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档案数字化服务合同范本与条款说明

个性化制定。

*“扫描分辨率与色彩模式”：根据档案的重要性、可读性、后续利用需求确定。例如，文书档案通常采用黑白模式，历史档案或具有彩色图表的可能需要灰度或彩色模式。

*“图像质量要求”：需具体化，如“字迹清晰可辨”、“无明显黑边、污点”、“页码连续无缺漏”等。

*“元数据著录要求”：明确著录字段、字段长度、取值范围、必填项等，并约定准确率指标，这直接影响后续检索效率。

*“数据格式”：根据甲方档案管理系统的兼容性和长期保存需求选择合适的格式。TIFF格式适合长期保存，PDF格式便于通用阅览。

三、保密义务

档案信息往往涉及敏感内容，保密条款至关重要。

*保密范围：不仅包括档案内容本身，还包括甲方的商业秘密、工作秘密等。

*保密主体：不仅乙方公司，还包括其所有参与项目的工作人员。

*保密期限：强调保密义务的独立性和长期性，不因合同终止而终止，这是关键。

*保密措施：乙方应采取的具体保密措施，如封闭加工、设备管控、数据加密等，可在附件中详细规定。

四、验收

验收是检验成果、确认付款的依据。

*验收标准与方式：应与“服务要求与质量标准”对应。抽样验收需明确抽样比例和判定规则；全检则适用于数量较少或特别重要的档案。

*验收流程：明确申请、组织、结论、整改等环节，确保验收过程规范有序。

*《验收合格单》与《最终验收报告》：是项目阶段性完成和整体完成的重要凭证。

五、服务费用及支付方式

清晰约定费用构成和支付节奏，是保障合同顺利履行的经济基础。

*计价方式：常见的有按页、按卷/件、按项目总包等方式。按页计价相对公平，能反映实际工作量。

*支付节点：预付款（启动款）、进度款（可选）、尾款（验收后）的比例和支付条件要明确，既保障乙方有资金启动和运转项目，也约束乙方按进度和质量完成工作。

*发票：明确发票类型（如增值税专用发票）和提供时间，避免后续财务纠纷。

六、违约责任

明确双方违约行为的界定和相应的处罚措施，以保障合同的严肃性。

*违约金比例：应合理设定，既能起到惩戒作用，又不过分苛刻。通常按日计算，并有累计上限。

*质量违约：对于质量不合格的处理，如返工、扣减费用、解除合同等。

*泄密责任：泄密可能造成严重后果，因此约定的赔偿责任应足以体现其严重性，包括直接损失和间接损失（如适用）。

*档案损毁丢失责任：档案具有不可再生性，应明确乙方对此承担的修复、赔偿责任。

七、其他注意事项

*附件：合同的附件（如《档案清单》、《技术规范细则》、《保密协议》等）是合同正文的补充和细化，具有同等法律效力，务必重视。

*不可抗力：明确不可抗力的范围及处理方式。

*争议解决：约定协商不成时是通过仲裁还是诉讼解决，以及管辖地。

*合同份数与生效：常规条款，但需明确。

重要提示：本范本仅供参考，具体条款需根据项目实际情况、甲方特殊要求以及双方协商结果进行调整和完善。在正式签署前，建议咨询法律专业人士的意见，以确保合同的合法性和完备性。