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文档撰写与格式标准化指南

一、适用范围与典型场景

本指南适用于各类组织与个人在专业场景下的文档撰写与格式规范，旨在统一文档风格、提升内容质量与传递效率。典型应用场景包括但不限于：

企业内部管理：制度文件、流程规范、会议纪要、工作报告；

项目交付输出：项目计划书、需求文档、验收报告、总结汇报；

产品与用户支持：产品说明书、用户手册、功能更新日志、故障排查指南；

对外合作与沟通：合作提案、技术协议、服务说明函、商务函件。

二、标准化撰写流程与操作步骤

（一）前期准备：明确目标与框架

定位文档核心目标

明确文档用途（如“指导操作”“汇报进度”“规范行为”）及受众（如内部员工、客户、合作方），保证内容贴合受众需求与认知水平。

示例：面向新员工的《入职流程手册》需侧重步骤清晰、语言通俗；面向技术团队的《接口文档》需侧重参数准确、逻辑严谨。

收集与梳理基础资料

汇总与文档主题相关的背景信息、数据、政策依据或现有文档，保证内容真实可靠。

对复杂主题进行结构化梳理，可采用思维导图工具搭建初步框架（如“背景-目标-内容-附件”四部分）。

确定文档结构规范

根据文档类型预设必备章节（如制度文件需包含“目的范围”“职责分工”“具体条款”“附则”），明确章节层级（建议不超过3级，如“1.→1.1→1.1.1”）。

（二）内容撰写：规范表达与逻辑

标题与章节命名

主标题简洁明确，包含核心主题（如《公司2024年Q3销售工作报告》）；章节标题使用“动词+名词”结构（如“2.1数据收集方法”“3.2问题整改措施”）。

内容规范

语言风格：采用书面语，避免口语化、歧义表述（如“尽快完成”改为“于X月X日前完成”）；专业术语首次出现时需标注解释（如“API（应用程序接口）”）。

逻辑层次：采用“总-分”结构，段落首句概括核心观点，后续内容支撑或细化；数据类内容需注明来源（如“数据来源：部门2024年Q3统计报表”）。

图表使用：图表需有编号（如图1、表2）和标题，内容与关联紧密，复杂图表需添加数据说明或注释。

附件与引用

附件为补充材料（如原始数据表、流程图样例），需在中标注引用（如“具体参数详见附件1《设备技术规格表》”）；附件命名清晰（如“附件1-流程图”）。

（三）格式规范：统一视觉呈现

基础排版设置

字体与字号：用宋体/TimesNewRoman，小四/12pt；标题一级用黑体/Bold，二号/18pt，二级用楷体/Bold，三号/14pt，三级用仿宋/Bold，小四/12pt。

段落与行距：段首空2字符，行距1.5倍；段前段后间距0.5行，避免页面留白过多。

页眉页脚：页眉左侧标注文档名称，右侧标注章节标题（如“1.项目背景”）；页脚居中标注页码（如“-1-”），封面不设页码。

特殊元素格式

列表：有序列表用“1.→1.1→1.1.1”，无序列表用“●→○→■”，同一层级格式统一；

表格：三线表（表头线、数据线、底部线），表头居中加粗，数据单元格左对齐或居中对齐，跨表头需标注“续表”；

图片：嵌入居中，宽度不超过页面80%，下方注明“图X图片名称”及来源。

（四）审核与修订：保证质量与合规

自检与交叉审核

撰写人完成初稿后，对照“内容完整性（是否覆盖必备章节）、逻辑一致性（前后是否矛盾）、格式规范性（是否符合本指南）”进行自检；

交由部门负责人或相关领域同事交叉审核，重点检查专业准确性（如数据、术语）与受众适配性（如语言是否易懂）。

修订与定稿

根据审核意见修改文档，保留修订痕迹（如Word“修订模式”），注明修改人及修改时间（如“审核人：*经理，2024-05-01修订”）；

最终定稿需去除修订痕迹，确认页码连续、附件齐全，按“部门-文档类型-日期-版本”规则命名文件（如“市场部-销售报告v1.0”）。

三、通用文档结构模板参考

文档类型

必备章节

格式要求

示例说明

制度文件

1.目的与范围2.职责分工3.具体条款4.附则（解释权、生效日期）

条款用“第X条”，分项用“（一）（二）（三）”

《公司差旅费管理制度》第5条“住宿标准”需分城市级别明确金额

项目报告

1.项目背景2.目标与范围3.进展与成果4.问题与风险5.下一步计划

数据部分用表格对比，风险标注“高/中/低”

《系统升级项目Q3报告》需对比计划与实际完成进度

产品手册

1.产品简介2.功能说明3.操作步骤（图文结合）4.常见问题（FAQ）

操作步骤分“步骤1：操作动作→步骤2：预期结果”

《智能打印机用户手册》需标注“故障代码E3：缺纸处理流程”

会议纪要

1.基本信息（时间、地点、参会人）2.议题与讨论结果3.决议事项（负责人、deadline）

决议事项用“【决议】”标注，行动项用“→”关联