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组织内多部门协同操作流程指南

一、适用场景与协同触发条件

在组织运营中，当涉及跨部门资源整合、目标联动或复杂任务推进时，需启动多部门协同机制。具体适用场景包括但不限于：

重大项目推进：如新产品研发、市场拓展项目、大型活动策划等，需研发、市场、销售、运营等多部门共同参与；

跨部门流程优化：如客户服务流程升级、供应链效率提升等，涉及前后端部门协作；

突发问题处理：如重大客诉、供应链中断、合规风险等，需多部门联合响应；

年度目标落地：如战略分解、预算执行、绩效考核等，需各层级、各部门协同对齐。

二、协同操作全流程步骤详解

（一）协同启动：需求明确与责任界定

需求发起部门提报协同需求

发起部门填写《跨部门协同需求提报表》（详见模板1），明确协同目标、核心任务、预期成果、时间节点及所需支持（如资源、人力、权限等）；

提报至部门负责人审批，审批通过后同步至协同管理办公室（或指定统筹部门）。

协同管理办公室组织需求评估会议

召集需求发起部门、潜在协同部门负责人及相关人员，共同评审需求可行性；

明确协同必要性、各部门职责边界及初步协同框架，形成《协同会议纪要》并同步至各参与部门。

（二）协同规划：方案制定与资源匹配

牵头部门制定协同方案

根据需求评估结果，由牵头部门（通常为需求发起部门或指定统筹部门）组织各参与部门制定详细协同方案，内容包括：

阶段性目标与里程碑（如“需求确认→方案设计→执行落地→验收复盘”）；

各部门具体任务清单（明确任务内容、负责人、起止时间、交付标准）；

资源需求与分配计划（如预算、人员、技术支持等）；

风险预判与应对措施（如资源冲突、进度滞后等）。

方案评审与确认

牵头部门组织方案评审会，各部门对任务分工、资源分配等达成一致；

评审通过后，由各部门负责人签字确认，形成正式《多部门协同方案》并备案。

（三）协同执行：任务推进与进度跟踪

任务分配与落地执行

各部门根据《多部门协同方案》，将任务分解至具体责任人，填写《多部门协同任务分配表》（详见模板2）；

责任人按计划推进任务，保证按时按质完成，过程中需及时向牵头部门反馈进展。

定期进度跟踪与协调

牵头部门每周/每两周组织协同进度会，各部门汇报任务完成情况、存在问题及需协调资源；

使用《协同进度跟踪表》（详见模板3）实时更新任务状态，对滞后任务分析原因并制定整改措施；

跨部门争议或资源需求由牵头部门协调，无法达成一致时上报协同管理办公室裁决。

（四）协同收尾：成果验收与复盘归档

成果验收

牵头部门组织各参与部门对协同成果进行验收，对照《多部门协同方案》中的交付标准，出具《协同成果验收报告》；

验收通过后，成果正式交付；存在问题的，由责任部门限期整改并复验。

复盘与归档

牵头部门组织协同复盘会，总结经验教训（如沟通效率、资源调配、流程优化点等），形成《协同复盘报告》；

将需求提报表、协同方案、会议纪要、进度跟踪表、验收报告、复盘报告等资料整理归档，作为后续协同参考。

三、协同流程配套工具模板

模板1：跨部门协同需求提报表

基本信息

内容

需求名称

（如“2024年Q3新产品上市协同项目”）

需求发起部门

发起人

（姓名）

联系方式

（内部办公电话/即时通讯工具）

需求背景与目标

（简述为何需协同，预期达成什么目标）

核心任务清单

1.任务1：2.任务2：……

涉及部门

（列出所有需协同的部门）

所需支持

（如预算、人力、数据、权限等）

期望完成时间

（年/月/日）

部门负责人审批意见

签字：__________日期：__________

模板2：多部门协同任务分配表

协同方案名称

任务信息

任务编号

（按阶段排序，如“XJ-2024-Q3-01”）

任务名称

（如“市场调研报告撰写”）

任务描述

（明确具体工作内容）

负责部门

责任人

（姓名）

协助部门

（如需，填写）

起止时间

（开始日期-结束日期）

交付标准

（如“报告需包含3份竞品分析，字数≥5000字”）

所需资源

（如“市场部提供竞品数据，预算2000元”）

备注

（如依赖任务、风险提示等）

模板3：协同进度跟踪表

协同方案名称

跟踪周期

（如“2024年7月1日-7月14日”）

任务进度

任务编号

任务名称

———————-

——————

XJ-2024-Q3-01

市场调研报告撰写

XJ-2024-Q3-02

产品原型设计

模板4：跨部门协同问题处理记录表

问题描述

（如“研发部与市场部对产品功能优先级存在分歧”）

涉及部门

研发部、市场部

问题发生时间

2024-07-05

问题影响

导致原型设计进度滞后2天

责任部门初步处理意见

（如“市场部补充用户需求说明，研发部评估开发难度”）

协调结果

牵头部门组织会议明确：核心功能优先开发，次要功能纳入二期

负责人签字

（牵头部门负责人）

处理完成时间

202