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技术开发团队文档归档规范模板
一、规范适用范围与核心目标
本规范适用于技术开发团队在项目全生命周期中产生的各类技术文档，包括但不限于需求文档、设计方案、开发代码、测试报告、运维手册、会议纪要等核心资料。其核心目标是统一文档管理标准，保证文档的完整性、可追溯性和安全性，提升团队协作效率，降低人员流动导致的知识流失风险，并为后续项目复盘、系统维护及知识沉淀提供可靠依据。
二、文档全生命周期管理流程
2.1文档创建与命名规范
文档创建：文档需在项目启动初期即明确创建，由对应角色（如产品经理、架构师、开发工程师等）负责撰写，内容需真实、准确、清晰，符合项目实际需求。
命名规则：文档名称需采用统一格式，便于检索和管理，具体规范
项目文档：[项目简称]_[模块/功能]_[文档类型]_[版本号]_[创建日期]
示例：电商系统_订单模块_需求说明书_V1.0通用文档：[文档类型]_[主题]_[版本号]_[创建日期]
示例：技术规范_代码命名规范_V2.1版本号规则：主版本号（重大修改，如V1.0→V2.0）、次版本号（功能新增或优化，如V1.0→V1.1）、修订号（错误修正，如V1.1→V1.1.1），初始版本号为V1.0。
2.2文档分类与存储规则
文档分类：根据文档用途和阶段，分为以下五大类，每类下设子类（可根据项目需求调整）：
一级分类
二级分类示例
需求类
业务需求文档、用户需求文档、功能需求列表
设计类
架构设计文档、数据库设计文档、接口设计文档
开发类
、技术方案文档、开发日志
测试类
测试计划、测试用例、测试报告、缺陷记录
运维与支持类
部署文档、运维手册、故障处理记录、会议纪要
存储路径：文档需存储在团队指定的统一协作平台（如Confluence、GitLabWiki或内部文档系统），路径结构
/项目名称/文档分类/文档名称/版本历史/
示例：/电商系统/设计类/架构设计文档/（存放各版本架构设计文档及历史版本）
版本管理：重要文档（如设计文档、需求说明书）需保留所有历史版本，开发代码需通过Git等版本控制工具管理，保证修改可追溯。
2.3文档归档流程
归档时机：
项目里程碑阶段（如需求评审通过、设计完成、版本发布）后3个工作日内；
项目结束后15个工作日内完成全部文档的最终归档。
归档责任人：
各模块文档由对应模块负责人整理；
项目整体文档归档由项目负责人（项目经理）审核，文档管理员（文档管理员）执行归档操作。
归档动作：
整理：筛选最新版本及必要历史版本文档，删除冗余或草稿文件；
审核：项目负责人检查文档完整性（内容无缺失、签字齐全）、规范性（符合命名和分类要求）；
：将审核通过文档至指定存储路径，并在“文档归档登记表”（见第三章）中记录信息；
通知：通过团队群或邮件通知全体成员文档归档完成及存储路径。
2.4文档借阅与共享
借阅流程：
申请人填写《文档借阅申请表》（见第三章），说明借阅文档名称、用途、计划归还时间；
部门负责人（如技术经理*）审批借阅申请（涉密文档需项目负责人额外审批）；
文档管理员核对申请信息，通过协作平台权限控制借阅（如仅在线查看，禁止）；
借阅期限一般不超过3个工作日，到期需及时归还，若需延长需重新申请。
共享规则：
团队内部文档通过协作平台共享，设置“只读”“编辑”等权限，避免未授权修改；
涉及客户或第三方敏感信息的文档，禁止通过非指定渠道共享（如个人邮箱）。
2.5文档更新与版本控制
更新触发条件：
需求变更、设计优化、代码修改等导致文档内容变化时；
发觉文档存在错误或遗漏时。
更新流程：
修改人提交《文档更新申请表》（见第三章），说明更新原因及主要修改内容；
项目负责人审核更新内容（保证不影响项目进度和其他模块）；
审核通过后，修改文档并递增版本号（如V1.0→V1.1），同时在文档中标注修改人和修改日期；
通知相关成员更新文档，并在协作平台中更新存储路径的最新版本。
2.6文档归档期限与销毁
归档期限：
日常文档需在完成后5个工作日内完成初步归档；
项目结束后15个工作日内完成最终归档（含所有分类文档）。
销毁规则：
对于已失效、无保存价值的文档（如早期项目草稿、被替代的版本），由文档管理员提出销毁申请；
部门负责人审批后，由双人（文档管理员+项目负责人）监销，并在《文档销毁记录表》中记录销毁文档名称、编号、销毁日期、监销人；
涉及法律或合规要求的文档，需按公司规定保存至规定期限后方可销毁。
三、核心示例
3.1技术开发团队文档归档登记表
文档编号
文档名称
所属项目
文档类型
版本号
创建人
创建日期
归档日期
存储路径
备注
DOC-2023-001
电商系统_订单模块_需求说明书_V1.0
电商系统
需求类
V1.0
*
2023
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