DB4407∕T 63-2020 公共服务中心档案立卷归档规范.docxVIP

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ICS03.080.01A16

DB4407

江门市地方标准

DB4407/T63—2020

公共服务中心档案立卷归档规范

FilingSpecificationsforPublicServiceCenter

2020-04-23发布2020-05-23实施

江门市市场监督管理局发布

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DB4407/T63—2020

目次

前言 II

1范围 1

2规范性引用文件 1

3术语和定义 1

4总体要求 1

5建档立卷 2

6档案整理要求 2

7档案保管要求 3

8借阅、使用和销毁 4

附录A（资料性附录）档案借阅登记表 5

附录B（资料性附录）销毁清册 6

II

DB4407/T63—2020

前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则编写。

本标准由江门市市场监督管理局提出并归口。

本标准起草单位：广东省江门市质量技术监督标准与编码所、台山市水步镇公共服务中心。

本标准主要起草人：张沛贤、韦涵静、夏雪利、何庭辉、程学君。

DB4407/T63—2020

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公共服务中心档案立卷归档规范

1范围

本标准规定了各级公共服务中心（以下简称“服务中心”）对档案管理的总体要求、建档立卷、档案整理要求、档案保管要求、借阅、使用和销毁等。

本标准适用于服务中心档案的管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894-2016电子文件归档与档案管理规范

DA/T22-2015归档文件的整理规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

案卷file

指具有有机联系的若干文件的集合体。

3.2

立卷establishingadossier

指将办理完毕需要继续保存的、具有有机联系的一组材料按照立卷的方法和要求，立成案卷的过程。3.3

归档filing

指办理完毕且具有保存价值的文件材料经过系统整理，组成案卷之后移交档案室保存的过程。

4总体要求

4.1凡服务中心在工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子存储介质等不同形

式的历史记录均应建档立卷。

4.2归档材料由服务中心内设各科室/组别分别收集、分类整理，统一设专人、专室集中立卷、有序排

列、存放和管理。

4.3服务中心领导要对档案工作给予重视和支持，经常过问，及时解决档案工作中存在的问题。

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4.4档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规。

4.5档案工作人员要认真执行国家有关保密的法律和行政法规，遵纪守法，严守机密，热爱档案工作，

学习钻研档案业务。

4.6建立纸质档案，宜同时建立电子档案，电子档案的整理、归档和管理按GB/T18894的规定进行。

5建档立卷

5.1基本原则

5.1.1分类成卷或入盒的档案，应遵循文件材料的形成规律和特点，保持材料之间的有机联系。

5.1.2卷内文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，便于保管和利用。

5.1.3归档的文件应符合文档一体化管理要求，材料份数以及每份存档文件的组成、内容均应齐全完

整。

5.2立卷方法

5.2.1对归档材料先划分门类。

5.2.2按问题立卷法。在每一大门类下，将反映“一事”、“一项目”、“一个活动”的材料组成一

卷。一个案卷内的材料集中反映一个问题、一个项目或一项活动，方便按照问题查找利用档案。

5.2.3按名称立卷法。在每一大门类下，按照材料的二级细分类别名称分别组卷，将具有相同类别名

称的材料组成一个案卷，方便按照材料类别属性查找利用档案。

5.2.4在具体工作中应根据实际需要选择使用其中一种立卷法，或者两种组合使用。

6档案整理要求

6.1分类

6.1.1立卷归档材料的门类主要包括：

a)各级往来的文件材料；

b)服务中心工作活动中形成的材料；

c)会议材料；

d)机构、人事材料；

e)会计财务材料；

f)基建材料；

g)设备、仪器材料；

h)业务办理材料；

i)其他具有历史查考和利用价值的材料。

6.1.2归档材料采用年度-保管期限