某橄榄球俱乐部办公耗材采购制度.doc

某橄榄球俱乐部办公耗材采购制度

一、总则

1.目的：为加强本橄榄球俱乐部办公耗材采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高资金使用效益，确保办公耗材及时供应且质量可靠，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于俱乐部内各部门办公耗材的采购活动。办公耗材包括但不限于纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本、笔类、胶水、订书钉等日常办公所需的各类消耗性用品。

3.采购原则：采购办公耗材应遵循公开、公平、公正、诚信和效益的原则，严格按照规定的程序和标准进行采购，确保采购过程透明，采购结果合理。

二、采购组织与职责

1.采购部门：俱乐部设立专门的采购部门，负责统筹办公耗材的采购工作。采购部门应配备专业的采购人员，负责具体的采购业务操作。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和沟通协调能力，熟悉采购流程和市场行情。采购部门职责包括：

-制定办公耗材采购计划，根据俱乐部各部门的需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。

-建立和维护合格供应商名录，对供应商进行评估、选择、管理和淘汰。

-组织采购活动，包括招标、询价、谈判等，确保采购价格合理、质量可靠。

-签订采购合同，明确双方的权利和义务，保障俱乐部的合法权益。

-跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，确保办公耗材按时、按质、按量供应。

-负责采购发票的审核和报销工作，确保采购费用的合规性。

2.需求部门：俱乐部各部门为办公耗材的需求部门，负责提出本部门的办公耗材需求。需求部门职责包括：

-根据工作需要，定期提出办公耗材的采购申请，详细说明所需办公耗材的名称、规格、型号、数量等信息。

-协助采购部门进行市场调研，提供有关办公耗材的使用反馈和改进建议。

-负责对所采购的办公耗材进行验收，确保所采购的办公耗材符合本部门的使用要求。

3.财务部门：财务部门负责对办公耗材采购资金的管理和监督。财务部门职责包括：

-审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。

-参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行把关，防范财务风险。

-负责采购款项的支付和账务处理，确保采购费用的准确记录和核算。

-定期对办公耗材的采购成本进行分析和评估，为采购决策提供财务支持。

三、采购预算与计划

1.采购预算编制：每年末，各部门应根据下一年度的工作任务和业务发展需求，结合本部门办公耗材的使用情况，编制本部门的办公耗材采购预算。采购预算应详细列出所需办公耗材的名称、规格、型号、数量、单价、总价等信息，并说明采购的必要性和合理性。各部门编制的采购预算经部门负责人审核后，报采购部门汇总。采购部门对各部门上报的采购预算进行审核和汇总，结合俱乐部的整体预算安排和库存情况，编制俱乐部年度办公耗材采购预算。年度办公耗材采购预算经俱乐部管理层审批后，作为俱乐部采购办公耗材的依据。

2.采购计划制定：采购部门根据年度办公耗材采购预算和各部门的实际需求，制定季度和月度采购计划。采购计划应明确采购的办公耗材名称、规格、型号、数量、采购时间、供应商等信息，确保采购工作的有序进行。在制定采购计划时，采购部门应充分考虑办公耗材的库存情况，合理安排采购数量，避免库存积压或缺货现象的发生。对于临时性的办公耗材需求，需求部门应填写《临时采购申请表》，说明采购的原因、名称、规格、型号、数量等信息，经部门负责人审批后，报采购部门。采购部门根据实际情况，在不影响正常工作的前提下，及时安排采购。

四、供应商管理

1.供应商选择：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等方面的内容。采购部门应定期对供应商信息库进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。采购部门根据采购需求，从供应商信息库中筛选出符合要求的供应商，并向其发出采购询价函。询价函应明确采购办公耗材的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等内容。供应商应在规定的时间内回复询价函，提供产品报价和相关资料。采购部门对供应商的报价和相关资料进行评估，综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择合适的供应商。对于重要的办公耗材采购项目，采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理体系、售后服务能力等情况，确保供应商能够满足俱乐部的需求。

2.供应商评估与管理：采购部门应建立供应商评估制度，定期对供应商进行评估。评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为优秀的供应商，采购部门应给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作