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固定资产管理台账建立与维护手册

第一章手册概述与适用范围

一、手册编制目的

为规范企业固定资产全生命周期管理，保证资产信息准确、完整，实现资产高效配置与合规使用，特制定本手册。通过标准化台账建立与维护流程，明确各部门职责，降低资产流失风险，支撑企业财务核算、审计检查及管理决策。

二、核心应用场景

新单位成立或资产规模扩张期：企业新增大量固定资产需系统登记入账，构建初始管理台账；

管理规范化升级需求：原有资产记录分散、信息不全，需整合为统一台账；

审计合规要求：年度审计、专项检查需提供完整、准确的资产台账数据；

资产全周期跟踪：从购置、使用、维护到处置，需通过台账动态记录资产状态变动；

部门间资产调拨：跨部门转移资产时，需通过台账更新明确权责与使用信息。

第二章固定资产台账建立流程

一、前期准备阶段

（一）明确职责分工

资产管理部：牵头制定台账标准，统筹建立流程，审核台账信息，监督日常维护；

财务部：提供资产原值、折旧政策等财务信息，配合台账数据与财务账核对；

各使用部门：指定专人（如部门资产专员）负责本部门资产信息采集、核对及变动申报；

采购部：提供资产采购合同、验收单等原始资料。

（二）收集基础资料

资产来源证明：采购合同、订单、验收单、付款凭证复印件（避免直接使用“发票”，改用“原始凭证”）；

资产技术资料：设备说明书、规格型号、生产厂家、保修期限等；

权属证明：房产证、车辆行驶证等（如涉及不动产或特殊资产）；

历史记录（如有）：原有资产清单、维修记录等。

（三）制定资产分类标准

参考《企业会计准则》及企业管理需求，对固定资产进行分类，例如：

一级分类：房屋及建筑物、机器设备、电子设备、办公设备、运输工具、其他；

二级分类：在一级分类下细化（如电子设备下设“电脑”“打印机”等），保证分类无交叉、无遗漏。

二、信息采集与台账录入

（一）确定台账必填字段

资产信息需包含“身份信息”“价值信息”“使用信息”三大类核心字段，保证可追溯、可管理：

字段类别

具体内容（示例）

身份信息

资产编号、资产名称、规格型号、资产类别、生产厂家、序列号（唯一标识）

价值信息

购置原值、购置日期、启用日期、折旧年限、残值率、折旧方法（平均年限法/工作量法等）

使用信息

使用部门、责任人、存放地点、资产状态（在用/闲置/维修/报废）、维保记录

辅助信息

供应商名称、合同编号、保修期限、备注（如资产特性、特殊要求）

（二）资产编号规则

采用“分类代码+年份+流水号”组合，保证编号唯一且可识别：

分类代码：2位数字（如“01”代表房屋，“02”代表机器设备）；

购置年份：4位数字（如“2023”）；

流水号：3位数字（按部门或资产类别顺序编制，从“001”开始）。

示例：部门A2023年购置的第1台电脑（电子设备分类为“03”），编号为“03-2023-001-A”。

（三）信息录入规范

数据准确性：资产名称、型号、原值等信息需与原始凭证一致，禁止主观臆断；

及时性：资产验收合格后5个工作日内完成录入；

统一性：名称、单位等字段采用企业标准化称谓（如“笔记本电脑”统一为“笔记本”，单位统一为“台”）。

三、资产标签粘贴与实物关联

（一）标签内容设计

标签需包含核心信息，便于快速识别：资产编号、资产名称、购置日期、使用部门、责任人。

（二）粘贴规范

标签材质：采用耐磨损、防水的不干胶或金属标牌；

粘贴位置：

大型设备（如机器、车辆）：粘贴在设备主体明显位置（如机身侧面、驾驶室内）；

小型设备（如电脑、打印机）：粘贴在设备背面或底部不易磨损处；

办公家具（如办公桌、文件柜）：粘贴在柜门内侧或桌角隐蔽处。

关联登记：标签粘贴后，需在台账“标签编号”栏记录标签物理位置，保证实物与台账一一对应。

四、初始盘点与台账确认

（一）盘点方式

采用“全面盘点+交叉核对”模式：

使用部门对照本部门资产清单逐项清点实物，核对标签信息与台账是否一致；

资产管理部、财务部联合抽查，重点核对高价值、易移动资产；

对盘点中发觉的“有账无物”“有物无账”情况，编制《初始盘点差异表》（详见第四章模板）。

（二）差异处理与台账确认

差异分析：由资产管理部牵头，联合使用部门、财务部查明差异原因（如漏登、盘亏、已报废未销账等）；

调整台账：根据审批后的差异处理意见，补充录入遗漏资产或核销盘亏资产，保证台账与实物完全一致；

签字确认：盘点结果经使用部门负责人、资产管理员、财务部*三方签字确认后，作为台账初始版本生效。

第三章固定资产台账日常维护规范

一、新增资产维护

（一）流程说明

资产验收：使用部门收到资产后，组织验收并填写《固定资产验收单》（需注明资产名称、型号、数量、验收日期、验收人等信息）；

资料提交：使用部门将《验收单》、采购合同等资料提交资产管理部；

信息更新：资产管理部在3