房地产公司档案归档管理办法.doc

房地产公司档案归档管理办法

一、总则

1.目的

为加强本房地产公司档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，有效保护和利用档案资源，为公司各项工作提供有力支持，特制定本办法。

2.适用范围

本办法适用于公司总部及下属各分支机构、各部门在经营管理活动中形成的各类档案的归档管理。

3.管理原则

档案管理遵循集中统一、分类科学、规范整理、安全保管、有效利用的原则。确保档案管理工作与公司发展相适应，为公司决策和业务开展提供可靠依据。

二、档案管理职责分工

1.行政部门

行政部门作为公司档案管理的归口部门，负责制定和完善档案管理制度，指导、监督和检查各部门档案工作，统筹档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

2.各部门

各部门负责本部门业务活动中形成档案的收集、整理和初步审核工作，并按照规定及时向行政部门移交应归档的档案。同时，各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作，确保档案工作的顺利开展。

3.档案管理人员

档案管理人员负责档案的接收、分类、编号、编目、装订、上架等具体归档操作，做好档案库房的日常管理，维护档案的安全，按照规定为公司内部提供档案查阅利用服务。

三、档案归档范围

1.行政管理类

公司设立、变更、注销等相关文件；公司规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告等；公司内部机构设置、人员编制、人事任免、员工考核、培训等文件材料。

2.项目开发类

项目前期策划、可行性研究报告、项目立项批复、土地出让合同、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等相关文件；项目设计图纸、设计变更通知、工程勘察报告等；项目招投标文件、工程施工合同、监理合同等；项目建设过程中的工程进度、质量、安全等方面的文件材料；项目竣工验收报告、备案表等。

3.市场营销类

市场调研分析报告、项目营销策划方案、广告宣传资料、销售合同、客户资料、销售统计报表等。

4.财务管理类

财务预算、决算报告；会计凭证、账簿、报表；财务审计报告、税务申报资料；资金往来凭证、借款合同等。

5.法务合同类

各类合同文本、合同审批表、授权委托书；法律纠纷处理文件，包括起诉状、答辩状、判决书、裁定书等。

6.声像实物类

公司重要活动、会议、项目建设过程中的照片、录像、录音等资料；公司获得的荣誉证书、奖杯、牌匾等实物档案。

四、档案归档要求

1.文件材料的收集

各部门应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。对于重要文件和紧急事项形成的文件，应及时整理归档，不得积压。

2.文件材料的整理

归档文件材料应进行分类、编号、编目、装订等整理工作。分类应科学合理，便于查找和利用；编号应遵循唯一性原则，确保每份文件有唯一的编号；编目应准确规范，包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等内容；装订应牢固整齐，保持文件的原有面貌。

3.归档时间

一般情况下，各部门应在每年的[具体日期]前，将上一年度形成的应归档文件材料整理完毕并移交行政部门。对于项目档案，应在项目竣工验收后[具体期限]内完成归档工作。

4.归档手续

档案移交时，移交部门应填写档案移交清单，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息。档案管理人员应按照移交清单进行认真核对，确认无误后双方签字盖章，完成档案移交手续。

五、档案分类与编号

1.档案分类

档案按照行政管理类、项目开发类、市场营销类、财务管理类、法务合同类、声像实物类等一级类目进行分类。在一级类目下，可根据实际情况进一步细分二级、三级类目。例如，项目开发类档案可细分为项目前期、项目设计、项目施工、项目验收等二级类目；项目施工二级类目下可再细分工程进度、工程质量、工程安全等三级类目。

2.档案编号

档案编号采用层次码编制方法，由全宗号、目录号、案卷号、件号等组成。全宗号代表公司档案整体，统一编号；目录号对应档案分类的一级类目；案卷号在每个目录内按顺序编号；件号在每个案卷内按顺序编号。编号应清晰、规范，便于管理和查找。

六、档案保管

1.档案库房建设

公司应设立专门的档案库房，确保库房面积满足档案保管需求。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防光等基本条件，配备必要的消防设备、温湿度控制设备、防虫药品、防盗门窗等设施。

2.档案装具配备

档案库房应配备合适的档案装具，如档案架、档案柜、档案盒等。档案装具应符合国家相关标准，材质坚固耐用，便于档案的存放和管理。

3.档案上架排列

档案应按照分类编号顺序上架排列，同一类目的档案应集中存放，便于查找和管理。档案上架后，应编制档案存放索引，标明档案的存放位置，提高档案查找效率。

4.档案定期检查

档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每月至少检查一次。检查内容包括档案的完整性、保管状况、温湿度记录等。如发现档案有损坏、丢失等