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业务合同审核及档案管理模板

适用场景与价值

业务合同审核全流程操作指南

一、合同发起与资料准备

操作主体：业务部门经办人（某）

操作内容：

业务部门根据合作需求，与合同相对方（以下简称“对方”）达成初步意向后，启动合同起草工作。

起草合同文本，需包含以下核心要素：合同双方全称及统一社会信用代码、合同标的、数量/服务标准、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、签订日期等。

收集对方主体资格证明材料：

企业单位：提供加盖公章的营业执照复印件（需在有效期内）、法定代表人证件号码明（如需授权，需提供《授权委托书》及授权代理人证件号码复印件）；

其他组织或个人：提供有效证件号码明文件及相关资质证明（如适用）。

填写《合同基本信息表》（见模板表格1），明确合同类型、预算金额、关联项目名称等关键信息，连同合同初稿及对方资质证明一并提交至法务部门进行初审。

输出成果：合同初稿、对方资质证明材料、《合同基本信息表》

二、合同初审（业务部门）

操作主体：业务部门负责人（某）

操作内容：

审核合同内容是否符合业务需求，重点关注：

标的、数量、价格等是否与业务约定一致；

履行期限、交付标准是否明确，能否满足项目进度要求；

付款方式、账期是否符合公司财务制度及预算规定；

对方资质是否真实、有效，是否具备履约能力（如行业许可证、资质等级证书等）。

对合同中不明确的条款或与业务需求不符的内容，与经办人某沟通修改，并在《合同审核意见表》（见模板表格2）中填写初审意见。

初审通过后，将合同初稿、对方资质证明、《合同基本信息表》及《合同审核意见表》提交至法务部门。

输出成果：修改后的合同文本、《合同审核意见表》（初审意见）

三、法务审核

操作主体：法务专员（某）

操作内容：

依据《_________民法典》等相关法律法规及公司《合同管理办法》，对合同条款的合法性、合规性、完整性进行审核，重点核查：

合同主体是否适格，是否存在法律禁止性情形（如超越经营范围、无民事行为能力等）；

权利义务条款是否对等，是否存在“霸王条款”；

违约责任是否明确、合理，争议解决方式（诉讼/仲裁）是否约定清晰；

是否存在法律风险点（如知识产权归属、保密义务、不可抗力条款等）。

对存在法律风险的条款，提出修改意见，反馈至业务部门；对法律风险（如对方为失信被执行人、合同标的涉及禁止交易领域等），及时上报管理层。

审核通过后，在《合同审核意见表》中填写法务意见，并将全套材料提交至财务部门。

输出成果：《合同审核意见表》（法务意见）、修订后的合同文本（如需）

四、财务审核

操作主体：财务部门专员（某）

操作内容：

审核合同中的财务相关条款，重点核查：

价款/报酬的计算方式是否准确，是否符合公司定价政策；

付款条件、进度、方式是否与财务流程一致，是否存在资金风险；

是否涉及税费承担、发票开具类型（如增值税专用发票/普通发票）及开具时间等约定，是否符合税法规定；

合同金额是否在预算范围内，超预算部分是否履行了审批程序。

对财务条款不合规或存在资金风险的，提出修改意见，反馈至业务部门；审核通过后，在《合同审核意见表》中填写财务意见。

输出成果：《合同审核意见表》（财务意见）

五、最终审批与签订

操作主体：公司授权审批人（如分管副总/总经理某）

操作内容：

综合业务、法务、财务部门的审核意见，对合同进行最终审批。

审批通过后，由业务部门经办人某与对方沟通最终文本，确定签订方式（纸质/电子签章）。

纸质合同需双方法定代表人或授权签字人签字并加盖公章/合同专用章；电子合同需通过合法电子认证平台签署，保证签署效力。

签订后，业务部门收回合同正本（至少2份，双方各执1份），并在3个工作日内将原件提交至行政部门归档。

输出成果：已签订的合同正本、《合同签订确认单》

六、合同档案归档

操作主体：行政部门档案管理员（某）

操作内容：

接收业务部门提交的合同正本及附件（包括对方资质证明、审核意见表、签订确认单等），核对资料完整性，保证无遗漏。

对合同进行分类编号：按“合同类型（如购销/服务）-年份-三位流水号”规则编制档案编号（如“购销-2024-001”）。

填写《合同档案管理台账》（见模板表格3），登记档案编号、合同名称、签订日期、金额、存放位置、保管期限等信息。

纸质档案装入档案袋，标注档案编号及合同名称，存入专用档案柜；同步将合同扫描件（含签字盖章页）及电子文档加密存储至公司档案管理系统，保证电子档案与纸质档案一致。

档案管理员定期（每季度）对档案进行清点，保证无丢失、损坏，并对到期档案按规定程序处置（如销毁、移交）。

输出成果：归档完成的合同档案、《合同档案管理台账》

七、合同档案借阅与使用

操作主体：申请借阅人（公司内部员工/外部审计机构等）

操作内容：

内部员工因工作需要借阅