采购与供应商管理工具.docVIP

通用采购与供应商管理工具模板类内容

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的日常采购管理及供应商全生命周期管理场景，涵盖从采购需求提报、供应商筛选、询比价、合同签订到订单执行、供应商绩效评估的全流程。通过标准化模板和操作指引，帮助企业实现采购流程规范化、供应商数据结构化、决策依据可视化，从而降低采购成本、控制供应风险、提升供应链响应效率，尤其适用于需要多部门协同采购、供应商数量较多或采购频次较高的企业。

二、标准操作流程指引

（一）采购需求提报与审批

操作目标：明确采购需求，保证需求合理且符合预算。

具体操作：

需求部门根据业务需求（如生产物料、办公用品、服务外包等），填写《采购需求申请表》，注明需求名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、到货日期、用途说明及紧急程度。

部门负责人对需求的必要性及合理性进行审核，签字确认。

采购部门复核需求是否符合公司采购政策、预算是否在可控范围内，重点核查技术参数是否明确、是否存在替代方案。

超过一定金额（如1万元）的需求需提交分管领导审批，紧急需求可启动绿色通道，事后补全手续。

输出物：《采购需求申请表》（含审批签字页）。

（二）供应商筛选与信息登记

操作目标：建立合格供应商库，保证供应商资质合规。

具体操作：

采购部门根据采购需求类型（如物料采购、服务采购），从现有合格供应商库中筛选候选供应商；若库内无合适供应商，通过行业推荐、公开招标等方式开发新供应商。

对候选供应商进行资质初审，核查营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证）、经营状况、财务报表等，保证其具备履约能力。

初审通过后，通知供应商填写《供应商信息登记表》，详细提供公司背景、组织架构、主营产品/服务、产能、主要客户案例、联系人信息等。

采购部门组织技术、质量部门对供应商进行现场考察（针对关键物料或大型项目），重点评估生产环境、工艺流程、品控体系。

输出物：《供应商资质审查表》《供应商信息登记表》《现场考察报告》（如需）。

（三）询比价与招标采购

操作目标：获取最优采购价格，保证采购性价比。

具体操作：

采购部门根据需求规格及数量，向3家及以上合格供应商发出《询价单》，明确报价要求（如含税/不含税、交货期、付款方式、质保条款等）、报价截止时间。

收集供应商报价后，填写《询比价记录表》，对比各供应商的价格、质量保障、交货周期、售后服务等维度，必要时组织技术部门评估方案可行性。

达到招标金额标准（如5万元）的采购项目，需启动公开或邀请招标流程，编制招标文件、组织开标评标，形成《招标评审报告》。

询比价或招标结果需报采购负责人审批，确定最终合作供应商。

输出物：《询价单》《询比价记录表》《招标评审报告》（如需）。

（四）合同签订与订单下达

操作目标：明确双方权责，保障采购执行合规。

具体操作：

采购部门根据审批通过的询比价结果或招标结果，与供应商拟定《采购合同》，条款需包含标的物信息、价格与支付方式、质量标准、交付与验收、违约责任、争议解决等核心内容。

法务部门审核合同条款，保证符合法律法规及公司制度；采购部门与供应商双方签字盖章，合同生效。

采购部门根据合同《采购订单》，明确订单编号、物料/服务信息、数量、单价、交货日期、交付地址等，发送给供应商并确认接收。

将合同扫描件、订单原件提交财务部备案，作为后续付款依据。

输出物：《采购合同》（含签字盖章页）《采购订单》。

（五）订单执行与交付验收

操作目标：保证物料/服务按时按质交付，验收合规。

具体操作：

供应商按订单约定时间发货，提前通知采购部门物流信息（如运单号、预计到货时间）。

物料到货后，需求部门联合质检部门进行现场验收：核对数量、规格是否与订单一致，检查外观、包装是否完好，必要时送检或出具《质量检验报告》。

服务类项目需按合同约定阶段验收，由需求部门填写《服务验收确认单》，明确服务是否达标、是否满足交付要求。

验收合格后，需求部门在《到货验收单》签字确认；不合格则填写《不合格品处理单》，与供应商协商退货、换货或折价处理。

输出物：《到货验收单》《质量检验报告》（如需）《服务验收确认单》《不合格品处理单》（如需）。

（六）供应商绩效评估与优化

操作目标：动态管理供应商，持续优化供应链质量。

具体操作：

采购部门每季度/半年组织一次供应商绩效评估，根据《供应商绩效评分表》，从质量（合格率、投诉率）、交付（准时交货率、订单满足率）、价格（性价比、降价配合度）、服务（响应速度、配合度）、合作稳定性（合作时长、合同续签率）等维度进行量化评分。

评估结果分为优秀（90分以上）、合格（70-89分）、待改进（60-69分）、不合格（60分以下）四个等级，形成《供应商绩效评估报告》。

对优秀供应商给予增加订单、优先合作等奖励；对待改进供应商发出《