招标代理机构内部管理制度.docxVIP

招标代理机构内部管理制度

一、总则

为规范招标代理机构内部管理，提升服务质量与专业水平，防范执业风险，保障机构健康、可持续发展，特制定本内部管理制度。本制度旨在明确各部门及人员的职责权限，规范业务操作流程，确保各项工作有章可循、有据可查，维护国家利益、社会公共利益以及招标采购当事人的合法权益。本制度适用于本机构所有部门及全体从业人员在招标代理活动中的各项行为。全体人员须严格遵守，认真执行。

二、组织机构与岗位职责

（一）组织机构设置

本机构根据业务发展需要，设置合理的内部组织机构，通常包括：业务部、技术部、综合管理部（或行政人事部）、财务部等。各部门在机构统一领导下开展工作，协同配合，确保高效运作。

（二）岗位职责

1.机构负责人：全面负责机构的经营管理工作，制定发展战略，审批重大事项，对机构整体运营效果负责。

2.部门负责人：负责本部门日常管理工作，组织实施部门工作计划，协调内外关系，监督检查部门员工岗位职责履行情况。

3.业务人员：

*负责项目的前期接洽、信息收集、合同洽谈与签订。

*协助招标人办理招标相关备案手续。

*负责招标文件的编制、审核配合、发售等工作。

*组织和参与开评标活动，负责评标过程的记录与协调。

*负责中标通知书的发出、合同备案等后续服务。

*负责项目资料的整理、归档。

4.技术支持人员：

*负责招标文件的技术部分审核，确保其合规性、准确性和完整性。

*提供专业的招标采购政策法规咨询。

*参与重大复杂项目的方案论证和技术难题解决。

5.行政人事人员：负责人力资源管理（招聘、培训、绩效、薪酬等）、行政管理（公章、档案、办公用品、后勤保障等）。

6.财务人员：负责机构的财务管理、会计核算、收费管理、税务处理等工作。

三、业务操作流程管理

（一）项目受理与评审

1.业务人员在承接项目前，应对项目情况、招标人需求、资金来源等进行初步了解和评估。

2.对于重大或复杂项目，应组织内部评审，评估项目风险、技术难度、资源匹配度等，决定是否承接。

3.项目承接后，应及时与招标人签订书面委托代理合同，明确服务范围、收费标准、双方权利义务等。

（二）招标文件编制与审核

1.严格按照国家法律法规、规章及相关政策要求，结合项目特点和招标人需求编制招标文件。

2.招标文件内容应完整、准确、规范，不得设置不合理的门槛或歧视性条款。

3.建立健全招标文件审核制度。编制人员自审后，提交部门负责人审核，重大项目需经技术负责人或机构负责人审定。审核意见应书面记录。

4.招标文件（含澄清、修改文件）需按规定报有关行政监督部门备案（如需），并在指定媒介发布招标公告或资格预审公告。

（三）开评标组织与管理

1.严格按照法定程序和招标文件规定组织开标、评标活动。

2.开标前应做好场地、设备、资料等准备工作，确保开标过程公开、透明。

3.协助招标人依法组建评标委员会，评标委员会成员的抽取应符合相关规定。

4.评标过程中，应做好现场记录，维护评标秩序，确保评标活动在保密、独立的环境下进行。

5.对评标委员会提出的疑问，应及时、准确地予以澄清，但不得暗示或诱导评委倾向。

6.评标结束后，按规定公示中标候选人，并在公示期满后向中标人发出中标通知书。

（四）合同管理

1.协助招标人与中标人签订书面合同，合同内容应与招标文件和中标人的投标文件实质性内容一致。

2.对合同的履行情况进行跟踪，督促双方履约。

（五）项目归档

1.项目完成后，业务人员应及时将项目所有资料（委托代理合同、招标文件、投标文件、开评标记录、中标通知书、合同、质疑投诉处理资料等）整理、装订、归档。

2.档案管理应符合国家及行业相关规定，确保资料的完整性、安全性和可查阅性。

四、质量管理

（一）服务质量标准

制定明确的服务质量标准，要求员工在业务操作中严格遵守，确保服务专业、高效、规范。

（二）质量控制措施

1.建立项目负责人制度，对项目全程质量负责。

2.加强各环节的审核与监督，确保业务操作的合规性和准确性。

3.定期开展客户满意度调查，收集客户意见和建议，持续改进服务质量。

（三）争议与投诉处理

建立健全质疑、投诉处理机制。对收到的质疑或投诉，应及时调查核实，依法依规妥善处理，并做好记录。

五、人力资源管理

（一）人员招聘与录用

根据业务发展需要，制定招聘计划，公开、公平、公正地选拔符合岗位要求的专业人才。

（二）培训与考核

1.定期组织员工进行业务培训，内容包括法律法规、政策解读、业务技能、职业道德等，不断提升员工专业素养和综合能力。

2.建立科学的绩效考核制度，对员工的工作表现进行客观评价，并将考核结果与薪酬、奖惩、晋升等挂