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采购管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资及服务的质量，确保公司各项经营活动的顺利进行，防范采购过程中的各类风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有生产经营所需物资、设备、工程及服务的采购活动。公司各部门、各分支机构的采购行为均须遵守本制度规定。特殊采购项目如涉及国家专项规定的，从其规定。

第三条基本原则

采购活动应严格遵循以下原则：

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。

2.公开透明原则：采购过程应尽可能公开化、透明化，接受监督，防止暗箱操作。

3.公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等的竞争机会。

4.性价比最优原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资或服务，追求综合效益最大化。

5.廉洁诚信原则：采购人员及相关人员应恪守职业道德，廉洁自律，与供应商保持诚信合作关系。

第二章组织与职责

第四条采购管理部门

公司设立专门的采购管理部门（或指定相关部门行使采购管理职能），作为采购工作的归口管理部门，主要职责包括：

1.组织制定和修订公司采购管理制度及相关流程。

2.统筹公司各项采购活动的实施与管理。

3.供应商的开发、评估、管理及信息库维护。

4.采购合同的洽谈、签订与管理。

5.采购成本的控制与分析。

6.采购相关文件、资料的归档与保管。

7.协调处理采购过程中的争议与问题。

第五条需求部门

各需求部门是采购需求的提出者，主要职责包括：

1.根据实际业务需要，提出合理、准确的采购需求，并提交规范的采购申请。

2.参与相关采购项目的市场调研、技术参数确认及供应商考察。

3.负责采购物资或服务的验收工作，对验收结果的真实性负责。

4.配合采购部门处理与本部门相关的采购后续事宜。

第六条财务部门

财务部门在采购管理中履行以下职责：

1.负责采购预算的审核与控制。

2.参与大额采购项目的论证与评审。

3.负责采购资金的筹措、支付与核算。

4.对采购合同的付款条款进行审核。

5.监督采购资金的合规使用。

第七条其他相关部门

根据采购项目的具体情况，法务部门负责对采购合同的合法性进行审核；审计部门负责对采购活动的合规性进行监督审计；技术部门可参与技术性较强项目的技术方案论证和评审等。

第三章采购流程管理

第八条采购需求与申请

1.需求部门应根据年度工作计划或实际业务需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、总金额、需求日期、用途等信息，并附相关技术文件或说明。

2.《采购申请表》须经需求部门负责人审核签字后，按审批权限逐级报批。对于大额或重要采购项目，还需提供可行性研究报告或立项批复。

第九条采购计划与审批

1.采购部门汇总各需求部门的采购申请，结合公司年度采购预算，编制《采购计划》。

2.《采购计划》应明确采购项目、采购方式、预算金额、预计采购时间等。

3.《采购计划》按规定权限报相关领导审批后执行。未列入采购计划的临时紧急采购，需按特殊采购流程单独报批。

第十条供应商选择与管理

1.采购部门应建立健全供应商信息库，对供应商进行分类管理。供应商的选择应遵循公平、公正、公开的原则，优先选择资质齐全、信誉良好、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商。

2.对于重要或长期合作的供应商，应进行实地考察，核实其生产能力、技术水平、质量保证体系、财务状况及商业信誉等。

3.建立供应商评估机制，定期对供应商的履约情况、产品质量、价格水平、售后服务等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行动态调整。

第十一条采购方式确定

根据采购物资或服务的金额、性质、市场竞争程度等因素，选择适宜的采购方式，主要包括：

1.公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的项目。应严格按照国家及公司关于招投标的规定执行。

2.邀请招标：适用于符合公开招标条件，但因特殊原因只能邀请一定数量合格供应商参与投标的项目。

3.询价采购：适用于采购金额较小、技术规格相对简单、市场价格透明的标准化产品，通常应向不少于三家合格供应商进行询价。

4.竞争性谈判/单一来源采购：适用于特殊情况，如只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况无法从其他供应商处采购等，需提供充分理由并按规定程序报批。

5.具体采购方式的适用标准及审批权限，另行制定《采购方式管理细则》。

第十二条合同签订与管理

1.采购项目确定供应商后，采购部门应与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括：当事人信息、标的、数量