行政管理流程的标准化执行手册.docVIP

日常行政管理流程标准化执行手册

一、手册说明

本手册旨在规范公司日常行政管理中的核心流程，通过标准化操作提升工作效率，保证各项工作有序开展。手册适用于公司各部门及全体员工，涵盖办公物资、会议组织、文件流转、访客接待、办公环境、员工考勤、固定资产等七大高频场景，为日常行政工作提供清晰指引。

二、办公物资管理流程

（一）适用范围与常见应用场景

适用于各部门日常办公所需物资（如文具、耗材、设备配件、清洁用品等）的申请、采购、领用及库存管理。常见场景包括：新员工入职物资配置、部门常规物资补充、专项活动物资筹备等。

（二）标准化操作流程

需求提报

部门员工根据实际工作需要，填写《办公物资需求申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、用途及预计使用时间。

部门负责人对需求的合理性进行审核，签字确认后提交至行政部。

行政汇总与采购

行政部每月收集各部门需求申请表，汇总后结合库存情况制定采购计划。

采购计划需注明采购品类、预算、供应商信息（如为长期合作供应商可直接选择，新供应商需通过比价流程确定）。

采购金额在500元以下的，由行政经理审批；500元以上的，需报请分管副总审批。审批通过后执行采购。

入库登记

物资到货后，行政库管员核对实物与采购清单是否一致（名称、规格、数量、质量等），确认无误后办理入库手续。

在《办公物资入库登记表》中记录入库信息，并更新库存台账，保证账实相符。

领用出库

部门员工凭审批通过的《办公物资需求申请表》到行政部领用，库管员核对申请信息与实际领用情况，发放物资并要求领用人签字确认。

部门领用办公物资需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁私自挪用或外借。

定期盘点

行政部每季度末组织一次全面盘点，核对库存台账与实际库存，对盘盈、盘亏情况查明原因并形成书面报告。

对临近保质期的物资（如墨盒、清洁剂等）及时通知各部门优先领用，避免浪费。

（三）配套工具表单

《办公物资需求申请表》

部门

申请人

申请日期

物资名称

规格型号

单位

需求数量

用途

预计使用时间

部门负责人签字

《办公物资入库登记表》

入库日期

物资名称

规格型号

单位

入库数量

供应商

入库人

库存数量

《办公物资领用登记表》

领用日期

部门

领用人

物资名称

规格型号

单位

领用数量

库存数量

领用人签字

（四）执行要点与风险提示

执行要点：需求提报需提前3个工作日，紧急需求（如会议临时需增补物资）可口头申请后24小时内补填表单；采购需优先选择性价比高、服务优质的供应商，严禁采购“三无”产品；库存台账需实时更新，保证数据准确。

风险提示：未按流程申领可能导致物资重复采购或短缺；库管员未严格核对入库物资可能造成账实不符；过度领用易造成资源浪费，需加强部门内控。

三、会议组织与管理流程

（一）适用范围与常见应用场景

适用于公司各类会议（如周例会、月度总结会、专题研讨会、外部接待会议等）的策划、组织、召开及后续跟进。常见场景包括：部门内部工作协调、跨部门项目推进、重要决策传达等。

（二）标准化操作流程

会议发起

会议发起人（部门负责人或项目经办人）根据工作需要确定会议主题、目标及初步时间，填写《会议申请表》，注明会议名称、时间、地点、参会人员、议程、所需设备及材料等。

会议审核与确认

《会议申请表》提交至行政部，行政部协调会议室资源（如会议室已被占用，需与发起人协商调整时间），并报请分管领导审批（公司级会议由总经理审批）。

审批通过后，行政部提前1个工作日向参会人员发送《会议通知》（可通过企业邮件或公告形式），明确会议时间、地点、议程及需准备的材料。

会前准备

行政部负责会议室布置（如调试投影仪、麦克风、空调，摆放席卡、饮用水、会议材料等）。

会议发起人需提前准备好会议相关材料（如PPT、数据报表、议案等），并于会前1天提交至行政部汇总打印（如需）。

会议执行

参会人员需提前5分钟到达会场，签到就座；会议开始后，由主持人按议程推进，控制会议时间，保证讨论高效。

行政部安排专人记录会议要点（如发言核心、讨论结果、待办事项等），形成《会议纪要》初稿。

会后跟进

会议结束后24小时内，行政部将《会议纪要》初稿提交至会议发起人审核，确认无误后正式分发至参会人员及相关部门。

各部门负责人需组织员工落实会议决议事项，并在《决议事项跟踪表》中记录进展情况，行政部每周汇总跟踪结果，及时向分管领导汇报。

（三）配套工具表单

《会议申请表》

会议名称

发起部门

发起人

申请日期

会议时间

会议地点

参会人员

议程

所需设备

审批人

《会议纪要模板》

会议基本信息：会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员及原因

会议议程及主要内容：

议程一：X（发言人：X，核心内容：X）

议程二：X（发言人：X，核心内容：X）

会议决议及待办事项：

序号

决议事项

责任部门/人

完成