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行政采购与费用申请双面审批流程表

一、适用范围与场景说明

本流程表适用于企业内部行政类采购事项及日常费用申请的规范化管理，涵盖以下典型场景：

行政采购场景：包括办公用品采购、办公设备采购（如电脑、打印机）、固定资产添置（如办公家具）、服务类采购（如保洁、维修服务）等；

费用申请场景：包括办公费（文具、打印纸）、差旅费（交通、住宿、餐饮）、会议费（场地、物料）、招待费（客户接待）、其他杂项支出（如快递费、通讯费）等。

适用于各部门常规需求提交、预算内支出申请，以及特殊情况下的紧急采购与费用处理，保证支出合规、流程透明、责任明确。

二、操作流程详解

（一）行政采购审批流程

流程目标：规范采购需求提出、审批、执行及验收全流程，保证采购物资符合需求且性价比合理。

步骤

操作环节

操作人

操作内容与要求

1

需求提出

部门申请人*

1.根据部门实际需求，填写《行政采购申请表》，注明采购物品名称、规格型号、数量、预估单价、总预算、用途、期望交付时间；2.附相关说明材料（如设备需提供技术参数要求、服务类采购需提供需求描述）。

2

部门审核

部门负责人*

1.核查采购需求的必要性（是否为必需品、是否可替代）、预算合理性（是否在部门年度预算内）；2.审核无误后签字确认，如需求不明确或预算超标，退回申请人修改。

3

采购初审

行政采购专员*

1.接收申请表后，1个工作日内完成物资类别核对（是否属于行政采购范围）、预算金额复核；2.对常规采购（如办公用品、标准设备），直接进入审批环节；对特殊采购（如定制设备、大额服务），组织需求部门与供应商初步沟通，获取2-3家比价单。

4

采购审批

分管领导*

1.根据采购金额分级审批：-金额≤5000元：由部门负责人及行政采购专员审核后，分管领导审批；-5000元＜金额≤20000元：分管领导审批后，报总经理审批；-金额＞20000元：需提交总经理办公会集体审议；2.重点审核采购的合规性（是否符合公司采购制度）、经济性（比价是否合理）。

5

采购执行

行政采购专员*

1.审批通过后，根据采购类型选择采购方式：-常规物资：从合格供应商名录中选择合作方，下达采购订单；-特殊/大额采购：签订采购合同，明确交付时间、质量标准、付款方式；2.跟踪供应商备货及发货进度，保证按时交付。

6

验收入库

需求部门*+行政库管员*

1.需求部门收到物资后，对照采购订单核对物品名称、规格、数量、质量，填写《验收单》；2.行政库管员核对验收单与实物，确认无误后办理入库手续，登记台账；3.如物资不合格或数量不符，及时联系供应商退换货。

7

费用结算

行政采购专员*+财务部*

1.采购专员汇总采购订单、验收单、发票（合规票据）等资料，提交财务部；2.财务部审核票据真实性、金额准确性，按合同约定支付款项。

8

资料归档

行政部*

将采购申请表、审批单、订单、验收单、合同、发票等资料整理存档，保存期限≥3年。

（二）费用申请审批流程

流程目标：规范费用发生、申请、审批及报销流程，保证费用真实、合规，符合预算管理要求。

步骤

操作环节

操作人

操作内容与要求

1

费用发生

申请人*

1.费用发生前确认是否属于预算内支出，超预算需提前提交预算调整申请；2.费用发生时保留合规凭证（如消费明细、行程单、收据等，避免使用非正规票据）。

2.

填写申请

申请人*

1.在费用发生后3个工作日内，填写《费用报销申请表》；2.注明费用类型、发生日期、事由、金额（明细到项）、对应预算科目，附原始凭证（如粘贴单粘贴凭证，注明“共X页”）；3.差旅费需附出差审批单，招待费需附接待对象、事由说明。

3

部门审核

部门负责人*

1.核查费用真实性（是否实际发生）、合理性（金额是否与业务匹配、是否符合公司标准，如差旅住宿标准）；2.审核预算余额是否充足，超预算费用需说明理由；3.审核无误后签字确认，退回补充材料或驳回不合理申请。

4

费用审批

财务部*+分管领导*

1.财务部初审：-核查凭证合规性（票据抬头、印章、是否在有效期内等）；-核对费用标准（如交通费是否符合地区补贴标准、会议费是否超标）；2.分管领导审批：-金额≤2000元：财务初审通过后，分管领导审批；-2000元＜金额≤10000元：分管领导审批后，报总经理审批；-金额＞10000元：需提交总经理办公会审议；3.重点审核费用必要性及是否符合公司费用管理制度。

5

报销提交

申请人*

1.将审批通过的《费用报销申请表》及原始凭证提交财务部；2.按公司要求整理凭证（如按时间顺序排列、粘贴整齐）。

6.

财务复核与支付

财务部*

1.财务部再次核对申请表与凭证信息一致性，确认无误后办理支付；2.选择支付方