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行政办公物资采购申请单标准化模板

一、适用范围与常见需求场景

日常办公消耗：如纸张、笔墨、文件夹、打印耗材等常规易耗品的补充；

新增设备配置：如新入职员工所需的办公桌椅、电脑、文具套装等；

功能性物资采购：如会议用品（投影仪幕布、白板笔）、办公清洁用品、文件存储用品等；

临时性工作需求：如专项活动、会议接待、临时办公区搭建等所需的阶段性物资。

二、标准化申请流程操作指南

（一）第一步：需求提出与申请单填写

明确需求：申请人需根据实际工作需要，确定所需物资的名称、规格型号、数量、预估单价及用途，保证需求描述清晰、具体（如“A4复印纸”需注明“70g/500张/包”）。

填写申请单：登录公司OA系统或《行政办公物资采购申请单》模板，完整填写以下信息：

基础信息：申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期、申请编号（由行政部门统一分配）；

物资明细：逐项填写物资名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预算金额（总价=数量×预估单价）；

用途说明：简述物资的具体用途（如“用于部门日常文件打印”“新入职员工*办公配置”）；

附件：如需特殊物资（如定制办公用品），需附上供应商报价单或物资参数说明。

（二）第二步：部门内部审核

部门负责人审核：申请人将填写完整的申请单提交至部门负责人，负责人需审核以下内容：

需求合理性：是否符合部门工作计划，是否存在重复申领或浪费情况；

预算合规性：是否在部门年度/月度预算范围内，超预算需求需说明理由；

数量准确性：是否为实际工作所需的最小合理数量。

签字确认：审核通过后，部门负责人在“部门负责人审批”栏签字并注明日期；若不通过，需退回申请人并说明原因。

（三）第三步：采购部门复核

接收与初审：行政部门（或采购部）收到申请单后，1个工作日内完成初审，检查：

表格完整性：是否填写完整、无遗漏项；

附件齐全性：特殊物资是否附带必要说明材料；

流程规范性：是否已完成部门负责人审批。

专业复核：初审通过后，行政部门根据以下标准复核：

物资标准：是否符合公司《行政办公物资配置标准》（如电脑型号、文具品牌等）；

库存匹配：查询现有库存，确认是否需采购（若库存充足，则直接调拨并告知申请人）；

市场调研：对超预算或特殊规格物资，进行市场价格对比，保证性价比合理。

反馈结果：复核通过后，进入采购流程；若需调整（如更换规格、削减数量），与申请人沟通确认后修改申请单。

（四）第四步：财务部门审批（涉及大额预算时）

预算审核：当单次采购预算超过[具体金额，如2000元]时，需提交财务部门审批，财务人员重点审核：

预算来源：是否有明确的预算科目支持，是否属于年度预算内支出；

总价合理性：预估单价是否与市场价格相符，总价计算是否准确。

签字确认：审批通过后，财务人员在“财务审批”栏签字；若预算不足，需退回申请人调整需求或补充预算说明。

（五）第五步：采购执行与物资发放

供应商选择：行政部门根据复核通过的需求，通过公司合格供应商库进行采购（小额采购可从固定供应商下单，大额采购需比价或招标）。

物资采购：与供应商确认交货时间、地点及质量标准，保证物资符合申请要求。

入库验收：物资送达后，由行政部门与申请人共同验收：

数量核对：清点物资数量是否与申请单一致；

质量检查：确认物资无破损、规格型号正确；

验签确认：验收合格后，双方在《物资验收单》签字，验收单与采购申请单一并留存。

物资发放：验收合格后，行政部门将物资发放至申请人，并更新库存台账。

（六）第六步：资料归档

整理资料：采购申请单、部门审批记录、财务审批记录（若有）、供应商报价单、物资验收单等资料，由行政部门统一整理。

电子归档：将资料扫描存档至公司OA系统，保存期限不少于3年；纸质资料按月装订成册，存档备查。

三、采购申请单模板（含填写说明）

行政办公物资采购申请单

申请编号

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式

紧急程度

□普通□紧急（需注明紧急原因）

序号

物资名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预算金额（元）

用途说明

1

2

3

合计金额（大写）

合计金额（小写）

审批流程

签字

日期

部门负责人审批

年月日

行政部门复核

年月日

财务部门审批（如需）

年月日

分管领导审批（如需）

年月日

备注

（如：特殊要求、供应商信息等）

填写说明：

“申请编号”由行政部门按“年份-部门代码-序号”规则统一填写（如2024-01-001）；

“规格型号”需明确物资具体参数（如打印纸需注明克重、规格，办公椅需注明材质、颜色）；

“预算金额”为预估总价，实际采购金额以财务结算为准；

“紧急程度”仅限突发性工作需求（如重要会议临时需用品），需注明紧急原因及期望到货时间。

四、使用过程中的关键注意事项

提前规划，避免紧急采购：各部门应根据日常消耗规律，提前3-