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行政管理体系办公用品采购与库存管理模板

一、适用范围与应用场景

新成立部门或团队的基础办公用品配置；

日常办公耗材（如纸张、笔、文件夹等）的补充采购；

固定资产类办公用品（如电脑、打印机、办公桌椅等）的申购与管理；

季度/年度办公用品库存盘点与需求规划。

二、全流程操作指引

（一）需求发起与提报

需求发起：各部门根据实际工作需要，由指定人员（如部门行政专员或需求人）填写《办公用品需求申请表》，明确物品名称、规格型号、需求数量、用途及期望到货日期。

需求初审：部门负责人对需求的合理性进行审核（如是否为必需品、数量是否恰当），签字确认后提交至行政部。

需求汇总：行政部在收到需求后2个工作日内，汇总各部门申请，核对重复需求（如通用耗材可合并采购），形成《办公用品采购需求汇总表》。

（二）采购审批与执行

分级审批：根据采购金额及物品类型，按权限逐级审批：

金额≤500元：行政部负责人审批；

500元＜金额≤2000元：行政总监审批；

金额＞2000元或固定资产类：总经理审批。

供应商选择：行政部根据审批结果，通过比价、询价或合作供应商库（至少3家对比）确定供应商，优先选择性价比高、服务稳定的合作方。

采购执行：签订采购合同（大额采购）或下达采购订单，明确物品规格、数量、价格、交付时间及质量标准。紧急需求（如临时会议用品）可简化流程，但需事后补签审批手续。

（三）入库验收与登记

到货验收：物品送达后，由行政部指定验收人（非采购人员）与需求部门共同验收，核对物品名称、规格、数量是否与订单一致，检查质量是否合格（如办公用品是否完好、耗材是否在有效期内）。

问题处理：若发觉数量不符、质量问题或错发，需在24小时内联系供应商退换货，并记录原因。

入库登记：验收合格后，填写《办公用品入库登记表》，录入库存台账（建议使用Excel或专业库存管理软件），更新物品库存数量，标注入库日期、存放位置及责任人。

（四）日常库存管理

分类存放：物品按“常用-非常用”“耗材-固定资产”分类存放，贴好标签（注明名称、规格、数量），保持仓库整洁、干燥。

安全库存：行政部设定各类物品的安全库存量（如A4纸默认10箱，签字笔默认50支），当库存低于安全值时，自动触发采购提醒。

定期检查：每月末由行政部对库存物品进行一次全面检查，核对台账与实物是否一致，清理过期、损坏物品，保证账实相符。

（五）领用与发放

领用申请：员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》，注明领用物品、数量、用途及领用人信息。

审批发放：

常规耗材（如纸张、笔）：部门负责人审批后，由行政部发放；

固定资产或高价值物品（如U盘、计算器）：需经行政部负责人审批，领用时登记设备编号（便于后续管理）。

禁止行为：严禁私自挪用、外借办公用品，严禁超额领用（如非特殊情况，每人每月领用签字笔不超过2支）。

（六）定期盘点与清查

盘点周期：每季度末进行全面盘点，每月末对高价值物品进行抽盘。

盘点流程：成立盘点小组（行政部、财务部、需求部门代表），打印《库存盘点表》，逐项清点实物，记录账面数量、实盘数量及差异原因。

差异处理：若盘盈（实盘＞账面）或盘亏（实盘＜账面），需分析原因（如入库漏登、领用未记录），形成《盘点差异报告》，经审批后调整库存台账，追究相关人员责任（如人为失误需书面检讨）。

（七）数据分析与优化

数据统计：行政部每月/季度统计《办公用品采购及消耗报表》，分析各部门领用频率、成本占比、库存周转率等数据。

优化措施：

对消耗量大的物品，调整采购频次（如每月集中采购1次）或与供应商洽谈批量折扣；

对长期闲置物品，协调内部调拨或折价处理，减少积压；

定期更新《办公用品采购标准清单》，明确常用物品的规格、品牌及价格上限。

三、配套管理表格模板

（一）办公用品需求申请表

申请编号

申请人

所属部门

联系方式

物品名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价

需求用途

期望到货日期

备注（如特殊要求）

部门负责人审批：

日期：

行政部意见：

日期：

（二）办公用品采购审批表

审批编号

申请日期

采购物品清单（名称、规格、数量、预估金额）

预算总额

采购方式（□比价□询价□单一来源）

供应商名称及报价

部门负责人审批：

行政总监审批：

总经理审批：

采购执行人：

合同编号（如有）：

到货日期：

（三）办公用品入库登记表

入库编号

入库日期

物品名称

规格型号

单位

数量

单价

金额

供应商

存放位置

验收人：

入库人：

备注（如赠品、试用装）

（四）办公用品库存台账

物品编码

名称

规格型号

单位

期初数量

入库数量

出库数量

结存数量

安全库存

责任人

最后更新日期

（五）办公用品领用登记表

领用编号

领用日期

领用人

所属部门

物品名称

规格型号

单位

领用数量

用途

审批人

发料人

（六）库存盘点表

盘点编号