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供应链采购流程合规性检查清单

适用范围

本工具模板适用于企业供应链部门在采购全流程中进行合规性检查，保证采购活动符合公司内部政策、行业规范及相关法律法规要求。具体场景包括：供应商资质评估、合同签订、订单执行、货物验收、付款结算等环节。通过系统化检查，可有效降低合规风险，提升采购效率，适用于大型制造企业、零售公司或服务机构的采购团队。建议在采购启动前、执行中和完成后各阶段使用，以覆盖从需求确认到付款的全过程。

操作步骤指南

使用本清单需遵循标准化流程，保证每一步准确无误，避免遗漏或错误。操作步骤

准备阶段

明确检查目标：根据本次采购的具体环节（如供应商选择或合同审核），确定合规检查的重点领域（如资质、条款或流程）。

收集相关资料：整理采购文件，包括供应商资质证明、采购申请单、合同草案、历史采购记录等。保证资料完整，由采购专员*专员负责归档。

组建检查团队：指定由采购经理经理、法务代表代表和质量控制员*员组成小组，明确分工。

执行检查

对照清单逐项审核：基于检查清单模板，逐项核对采购活动是否符合标准。例如检查供应商资质是否齐全，合同条款是否完整。

记录检查结果：在表格中标记每项检查结果（通过/不通过），并简要备注问题点（如“缺少交付时间条款”）。

现场验证（如适用）：对高风险采购环节，进行实地考察或文件抽样，保证数据真实。

审核与改进

汇总结果：由采购经理*经理汇总所有检查结果，评估整体合规性。

提出改进措施：针对不通过项，制定行动计划（如补充文件或重新谈判合同），并设定完成时限。

团队确认：召开会议，由小组成员共同确认改进方案，保证共识。

存档与反馈

保存记录：将检查清单和改进计划存入公司档案系统，保存期限不少于3年，以备审计。

定期反馈：每季度向高层汇报合规检查结果，并根据反馈优化清单内容。

检查清单模板

以下为通用表格模板，用于记录采购流程合规性检查结果。可根据企业具体需求调整项目内容。表格包含检查项目、检查标准、检查结果和备注四列，保证全面覆盖关键环节。

检查项目

检查标准

检查结果（通过/不通过）

备注

供应商资质评估

供应商需提供营业执照、行业资质证书及过往业绩证明

通过

资料齐全，有效期覆盖合同期

合同条款审核

合同需包含价格、交付时间、质量标准、付款条件及违约责任

不通过

缺少付款违约条款

采购订单处理

订单需经采购经理*经理审批，并与合同一致

通过

审批流程完整

货物验收

验收需按合同标准进行，由质检员*员签字确认

不通过

未附验收报告

付款结算

付款凭证需匹配订单和验收文件，由财务部门审核

通过

文件齐全，符合公司政策

文档管理

所有采购文件需分类存档，电子备份完整

通过

存档系统已更新

法规合规性

采购活动需符合《采购法》及行业特定法规

通过

无违规记录

注：表格中“检查结果”列可标记为“通过”或“不通过”，备注栏用于描述具体问题或补充说明。使用时，可复制此模板并添加更多检查项目，如“环保要求”或“数据安全”。

使用提示

为保证本清单有效应用，请注意以下事项：

定期更新内容：每半年审查清单一次，根据法规变化（如新出台的《供应链管理规范》）或公司政策调整，更新检查项目和标准。

团队协作：采购、法务、财务等部门需紧密配合，避免信息孤岛。指定专人负责清单维护，保证操作一致性。

数据保护：所有检查记录需加密存储，禁止在公共平台分享，防止敏感信息泄露。

风险预防：对高风险采购（如大宗订单），增加检查频率；对不通过项，优先处理以避免延误。

培训支持：新员工使用前，需参加操作培训，由采购经理*经理讲解流程，保证理解无误。

持续改进：每次检查后，分析问题根源，优化采购流程，形成闭环管理。

本工具模板旨在提供标准化企业可根据实际需求定制化调整，保证供应链采购流程高效、合规。