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企业销售合同管理工具集

一、适用业务场景

本工具集适用于企业销售全流程中的合同管理需求，覆盖以下典型场景：

新签合同管理：针对首次合作客户，从合同起草、内部审批到客户签署的全流程规范。

续签/变更合同处理：对即将到期合同进行续签评估，或因业务需求变更（如数量、价格、交付时间等）时的合同修订管理。

合同履约跟踪：对已签署合同的执行进度（如预付款到账、发货、验收、尾款回收等）进行实时监控，保证双方按约定履约。

合同归档与查询：对已完成或终止的合同进行分类归档，支持按客户名称、合同编号、签约时间等条件快速检索历史合同。

风险预警管理：对合同临近到期、未按时履约、付款逾期等风险场景自动提醒，降低违约风险。

二、操作流程详解

步骤1：前期准备——明确需求与资料收集

需求确认：销售代表与客户沟通，明确合作细节（如产品/服务规格、数量、单价、交付方式、付款周期、违约责任等），形成《业务需求确认单》（需客户签字/盖章确认）。

资料整理：收集客户主体资格资料（如营业执照复印件、法人授权委托书）、企业内部定价政策、产品标准说明等，保证合同内容合规且符合公司制度。

步骤2：合同起草——基于模板规范填写

选择模板：根据合同类型（如产品销售合同、服务合同、框架协议等），从《合同模板库》中选择对应模板（模板需经法务部门预先审核）。

填写核心信息：按模板要求填写合同关键条款，包括但不限于：

合同主体（甲方：公司全称+统一社会信用代码；乙方：客户全称+统一社会信用代码）；

标的物信息（名称、型号、规格、数量、单价、总价）；

履约条款（交付时间、地点、方式、验收标准）；

付款条款（预付款比例、到账时间，尾款支付条件及期限）；

违约责任（逾期交货/付款的违约金比例、争议解决方式等）。

内部审核初稿：销售负责人审核业务条款合理性，法务部门审核法律条款合规性，形成《合同审核意见表》（需审核人签字确认）。

步骤3：内部审批——多层级合规把关

发起审批流程：在合同管理系统中合同终稿及相关附件，发起审批流程（默认路径：销售部门→法务部门→财务部门→分管领导）。

审批节点说明：

销售部门：确认业务条款与客户需求一致，无价格偏差；

法务部门：检查法律风险点（如格式条款、管辖约定、知识产权条款等）；

财务部门：审核付款方式、发票类型、税务处理是否符合财务制度；

分管领导：审批合同金额是否在授权范围内，重大合同需提交总经理审批。

审批结果反馈：任一环节不通过，系统自动退回至修改环节，直至全部审批通过后《合同审批通过单》。

步骤4：客户确认——沟通与最终定稿

发送合同：销售代表通过邮件/合同管理系统加密版向客户发送合同，附《合同签署说明》（明确签署要求、反馈时限）。

客户反馈处理：若客户提出修改意见，销售代表与法务部门沟通后，按内部审批流程修订合同，再次提交客户确认，直至双方达成一致。

签署确认：客户完成签署（盖章/签字）后，回收合同原件（或扫描件），并在系统中《客户签署回执单》，标注“已签署”状态。

步骤5：签署归档——资料存档与登记

合同归档：将签署后的合同原件、附件（如需求确认单、审批表、客户回执等）按“一合同一档”原则整理，移交档案管理部门归档，档案编号规则：[年份]-[部门代码]-[合同序号]（示例：2024-SALE-001）。

系统登记：在合同管理系统中录入合同归档信息，包括归档日期、档案存放位置、电子档案等，保证系统与实物档案一致。

步骤6：履约跟踪——进度监控与风险预警

制定履约计划：根据合同条款，在系统中创建《履约跟踪表》，明确各阶段节点（如预付款到账、生产排期、发货、验收、尾款支付）的负责人及计划完成时间。

进度更新与提醒：责任人定期更新节点实际进度，系统自动对比计划与实际时间，对逾期节点（如客户未按时验收）向相关负责人发送预警提醒（邮件/系统消息）。

异常处理：若出现履约异常（如客户拒收货物、付款延迟），销售代表需在24小时内启动《异常情况处理流程》，提交《风险处置报告》，说明原因、影响及应对措施，经审批后协调解决。

三、核心表格模板

表1：合同基本信息登记表

合同编号

客户名称

合同类型

签约主体（甲方）

签约主体（乙方）

合同金额（元）

签约日期

合同期限

主要条款（核心履约内容）

负责人

当前状态

2024-SALE-001

A科技有限公司

产品销售合同

有限公司

A科技有限公司

500,000

2024-03-15

2024-04-15至2025-04-14

交付100台设备，分3批验收，30%预付款，尾款验收后30日内付清

已签署

表2：合同审批流程表

审批环节

审批人

审批意见

审批时间

备注

销售部门审核

（销售经理）

业务条款与客户需求一致，价格符合政策

2024-03-10

无

法务部门审核

（法务专员）

第5条违约责任需补充“不可抗力”情