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企业员工出差报销审批流程模板

一、适用范围与背景

二、流程操作步骤详解

1.出差前：事由申请与预算确认

员工需因公出差时，应提前通过企业内部系统或书面形式提交《出差申请单》，注明出差事由、起止时间、目的地、参与人员、交通方式（如高铁、飞机）及预计费用预算。部门负责人需在1个工作日内审核出差必要性及预算合理性，确认通过后方可出差。

2.出差中：费用发生与凭证留存

出差期间，员工应优先选择企业协议合作商家（如指定酒店、航空公司），产生的费用需取得合规凭证（如行程单、住宿水单、消费明细等），凭证需注明消费日期、金额、用途及商家盖章。若遇特殊情况（如无协议商家），需在凭证中备注说明，并由同行人员或现场联系人签字证明。

3.出差后：材料整理与提交申请

员工应在出差结束3个工作日内，整理所有费用凭证，按“交通费、住宿费、餐饮费、其他杂费”分类粘贴至《费用报销粘贴单》，并填写《员工报销申请表》，注明费用明细、出差总结及预算执行情况。材料需经部门负责人初步审核签字后，提交至财务部门。

4.财务审核：合规性与金额核对

财务部门收到报销材料后，2个工作日内完成以下审核：

凭证真实性：核对票据是否与出差事由、时间、地点匹配，是否存在涂改或重复报销情况；

金额准确性：计算各项费用是否超出企业标准（如住宿费上限、交通费等级限制），超支部分需提交《超支说明》并经分管领导签字确认；

材料完整性：检查《报销申请表》《费用粘贴单》及附件是否齐全，签字是否完整。

5.审批流转：分级授权与责任确认

审核通过后，报销材料按权限逐级审批：

部门负责人：确认费用与部门业务关联性及预算执行情况；

分管领导：审批跨部门出差或单笔超5000元的费用；

财务总监：最终审批月度汇总报销金额（如超过部门季度预算需提交总经理审批）。

各环节审批需在1个工作日内完成，特殊情况可延长至2个工作日。

6.报销支付：入账与反馈

审批完成后，财务部门于3个工作日内通过企业对公账户或员工工资卡支付报销款项，同步更新财务台账。员工可通过系统查询报销进度，如有疑问需在支付后5个工作日内反馈，逾期视为确认无误。

三、报销申请表模板

基本信息

申请人

某

所属部门

市场部

出差事由

参与行业展会并拜访客户A、B公司

出差时间

2023年X月X日-2023年X月X日（共X天）

出差地点

市区

交通方式

高铁（往返）

费用明细

类别

日期

金额（元）

凭证类型

备注（如车次、酒店名称）

交通费

往返高铁

2023–

1,200.00

电子客票

G123次（北京-市）

住宿费

住宿

2023–

800.00

水单

酒店（协议价，含早餐）

餐饮费

午餐

2023–

150.00

消费明细

客户A公司商务宴请（需备注）

其他杂费

市内交通

2023–

100.00

发票

地铁、出租车

审批意见|部门负责人签字：_______日期：_______分管领导签字：_______日期：_______财务审核：_______日期：_______总经理审批（如需）：_______日期：_______|

附件清单|1.高铁电子客票2张2.住宿水单1张3.餐饮消费明细1张4.市内交通发票3张|

四、执行要点与常见问题

1.时间要求

出差申请需提前2个工作日提交，紧急出差可先电话报备，事后补申请；

报销材料需在出差结束后3个工作日内提交，逾期未交需说明原因，部门负责人签字确认后可延期，最长不超过5个工作日。

2.费用标准

交通费：跨省出差限高铁二等座/飞机经济舱，省内限动车/汽车；

住宿费：一线城市不超过500元/晚，二线城市不超过350元/晚，特殊地区需提前申请；

餐饮费：按出差地标准补贴（如200元/天），无需提供餐票，若有宴请客户需提前申请。

3.特殊情况处理

若因工作需要临时延长出差时间，需提前1个工作日向部门负责人报备，超期住宿费需单独说明；

费用凭证丢失的，需提供《情况说明》并由2名同行人员签字证明，经分管领导审批后可报销50%-80%；

涉外出差（如出国）需提前提交外汇预算，报销时需提供外币兑换凭证及消费明细（需翻译件）。

4.信息安全

报销材料中不得包含企业未公开的商业信息或客户隐私；

员工需对个人报销信息负责，不得伪造、篡改凭证，违者将按企业制度处理。