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项目档案管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司项目档案管理工作，确保项目档案的真实、完整、安全与有效利用，为公司项目管理决策、经验传承及后续项目开展提供可靠依据，依据国家相关档案管理法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有立项实施的项目，包括但不限于研发项目、工程项目、市场推广项目、咨询服务项目等。项目从立项、实施、验收至后续评估、维护等全过程形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，均属本制度管理范畴。

第三条基本原则

项目档案管理遵循以下原则：

（一）统一领导，分级负责：公司档案管理部门对全公司项目档案工作进行统一指导和监督，各项目组及相关部门负责本项目/本部门项目档案的形成、收集、整理和预归档工作。

（二）全程管理，同步进行：项目档案管理应贯穿于项目立项、实施、验收、总结及后续评估的各个阶段，与项目进程同步规划、同步实施、同步检查、同步归档。

（三）真实准确，完整规范：项目档案必须真实反映项目的实际情况，内容准确无误，材料完整无缺，整理符合规范要求。

（四）安全保密，依法利用：严格执行档案保密规定，确保档案安全，同时在符合法律法规和公司规定的前提下，促进档案资源的有效利用。

第二章管理机构与职责

第四条项目组职责

项目组是项目档案形成和收集的直接责任主体，其主要职责包括：

（一）指定专人（通常为项目秘书或指定的项目成员）担任项目档案员，负责本项目文件材料的日常收集、积累、整理和预归档工作。

（二）在项目启动阶段，明确项目档案的收集范围、整理要求和归档计划。

（三）确保项目成员在项目实施过程中，及时、准确地形成和积累各类文件材料，并按要求提交给项目档案员。

（四）对收集到的文件材料进行初步审核，确保其真实性、完整性和有效性。

（五）项目结束或阶段性完成后，按照规定向公司档案管理部门或指定机构移交完整、规范的项目档案。

第五条档案管理部门职责

公司档案管理部门（如综合管理部或行政部下设的档案室）是项目档案的最终管理部门，其主要职责包括：

（一）制定和完善公司项目档案管理相关制度和工作细则。

（二）对各项目组的档案管理工作进行业务指导、培训和监督检查。

（三）负责项目档案的最终接收、审核、整理、保管、统计、鉴定、利用和销毁工作。

（四）建立健全档案检索体系，为公司各项工作提供档案查询服务。

（五）负责档案库房的日常管理，确保档案的安全与完整。

第六条相关业务部门职责

公司其他相关业务部门（如技术部、市场部、财务部等）在各自职责范围内，配合项目组和档案管理部门做好项目档案的形成、收集和归档工作，确保与项目相关的业务文件材料及时、准确地纳入项目档案管理范畴。

第三章项目档案的构成与分类

第七条项目档案的构成

项目档案是指在项目策划、立项、招投标、勘察、设计、施工、监理、验收、试运行、后评估等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式（文字、图表、声像、电子数据等）的历史记录。主要包括但不限于：

（一）项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复、初步设计文件、项目概算、环评安评文件、土地规划文件等。

（二）项目管理文件：项目合同（包括主合同、分包合同、采购合同等）、项目计划、项目团队任命、会议纪要、工作联系单、监理文件、进度报告、质量安全文件等。

（三）项目技术文件：设计图纸、设计变更、工艺文件、技术方案、测试报告、研发记录、技术总结等。

（四）项目商务与财务文件：招投标文件、报价单、采购订单、发票、付款凭证、成本核算、财务决算等。

（五）项目验收与成果文件：验收申请、验收报告、测试大纲与报告、用户手册、培训材料、项目总结、成果鉴定证书、专利证书、获奖证书等。

（六）项目后期文件：项目后评估报告、运维记录、客户反馈、项目移交文件等。

（七）其他有保存价值的文件材料：如重要的往来函电、媒体报道等。

第八条项目档案的分类

项目档案的分类应遵循项目的自然形成规律和内在联系，便于管理和利用。通常可采用以下分类方法：

（一）按项目阶段分类：如前期准备阶段、实施阶段、验收阶段、后评估阶段等。

（二）按文件内容性质分类：如管理类、技术类、商务类、财务类、验收类等。

（三）按文件载体形式分类：如纸质文件、电子文件、声像资料、实物档案等。

具体分类方案由公司档案管理部门根据项目特点和管理需要统一制定或认可。

第四章项目档案的形成与收集

第九条文件材料的形成要求

项目文件材料的形成应符合以下基本要求：

（一）项目文件材料的形成、办理、流转应符合公司管理程序，确保其合法性和有效性。

（二）文件材料应采用耐久性强的书写材料和符合标准的纸张（如A4纸），字迹清晰、工整，图样清晰、规范。

（三）电子文件的形成应符合国家及行业关于电子文件归档与管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性