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行政文书处理及存档标准化模板

一、适用范围与典型应用场景

本标准化模板适用于各类企事业单位、社会团体在日常行政管理中产生的文书的规范化处理及存档管理，涵盖内部管理、跨部门协作、对外沟通等场景。常见应用包括但不限于：

内部管理类：通知、通报、会议纪要、工作计划、总结报告、规章制度等；

请示审批类：事项请示、经费申请、资源调配申请等；

对外沟通类：函件、邀请函、合作意向书等；

存档备查类：合同协议、重要决策记录、专项工作档案等。

二、文书处理标准化操作流程

（一）文书起草与内容规范

明确文书类型与目的

根据实际需求确定文书类型（如通知、请示、报告等），清晰阐述文书目的（如告知事项、请求批准、汇报工作等），保证内容与场景匹配。

结构要素完整

简明扼要概括核心内容，格式为“发文单位+事由+文种”（如“公司关于2024年春节放假安排的通知”）；

主送机关：明确文书接收部门或人员，顶格书写；

逻辑清晰，一般包含“背景/依据—具体事项—执行要求”三部分，语言简洁、准确，避免歧义；

附件：如有支撑材料（如名单、表格、数据等），注明附件名称及数量；

落款：包括发文单位全称、发文部门（如需）、成文日期（阿拉伯数字，如“2024年3月15日”），并加盖单位公章（电子文书需电子签章）。

格式标准化

字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312；

行距：固定值28磅，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；

页码：页脚居中，格式为“-X-”（如“-1-”）。

（二）审核与签发流程

起草人自查

完成初稿后，需检查内容完整性、格式规范性、数据准确性及文字表述，保证无错别字、标点错误等基础问题。

部门负责人审核

起草人将文书提交至本部门负责人，重点审核：

内容是否符合部门职责及工作实际；

事项是否与相关部门提前沟通（如涉及跨部门协作需附沟通记录）；

请示类文书是否明确需审批的具体事项及理由。

分管领导签发

部门审核通过后，根据文书重要性及审批权限提交分管领导签发：

常规事务性文书（如部门通知、周总结）由部门负责人签发；

涉及多部门协调、资源调配或重要决策的文书（如年度计划、请示报告）需分管领导签发；

重大事项文书（如公司规章制度、对外合同）需提交总经理/单位负责人最终签发。

签发时需在指定位置签署姓名及日期（手写或电子签章），明确审批意见（如“同意”“原则同意，请部门补充材料”）。

（三）分发与执行跟踪

规范编号与登记

签发后的文书需进行唯一编号，编号规则为“单位简称-年份-文书类型-序号”（如“公司-2024-通-001”），并在《文书分发登记表》中记录编号、标题、签发人、分发部门/人员、分发日期、签收人等信息。

精准分发

内部文书：通过办公系统（如OA）或纸质形式分发至主送机关，抄送需知晓的相关部门；

对外文书：加盖公章后，通过邮寄、快递或电子送达方式传递至接收方，并保留送达凭证（如快递单号、签收回执）。

执行跟踪

对需执行的文书（如通知、请示批复），由发文部门负责跟踪落实情况：

通知类文书：确认接收部门是否按时反馈执行结果；

请示类文书：及时向审批人反馈审批进度，并将结果告知请示部门；

重要事项文书：建立执行台账，记录关键节点完成情况，保证闭环管理。

（四）存档管理与检索

分类整理

按文种分类：将文书分为通知、报告、请示、合同、会议纪要等大类；

按年度分类：每年形成的文书单独归档，标注年份（如“2024年度文书档案”）；

按价值分类：根据文书重要性分为“永久”“长期（10-30年）”“短期（10年以下）”三级，具体保管期限参照《文书档案保管期限表》。

编目与装订

每份文书需编制《文书归档目录》，包含归档编号、文书标题、文号、年度、页数、保管期限、存放位置等信息；

纸质文书按“文号顺序”或“时间顺序”装订，去除金属夹，使用无酸档案盒封装，盒面标注档案名称、年度、起止文号；

电子文书需同步归档，存储于指定服务器或云端，格式为PDF（保证不可篡改），并定期备份（双备份，异地存放）。

规范保管与借阅

档案存放环境需满足“防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘”要求，由专人负责管理；

借阅档案需填写《文书档案借阅申请表》，经档案管理部门负责人审批后，在指定场所查阅，借阅期限不超过5个工作日，严禁涂改、抽取、拆散档案；

到期档案需经鉴定小组审核后，按规定程序销毁，销毁时需有两人监销并记录销毁清单。

三、标准化模板表格

表1：行政文书基本信息表

文书编号

文书标题

文种（通知/报告等）

起草部门

起草人

联系方式

签发人

签发日期

主送机关

抄送机关

附件名称及数量

密级（公开/内部/秘密）

页数

-2024-通-001

关于2024年清明节放假安排的通知

通知

行政部

*三