ERP系统客户端）22套，部署于12台生产服务器。台账标注所有软件授权文件存储路径（单位档案管理系统-知识产权模块），并设置授权到期预警（提前60天推送提醒至使用部门及IT管理员）。通过SAM系统自动扫描，未发现未登记的影子软件，软件安装合规率达99.6%（仅4台设备因系统重装未及时同步登记，已在自查期间完成补录）。

四、采购与使用环节合规性检查

本次自查重点核查2023年1月至2025年6月期间采购的软件，共抽取合同样本43份，涉及金额217万元。经核查，所有采购均履行需求论证-技术审核-商务谈判-合同审批流程，其中38份合同包含供应商需提供正版授权证明、保证不侵犯第三方知识产权的明确条款，5份SaaS订阅类合同约定服务期内授权数量与实际使用账号匹配，超量使用需额外付费。授权文件均与合同一一对应，包括微软VolumeLicense授权证书、金山软件企业授权码、Adobe企业版序列号等，其中12套开发软件因供应商升级授权模式，由永久授权转为年度订阅，已同步更新台账并标注授权变更时间。

在使用环节，通过SAM系统统计，办公软件使用率最高的为WPS办公软件（覆盖98%办公终端），主要因单位2024年推行国产化替代，逐步替换原有的Office2019，目前仅保留23台涉外业务终端使用Office（均持有正版授权）；开发软件方面，研发一部因项目需求使用的Matl