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综合办公自动化OA系统操作手册
一、系统适用场景与日常应用
综合办公自动化（OA）系统是企事业单位实现无纸化办公的核心平台，适用于以下日常办公场景：
审批流程办理：包括请假、加班、报销、采购申请、用印申请等业务审批，替代传统纸质单据流转，提升审批效率。
文件共享与管理：支持部门文件、公司制度、项目资料等文档的集中存储、权限共享与版本控制，保证文件安全可追溯。
会议组织与协调：实现会议室预定、会议通知发布、会议纪要归档等功能，避免会议资源冲突。
日程与任务协同：个人日程安排、部门任务分配、进度跟踪提醒，帮助团队高效协作。
内部信息发布：公司公告、部门动态、通知公告等信息实时推送，保证信息触达及时。
二、核心功能操作步骤详解
（一）员工请假申请流程
适用场景：员工因个人原因需请假（事假、病假、年假等），需通过系统提交申请并经审批。
操作步骤：
登录系统
打开OA系统登录页面（通过企业内网访问），输入个人账号（工号）和密码，“登录”。
若首次登录，需在“个人中心”修改初始密码（密码需包含字母、数字及特殊字符，长度8-20位）。
进入申请模块
登录后，在系统首页左侧菜单栏“业务审批”→“请假申请”。
填写申请信息
申请类型：选择请假类型（如事假、病假、年假等）。
请假时间：选择请假开始日期、结束日期及具体起止时间（精确到小时）。
请假事由：详细说明请假原因（如“参加家人婚礼”“需住院治疗”等），字数不少于20字。
请假类别：根据系统规则勾选（如“全勤假”“半天假”）。
附件：如为病假，需医院诊断证明扫描件（JPG/PDF格式，大小不超过2MB）；年假需提供累计工龄证明（若有）。
提交审批
确认信息无误后，“提交”按钮。
系统自动按审批链流转：直属上级→部门负责人→人力资源部*。
提交后可在“审批进度”中查看当前审批节点及审批人。
审批结果反馈
审批通过：系统自动发送“审批通过”消息至个人待办，请假生效，员工可直接在考勤记录中查看。
审批驳回：若审批人驳回申请，系统会提示驳回原因（如“请假事由不充分”“附件缺失”），需修改后重新提交。
（二）部门文件共享与
适用场景：部门需共享工作文件（如项目计划、会议纪要、培训资料等），或向公司知识库重要文档。
操作步骤：
进入文件管理模块
登录系统后，“文件中心”→“部门共享文件”。
选择存储目录
在左侧目录树中选择目标文件夹（如“市场部2024年项目资料”→“Q1季度计划”），若目录不存在，需“新建文件夹”，输入文件夹名称（如“新产品推广方案”）。
文件
“文件”按钮，选择本地需的文件（支持多选，单个文件不超过50MB）。
完成后，在文件列表中查看文件名、大小、人及时间。
设置文件权限
鼠标悬停目标文件，“权限设置”，选择可查看/编辑/的用户（如“部门全体成员”“项目负责人*”）。
默认权限为“仅人可编辑”，建议重要文件设置为“仅查看”，避免误修改。
文件版本管理
若需更新文件，直接新版本，系统会自动保留历史版本（最多保留5个），可在“版本历史”中查看或恢复。
（三）会议室预定与会议通知
适用场景：部门需召开内部会议或跨部门协作会议，需预定会议室并通知参会人员。
操作步骤：
进入会议室预定模块
登录系统后，“协作办公”→“会议室预定”。
查询会议室可用性
在“会议室列表”中选择目标会议室（如“3楼大会议室”“5楼小型会议室”），查看其实时使用状态（绿色为可用，红色为已占用）。
填写预定信息
会议主题：输入会议名称（如“2024年Q1销售目标研讨会”）。
会议时间：选择会议日期及起止时间（需避开已占用时段，如“2024-03-1514:00-16:00”）。
参会人员：通过“添加成员”输入同事工号或姓名（如“销售部全体成员”“技术部张*”），支持批量导入。
会议需求：勾选所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板等），填写备注（如“需准备产品样品”）。
提交预定申请
确认信息无误后，“提交”等待行政部*审批（若会议室为自由预定则无需审批）。
审批通过后，系统自动向参会人员发送会议通知（包含会议时间、地点、及议程）。
会议纪要归档
会议结束后，由会议组织者在“会议管理”→“我的会议”中找到对应会议，“纪要”，会议记录文档（PDF/Word格式），并设置“部门共享”权限，方便后续查阅。
三、常用办公表单模板
（一）员工请假申请单
字段名称
填写说明
申请人
系统自动填充（登录账号信息）
所属部门
系统自动填充
申请类型
□事假□病假□年假□婚假□产假□其他（请注明）
请假时间
开始：____年__月日:至结束：__年__月日:__（精确到小时）
请假事由
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