企业控制制度与表单管理系统.docVIP

企业内部控制制度与表单管理系统工具指南

一、系统应用背景与适用场景

企业规模扩大与业务复杂度提升，传统内控管理模式面临制度分散、表单不统一、审批流程不规范、风险监控滞后等问题。本系统旨在通过数字化手段整合内控制度与表单管理，实现制度全生命周期管控、业务流程标准化、风险动态预警，适用于各类大中小型企业，尤其适用于财务、采购、销售、人力资源、资产管理等关键业务领域，可覆盖预算管理、合同审批、费用报销、供应商准入、固定资产盘点等典型场景，帮助企业提升内控执行效率，降低合规风险。

二、系统操作流程详解

（一）用户登录与权限初始化

登录系统：用户通过企业统一身份认证账号（如工号+密码）登录系统，首次登录需修改初始密码。

权限配置：系统管理员根据岗位职责分配权限，分为“制度管理岗”“表单设计岗”“审批岗”“查看岗”等类型。例如：

制度管理岗：负责制度起草、审核、发布、修订；

审批岗：负责对应业务表单的审批（如部门经理审批费用报销单）；

查看岗：仅可查阅制度与表单数据，无操作权限。

（二）内部控制制度全流程管理

1.制度起草

发起流程：制度需求部门（如财务部、内控部）登录系统，选择“制度管理-新建制度”，填写以下信息：

制度基本信息：名称（如《企业费用报销内控制度》）、编号（按规则自动，如“NKZD-2024-001”）、适用范围（全公司/特定部门）、责任部门（财务部）、生效日期。

制度内容：章节条款（如总则、报销范围、审批流程、附则）、附件（如报销单模板、发票要求说明）。

提交审核：确认信息无误后提交至内控部审核，系统自动记录起草人（*经理）、起草时间。

2.制度审核

内控部审核：内控部登录系统查看制度草案，重点审核条款合规性（是否符合会计准则、税法等法规）、与现有制度的冲突性、可操作性。审核通过则提交至分管领导；不通过则填写意见（如“第3.2条需明确‘招待费’上限标准”）退回修改。

分管领导审批：分管领导（*总监）审核制度必要性，确认后通过，系统进入发布环节。

3.制度发布与归档

发布生效：系统自动发布制度，电子版本（PDF格式），并通过企业通知模块推送至相关部门，同步更新制度库。

归档管理：制度信息（含起草、审核、审批记录）自动归档至“制度档案库”，支持按名称、编号、生效日期等条件检索。

4.制度修订与废止

修订流程：当业务调整或法规更新时，责任部门发起“制度修订”，参照“起草-审核-发布”流程，系统自动记录修订版本（如V1.0→V1.1），旧版本保留并可追溯。

废止管理：对不再适用的制度，发起“废止申请”，说明原因（如“被《新费用报销制度》替代”），经审批后标记为“废止”，系统移出有效制度列表但仍保留档案。

（三）表单设计与关联管理

1.表单设计

创建表单：表单设计岗登录系统，选择“表单管理-新建表单”，输入表单名称（如“差旅费报销单”）、关联制度（《费用报销内控制度》）、表单类型（费用类）。

设计字段：通过拖拽方式添加字段，包括：

基础字段：申请人（*员工）、部门、申请日期；

业务字段：出差事由、出发/到达时间、交通费、住宿费、餐饮费（需设置数字格式校验）；

附件字段：发票（支持PDF/JPG格式，系统自动校验发票真伪）、行程单（必传）；

审批字段：部门主管审批、财务部审批（系统自动按制度设置审批流）。

保存发布：设计完成后保存表单，关联的制度条款将自动嵌入表单填写提示（如“住宿费标准：一线城市500元/天，二线城市300元/天”）。

2.表单权限与流程配置

权限设置：为表单分配填写权限（如“全体员工可填写”）、审批权限（如“部门主管审批≤2000元，财务部审批＞2000元”）、查看权限（如“申请人及审批人可查看”）。

流程配置：根据制度规定设置审批节点（如“申请人→部门主管→财务部→出纳”），支持“会签”（多部门同时审批）或“或签”（任一部门审批通过即可）模式。

（四）业务流程审批与归档

1.表单发起

填写提交：员工登录系统，选择对应表单（如“差旅费报销单”），按字段要求填写信息，附件，提交系统。系统自动校验必填项（如“发票金额合计与报销金额一致”），校验通过则进入审批流程；不通过则提示修改（如“住宿费超标，请调整至500元以内”）。

2.审批流转

审批操作：审批人（*主管）收到审批任务，查看表单内容、附件及制度条款，进行以下操作：

通过：“同意”，系统自动流转至下一审批节点；

驳回：填写驳回原因（如“发票抬头与公司名称不一致”），表单退回申请人修改；

补充材料：要求申请人补充附件（如“需补充出差审批单”），暂停流程待补充后继续。

流程监控：申请人可实时查看审批进度（如“当前节点：财务部审批”），审批人可查看待办事项列表（按优先级排序）。

3.归档与查询

自动归档：审批完成后，表单自动标记为“已归档”，关联的电