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财务报销申请及审批流程规范文档

一、适用场景与范围

本流程规范适用于公司全体员工因公产生的各项费用报销管理，涵盖但不限于以下场景：

日常办公费用：如办公用品采购、打印复印、通讯费等；

差旅费用：因公出差产生的交通、住宿、市内交通及伙食补助等；

业务相关支出：如客户接待、会议组织、市场调研等必要业务开支；

其他合规费用：经公司认定的其他因公支出项目。

本流程旨在保证费用支出的真实性、合规性及合理性，规范报销管理，提高财务工作效率。

二、操作流程详解

（一）费用发生与凭证准备

费用发生：员工因公需支付费用时，应优先选择公司合作供应商或合规渠道，并索取合规原始凭证（如税务票据、行程单、明细清单等），凭证需清晰显示费用发生时间、事项、金额及供应商信息。

凭证整理：费用发生后，员工需及时整理原始凭证，按类别分类粘贴（如交通费、住宿费等），保证凭证完整、无涂改，并与实际业务事项一致。

（二）填写报销申请表

获取模板：员工通过公司内部系统或行政部获取《财务报销申请表》（模板详见第三部分），按表格要求逐项填写。

信息填写：

基础信息：申请人姓名、所属部门、申请日期、联系方式；

费用明细：按费用类别逐行填写，注明具体事项、发生日期、金额、支付方式（如现金、转账等）；

附件清单：列出所附原始凭证名称及数量（如“交通费票据3张”“住宿费发票1张”）；

事由说明：简要说明费用发生背景及业务目的，保证表述清晰、简洁。

（三）部门初审

提交申请：申请人填写完整的报销申请表及附件，提交至部门负责人处进行初审。

审核要点：部门负责人需重点审核以下内容：

费用是否与部门业务计划相关，是否符合预算规定；

报销事由是否真实、合理，是否存在虚报或超范围支出；

原始凭证是否齐全、合规，金额计算是否准确。

审核结果：初审通过后，部门负责人在“部门审核”栏签字确认；若发觉问题，需退回申请人修改并重新提交。

（四）财务复核

接收材料：财务部门收到经部门初审的报销材料后，进行统一登记。

复核内容：

报销申请表填写是否完整、规范，附件与清单是否一致；

原始凭证是否符合财务制度（如票据抬头、税号是否准确，是否有监制章等）；

费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、伙食补助限额等）；

金额计算是否正确，报销总额是否在部门预算范围内。

处理结果：复核通过后，财务人员在“财务审核”栏签字；若存在不合规事项，注明原因并退回申请人补充或整改。

（五）分级审批

根据报销金额不同，实行分级审批制度：

小额报销（金额≤5000元）：由财务负责人审批，审批后交由财务部门处理；

大额报销（5000元＜金额≤20000元）：在财务负责人审批基础上，提交至分管副总审批；

特大额报销（金额＞20000元）：需经分管副总审核后，提交至总经理审批。

审批人需在对应审批栏签字确认，保证审批意见明确。

（六）报销发放

支付安排：审批完成后，财务部门在5个工作日内完成报销款项支付。

现金报销：申请人需携带有效证件号码件至财务部领取；

转账报销：款项将发放至申请人绑定的工资卡账户，申请人需确认账户信息准确无误。

反馈确认：款项支付后，财务部通过内部系统向申请人发送到账通知，申请人确认收到后流程结束。

三、报销申请表模板

财务报销申请表

申请人信息

姓名

所属部门

申请日期

费用明细

序号

费用类别

发生日期

1

交通费

2023-10-08

2

住宿费

2023-10-08

3

市内交通费

2023-10-09

…

…

…

费用合计

附件清单

□交通票据□住宿票据□会议通知□其他：______

共计______张

事由说明

因参加行业会议于2023年10月8日至9日前往市，产生交通、住宿及市内交通费用，符合公司差旅费管理规定。

部门审核

负责人签字：______日期：______审核意见：□同意□退回（原因：______）

财务审核

审核人签字：______日期：______审核意见：□同意□退回（原因：______）

分级审批

分管副总/总经理签字：______日期：______审批意见：□同意□退回（原因：______）

财务确认

支付方式：□现金□转账到账日期：______经办人签字：______

四、重要提示与说明

（一）时限要求

费用应在发生之日起30个工作日内提交报销申请，逾期未申请需提交书面说明并经部门负责人及财务负责人审批；

审批流程各环节应在3个工作日内完成，特殊情况需提前告知财务部。

（二）凭证规范

原始凭证需为合法合规票据，抬头需为公司全称，税号等信息准确无误，不得使用复印件或过期票据；

涉及多人共同发生的费用（如会议餐费），需提供费用分摊说明及参会人员签字确认。

（三）审批权限

各级审批人需对审批结果负责，不得越权审批或推诿责任；

部门负