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化妆品留样管理制度

在化妆品行业，产品质量安全是企业生存与发展的生命线。留样管理作为质量管理体系中至关重要的一环，不仅是产品质量追溯的客观依据，更是应对市场风险、保障消费者权益的关键屏障。本制度旨在规范公司化妆品留样的全过程管理，确保每一批次产品的质量均可追溯、有据可查，从而持续提升产品质量控制水平。

一、目的与意义

本制度制定的核心目的在于：通过对化妆品生产过程中及成品的规范留样，为产品质量检验、稳定性考察、客户投诉处理、产品召回以及应对监管部门检查等提供有效的实物依据和数据支持。其意义在于，能够及时发现产品在存储和流通过程中的质量变化规律，验证生产工艺的稳定性与可靠性，同时在发生质量争议时，可通过留样的复检与分析，明确责任，维护企业与消费者的合法权益。

二、适用范围

本制度适用于公司所有自行生产或委托加工的化妆品产品，包括但不限于膏霜乳液类、化妆水类、面膜类、彩妆类、香氛类、洗护发类等。涵盖从产品放行前的最终成品，到特定工艺环节的中间产品（如适用）。所有涉及留样操作、存储、管理、调用及处置的相关部门与人员，均须严格遵守本制度规定。

三、职责分工

为确保留样管理工作的有效执行，明确各相关部门的职责如下：

*质量管理部门：作为留样管理的归口负责部门，牵头制定与修订本制度，并监督其执行情况。负责留样的审核、确认、存储环境的监控、留样期限的管理、以及留样的调用审批与记录。

*生产部门：负责按照本制度规定的要求，在产品生产过程中或生产结束后，及时、准确、规范地采集和制备留样，并送至指定地点。

*仓储部门：协助质量管理部门进行留样的接收与登记，确保留样存储区域的安全与有序。

*实验室/检测部门：若涉及留样的检测或复检，负责按照标准操作规程进行检验，并出具报告。

*各相关部门：在职责范围内配合留样管理工作，对留样的重要性有充分认识，并确保本部门人员理解并执行相关规定。

四、留样管理要求

（一）留样的制备与采集

1.代表性：留样必须具有代表性，应从同一批次、质量均一的合格产品中随机抽取。采样过程应避免引入污染或对样品造成破坏。

2.及时性：产品经检验合格并放行前，生产部门应完成留样的采集工作。

3.数量：留样数量应能满足产品保质期内可能进行的至少两次全项检验的需要，并考虑到产品包装规格的差异。对于特殊或贵重产品，可适当调整留样量，但需经质量管理部门批准。

4.包装与标识：留样应使用与市售产品一致的包装材料和容器进行包装，确保其与最终产品具有相同的存储稳定性。每个留样容器必须粘贴清晰、牢固的标签，注明产品名称、批号、规格、生产日期/限用日期、采样日期、采样人、留样编号及预期保存期限等关键信息。

（二）留样的存储条件

1.环境控制：留样应按照产品标签标示的存储条件（如温度、湿度、避光等）进行存储。不同类型、不同存储要求的留样应分区存放，并有明确标识。

2.设施设备：存储设施（如冷库、恒温恒湿箱、常温库等）应性能稳定，定期进行维护和校准，并配备必要的监控设备（如温度计、湿度计），确保存储条件符合规定。

3.安全性：留样存储区域应保持清洁、干燥、通风，防止虫蛀、鼠害、霉变及交叉污染。应有防火、防盗措施，非授权人员不得随意进入。

4.摆放与记录：留样应按批次、产品类别有序摆放，易于查找。建立留样台账，详细记录留样的入库、出库（调用）、销毁等情况。

（三）留样的保存期限

1.基本原则：留样的保存期限应不短于产品的保质期。对于保质期较短的产品，可根据产品特性和风险评估结果，适当延长留样保存期限，但至少应保存至产品保质期后一段时间，具体由质量管理部门确定。

2.特殊产品：对于某些特殊类型的化妆品，如具有特殊功效宣称的产品或新原料应用的产品，其留样保存期限可根据监管要求或企业内部风险评估结果适当延长。

（四）留样的使用与调用

1.调用条件：留样的调用仅限于以下情况：

*产品出现质量投诉或市场反馈，需要对留样进行复检以确认产品质量状况。

*监管部门检查或市场抽检时，对原检验结果有异议，需要复检留样。

*企业内部质量回顾、稳定性考察或工艺改进验证等需要。

*其他经质量管理部门批准的特殊情况。

2.审批流程：调用留样需填写《留样调用申请单》，说明调用原因、数量、用途等，经质量管理部门负责人批准后方可执行。

3.使用记录：留样调用后，应详细记录使用情况，包括使用日期、使用数量、检验项目、检验结果、使用人及处理意见等，并及时更新留样台账。

4.剩余留样：若调用后仍有剩余留样，应妥善保管，并在台账中注明。

（五）留样的期满处理

1.定期清理：质量管理部门应定期（如每季度或每半年）对超过保存期限的留样进行清理。

2.处理方式：过期留样的处理应符合环保要