建筑工程档案管理安全规范方案.docxVIP

建筑工程档案管理安全规范方案

一、引言

建筑工程档案作为工程建设全过程的真实记录与重要成果，详实反映了工程建设的技术水平、管理水平与质量状况，是工程竣工验收、后续维护、改建扩建、权属证明及历史追溯的核心依据。其管理安全不仅关乎工程自身的合法合规性与历史传承，更直接影响到企业乃至行业的健康发展。为切实保障建筑工程档案的真实性、完整性、安全性与可利用性，有效防范档案在形成、流转、保管、利用等各环节的安全风险，特制定本规范方案，旨在为建筑工程档案管理工作提供系统性的安全指引。

二、适用范围

本方案适用于各类新建、改建、扩建的建筑工程项目从立项直至竣工验收备案及后续档案移交、保管、利用等全过程的档案管理安全工作。参与工程建设的建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关单位，在档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节，均应严格遵循本方案的规定。

三、档案管理安全规范

（一）档案形成与收集阶段安全

档案的形成是源头，其安全直接决定了后续管理的基础。各责任单位应建立健全档案形成责任制，确保工程各环节产生的文件材料（包括纸质文件、电子文件、声像资料等）的真实性、准确性、完整性和系统性。

1.材料真实性与准确性：严禁伪造、变造、篡改工程文件材料。相关责任人对所形成文件材料的真实性、准确性负责，签署手续必须齐全规范。

2.收集及时性与完整性：工程文件材料应随工程进度及时收集，确保不遗漏关键环节和重要内容。对专业性强、成套性高的技术资料，应按专业系统完整收集。

3.过程安全防护：在文件材料形成至移交归档前，形成单位应采取有效措施，防止文件材料的丢失、损坏、污染或泄密。临时存放应有专门的柜具，并指定专人负责。

（二）档案整理与归档安全

档案整理与归档是系统化管理的关键环节，其规范性直接影响档案的安全保管与有效利用。

1.整理规范性：严格按照国家及行业现行的档案整理规范进行分类、编号、排列、编目、装订。整理过程中应轻拿轻放，避免对档案材料造成机械性损伤。

2.著录准确性：档案著录信息应准确、完整，符合著录规则要求，确保检索的便捷与准确，避免因著录错误导致档案查找困难或误读。

3.归档审核：归档前必须进行严格审核，确保归档材料符合规定要求，签署完备，手续齐全。对不符合要求的材料，应退回形成单位补充完善。

4.交接手续：档案交接时，交接双方应严格履行交接手续，填写交接清单，明确档案数量、状况等，双方签字确认，确保责任清晰。

（三）档案保管与存储安全

档案保管与存储是保障档案长期安全的核心环节，必须做到万无一失。

1.库房安全：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁（“九防”）措施。

*防火：配备必要的消防器材，定期检查维护，确保完好有效。严禁在库房内吸烟和使用明火，电气设备应符合安全标准。

*防盗：安装防盗门窗和监控报警系统，实行24小时监控。非档案管理人员未经许可不得进入库房。

*温湿度控制：库房应配备温湿度调控设备，保持适宜的温湿度范围，并做好日常监测记录。

*防虫防鼠：定期投放防虫、防鼠药剂，采取物理和化学相结合的方法进行防治，确保档案不受虫蛀鼠咬。

2.装具安全：档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具，直立存放，便于存取和保护。不同载体的档案应分类存放，特别是磁性载体和光盘等电子档案，应采取防磁、防刮擦等保护措施。

3.库房管理：建立库房管理制度，明确库房管理人员职责。库房内保持整洁，严禁存放与档案无关的物品。档案出入库必须有记录。

4.定期检查：定期对库存档案进行清点和检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。

（四）档案利用与借阅安全

档案利用是档案价值实现的途径，必须在确保安全的前提下进行规范管理。

1.利用审批：建立严格的档案利用审批制度。查阅、复制、摘录、借阅档案必须履行审批手续，根据档案的密级和重要程度，确定不同的审批权限。

2.借阅登记：详细记录借阅人信息、借阅档案的题名、编号、借阅日期、归还日期等。借阅人应在指定地点查阅档案，原则上不得带出阅档室。确需带出的，须经单位负责人批准，并限期归还。

3.利用监督：档案管理人员应对档案利用过程进行监督，防止档案被涂改、勾画、抽取、撤换、增删、污损或带出规定范围。查阅涉密档案必须在符合保密要求的场所进行。

4.归还检查：档案归还时，档案管理人员应仔细核对档案数量、状况，确认无误后方可办理归还手续。发现问题及时报告并处理。

5.复制管理：复制档案须经批准，复制件应加盖档案证明章，并与原件一样管理。涉密档案的复制应严格遵守保密规定。

（五）档案鉴定与销毁安全

档案的鉴定