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技术资料及文件存档管理制度工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本制度工具适用于各类企业、科研机构、项目组的技术资料及文件存档管理，覆盖从项目立项、研发过程、成果验收至后续维护的全生命周期。典型应用场景包括：

研发项目管理：如新产品开发过程中产生的需求文档、设计图纸、测试报告、代码版本记录等；

生产制造环节：如工艺流程文件、操作规范、设备图纸、质量检测记录等；

标准规范管理：如国家标准、行业标准、企业内部技术标准的存档与更新；

成果归档：如专利申请材料、技术成果鉴定报告、项目总结报告等；

审计与追溯：如应对内外部审计时提供完整的技术资料链条，或出现问题时快速追溯原始记录。

二、全流程操作指引

（一）资料收集与整理

明确收集范围：根据项目类型或部门职责，确定需存档的技术资料清单，包括但不限于：

项目立项文件（立项申请、可行性研究报告、审批意见）；

设计研发文件（需求规格说明书、设计方案、图纸、算法文档）；

测试验证文件（测试计划、测试用例、测试报告、问题跟踪记录）；

生产制造文件（工艺卡片、作业指导书、BOM清单、设备调试记录）；

成果交付文件（验收报告、用户手册、维护手册、专利证书）；

过程管理文件（会议纪要、变更申请、评审记录、沟通函件）。

核对资料完整性：保证资料内容齐全、签字盖章完整（如设计图纸需设计师签字、测试报告需测试负责人签字），对缺失资料及时补充或标注原因。

初步分类整理：按“项目-阶段-类型”逻辑对资料进行初步分类，例如“研发项目-设计阶段-需求文档”，便于后续编码与存储。

（二）资料分类与编码

制定分类规则：采用“大类-子类-细类”三级分类法，例如：

大类：研发类（R）、生产类（P）、标准类（S）、成果类（A）；

子类：研发类下可分需求（RD）、设计（DS）、测试（TS）；

细类：需求类下可分功能需求（FR）、非功能需求（NFR）。

赋予唯一编码：编码需包含分类信息、项目标识、版本号、日期等要素，格式为“大类-子类-项目代码-版本号-日期”，例如“R-RD-PRO-01（研发-需求-项目-版本1-2024年5月15日）。

编码登记备案：建立《技术资料编码对照表》，记录编码与资料名称的对应关系，避免重复或遗漏。

（三）信息录入与登记

填写资料清单表：使用标准化表格（见“三、标准化表格模板”）录入资料信息，包括编号、名称、分类、密级、责任人、存储位置等，保证信息准确无误。

录入档案管理系统：将电子资料至企业档案管理系统，关联编码与存储路径；纸质资料登记后标注编码，放入指定档案盒。

核对与校验：由档案管理员或指定人员核对录入信息与实物资料的一致性，重点检查编码、名称、版本号是否正确，避免信息错位。

（四）存储与保管

存储介质选择：

电子资料：存储于企业专用服务器或云存储平台，按分类建立文件夹结构（如“电子档案/R/项目/”），定期备份（每日增量备份+每周全量备份）；

纸质资料：使用防潮防火档案盒，存放于专用档案柜，标注“资料编号+名称+密级”，按分类顺序排列。

环境管理：档案库房需保持温度18-22℃、湿度45%-60%，配备消防设施、温湿度监控设备，定期检查存储介质状态（如硬盘健康度、纸张防蛀情况）。

版本控制：对更新频繁的资料（如设计图纸、代码），保留最新版本及历史版本，标注版本变更记录（变更内容、变更人、变更日期）。

（五）借阅与使用

提交借阅申请：借阅人填写《技术资料借阅申请表》，注明资料编号、名称、借阅用途、借阅期限（电子资料不超过7天，纸质资料不超过3天），经部门负责人审批。

审批与登记：档案管理员核对申请信息，审批通过后办理借阅手续：电子资料授权访问权限，纸质资料登记《借阅登记表》（借阅人、借阅时间、预计归还时间）。

使用规范：借阅人不得复制、外传、损坏资料，需在借阅期限内归还；归还时档案管理员检查资料完整性，电子资料需确认无拷贝痕迹，纸质资料确认无涂改、缺失。

（六）鉴定与销毁

定期鉴定：每年由档案管理部门牵头，组织技术专家、部门代表对存档资料进行鉴定，区分“继续保存”“降密保存”“销毁”三类。

销毁审批：对需销毁的资料（如过期测试报告、草稿文件），填写《资料销毁审批表》，注明销毁原因、清单、数量，经档案管理部门负责人、分管领导审批。

安全销毁：电子资料采用粉碎或低级格式化处理，纸质资料使用碎纸机粉碎，并由至少2人监督执行，销毁后填写《销毁记录表》（销毁时间、执行人、监督人、资料清单）。

三、标准化表格模板

表1：技术资料清单表

资料编号

资料名称

所属项目/部门

资料类别（大类-子类-细类）

密级（公开/内部/秘密/机密）

责任人（编制人-审核人-批准人）

形成日期

存储位置（电子路径/物理柜号）

版本号

状态（在库/借出/归档/销毁）

R-RD-PRO-01-20240515