行政工作审批流程及文件归档表.docVIP

行政事务审批流程及文件归档表使用指南

一、适用范围与应用场景

二、标准化操作流程指引

（一）申请发起：提交完整申请材料

申请人需根据具体事务类型，填写《行政事务审批表》（见模板表格1），并附相关支撑材料（如采购清单、场地使用需求说明、活动方案等），保证信息真实、内容完整。填写完成后，将纸质版提交至行政部综合事务岗，电子版同步发送至行政部指定工作邮箱（或通过OA系统提交，如有）。

（二）部门初审：审核事项合理性与必要性

部门负责人（或申请人直属上级）收到申请后1个工作日内，对事项的合理性、必要性及是否符合部门年度行政预算进行初审。初审通过后，在审批表“部门审核意见”栏签署意见并签字；初审不通过的，需注明原因并退回申请人修改。

（三）跨部门会签：涉及多部门协调的事项

若事项涉及其他部门职责（如采购金额超5000元需财务部审核预算、使用公共场地需后勤部确认档期等），由行政部综合事务岗发起跨部门会签。相关部门在收到会签申请后1-2个工作日内，完成职责范围内的审核并签署意见，保证无冲突或遗漏。

（四）终审审批：根据权限完成最终审批

行政部汇总各部门意见后，根据事项性质及审批权限表（由各单位自行制定，如金额、影响范围等维度），提交至分管行政领导或总经理终审。终审领导在2个工作日内签署审批意见，明确“同意”“不同意”或“补充说明”。不同意的事项，需由行政部书面反馈申请人具体原因。

（五）结果执行与反馈：落实审批结果

审批通过后，申请人根据审批意见执行（如联系采购、预订场地等），并在执行完成后1个工作日内，向行政部提交《执行结果说明》（含执行时间、参与人员、物料使用情况等）。行政部对执行过程进行监督，保证符合审批要求。

（六）文件归档：整理并移交归档材料

事务执行完毕后，行政部综合事务岗负责整理全套材料（含《行政事务审批表》、支撑材料、《执行结果说明》、审批意见记录等），按照“一事一档”原则进行分类编号，移交至档案室（或行政部档案管理员）统一归档。电子档材料同步存储至指定服务器或档案管理系统，保证纸质与电子档一致。

三、模板表格

表1：行政事务审批表

申请部门

申请人

申请日期

年月日

申请事项

□办公物资采购□场地使用□印章使用□行政服务外包□固定资产领用□其他：________

事项详细说明

（请填写具体需求，如采购物品名称、规格、数量；场地使用时间、人数；活动主题、流程等）

支撑材料清单

□采购清单□报价单□场地使用申请□活动方案□其他：________

部门审核意见

负责人签字：__________日期：年月日（审核重点：必要性、合理性、预算匹配度）

跨部门会签意见

财务部（如需）：__________日期：年月日后勤部（如需）：__________日期：年月日

行政部审核意见

经办人：__________日期：年月日负责人：__________日期：年月日（审核重点：流程合规性、材料完整性）

终审审批意见

分管领导/总经理：__________日期：年月日

执行结果反馈

申请人签字：__________日期：年月日执行情况说明：______________________________________

表2：行政事务文件归档表

归档编号

事务名称

申请部门

申请人

归档日期

存放位置（柜号/文件夹）

保管期限

备注

-XZ-2024-001

办公桌椅采购申请

行政部

*某

2024-03-15

A03-01

3年

含3份报价单

-XZ-2024-002

2024年度年会组织

市场部

*某

2024-06-20

A05-12

5年

含活动方案及照片

…

…

…

…

…

…

…

…

归档人

*某

审核人

*某

移交日期

年月日

四、使用要点与操作提醒

（一）材料规范：保证信息真实完整

申请表需用黑色签字笔或电脑打印填写，字迹清晰、无涂改；支撑材料需与申请事项一致，如采购物资需提供至少2家供应商的报价单（紧急采购除外），活动组织需提供详细流程及安全预案。虚假填报或材料不全将导致审批退回，情节严重者将追究申请人责任。

（二）时限管理：明确各环节处理时间

各审批环节需在规定时限内完成，紧急事项（如突发维修、临时场地需求）需在申请表上标注“急件”字样，相关部门应优先处理，审批时限缩短至0.5个工作日。若因特殊情况无法按时审批，需提前告知行政部并说明原因。

（三）归档要求：分类清晰、便于查阅

归档材料需按“年度+事项类型”分类编号（如“-XZ-2024-001”中“XZ”代表行政事务，“2024”为年份，“001”为流水号），档案袋外需标注归档编号、事务名称及日期。电子档材料需与纸质档同步命名，避免使用特殊字符，保证长期可读。

（四）责任追溯：全程留痕、有据可查

审批流程中