企业行政工作流程快速手册.docVIP

企业行政事务流程快速手册

一、手册说明

（一）编制目的

为规范企业内部行政事务管理，提高各部门员工办事效率，减少流程推诿与信息误差，特编制本手册。手册涵盖日常行政高频事务场景，提供标准化操作指引、表单模板及注意事项，助力员工快速掌握办理流程，保障行政工作有序开展。

（二）适用范围

本手册适用于企业各部门及全体员工，涉及办公用品管理、会议室使用、差旅报销、固定资产申领、访客接待等五大核心行政事务场景。

二、办公用品申领与管理流程

（一）适用情形与范围说明

适用对象：企业全体在职员工。

适用场景：日常办公所需耗材（如笔、纸、文件夹）、设备配件（如鼠标、键盘）、劳保用品（如口罩、消毒液）等申领；旧办公用品以旧换新、损坏报备等。

（二）标准化操作步骤

提交申请

员工通过OA系统“办公用品申领”模块或填写《办公用品申领表》（见本章第三节），填写物品名称、规格型号、申领数量、用途等信息，提交至部门负责人审批。

示例：行政部员工*需申领A4纸5包、签字笔10支，需在系统中提交申请并注明“部门日常办公使用”。

部门审批

部门负责人*登录OA系统或在纸质表单上签字确认，审核申领物品的必要性与合理性（如非必需品或超额申领，需备注驳回理由）。

行政审核

行政专员*收到审批通过后的申请后，核对库存情况：

若库存充足，直接进入“领用登记”环节；

若库存不足，联系采购部门补充采购，并同步告知申请人预计到货时间。

领用登记

申请人凭审批通过的申请单（或系统截图）至行政部仓库领取物品，在《办公用品领用登记表》上签字确认（包含物品名称、数量、领用日期等信息）。

（三）表单模板示例

表2-1办公用品申领表

申领日期

申请人部门

申请人姓名

物品名称

规格型号

单位

申领数量

用途说明

部门审批意见（签字/日期）

行政审核意见（签字/日期）

2023-10-08

市场部

*

A4纸

70g

包

5

月度汇报材料打印

张*/2023-10-08

李*/2023-10-08

（四）操作要点与风险提示

申领时效：常规物品需提前1个工作日申请；紧急物品（如会议临时需用）需电话联系行政专员说明情况，可先领用后补流程。

数量控制：单次申领量原则上满足1个月使用需求，避免囤积；消耗品（如笔、纸）以旧换旧时，需交回残次品。

禁止行为：严禁虚报申领数量、冒领他人物品或将办公用品私自带离公司，违者按公司制度处理。

三、会议室预订与使用管理流程

（一）适用情形与范围说明

适用对象：各部门员工、外部访客（需对接人提前申请）。

适用场景：部门例会、项目讨论、客户接待、培训讲座等需使用公司会议室的场景。

（二）标准化操作步骤

查询会议室availability

申请人通过OA系统“会议室管理”模块查看未来7天会议室占用情况，筛选符合需求（如容纳人数、设备配置）的会议室。

提交预订申请

在系统中填写《会议室预订申请表》（见本章第三节），包含会议主题、时间（起止时间精确到30分钟）、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议系统）、对接人信息等，提交至部门负责人审批。

部门与行政双重审批

部门负责人审批会议必要性；行政专员审核会议室资源冲突、设备可用性，审批通过后系统锁定会议室。

示例：销售部*需预订10层大会议室（容纳20人）用于“季度客户答谢会”，需提前3个工作日提交申请，并注明“需投影仪、音响设备”。

会议前准备

行政专员在会议开始前30分钟开启会议室，调试设备，摆放桌椅（如需特殊摆放，需在申请中备注）；申请人如有特殊需求（如茶水、横幅），需提前1个工作日告知行政部。

会议后整理

会议结束后，申请人需关闭设备、清理会场垃圾，并在《会议室使用登记表》上签字确认；如设备损坏或物品遗失，需及时向行政部报备。

（三）表单模板示例

表3-1会议室预订申请表

预订日期

申请人部门

申请人姓名

会议主题

会议时间

参会人数

所需会议室

需用设备

部门审批（签字/日期）

行政审批（签字/日期）

2023-10-09

技术部

*

产品需求评审

2023-10-1114:00-16:00

8

8楼小会议室

投影仪、白板

王*/2023-10-09

赵*/2023-10-09

（四）操作要点与风险提示

预订优先级：重要客户会议、全级层会议优先；部门例会需避开周一上午、周五下午高峰期。

取消与改期：如需取消或改期，需在会议开始前4小时通过系统撤销申请，否则影响部门会议室使用积分（积分低于阈值将限制预订权限）。

设备使用：非专业人员不得拆卸会议室设备；如需使用视频会议系统，需提前与技术部*对接测试。

四、差旅申请与报销管理流程

（一）适用情形与范围说明

适用对象：因公出差需申请差旅费用及报销的员工。

适用场景：客户拜访、项目调研、参加行业会议、异地培训等公务外出场景。

（二）标准化操作步骤

出差前申请