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采购申请审批单标准化填写示例及流程

一、适用场景与价值

在企业日常运营中，各类采购活动（如办公用品采购、设备采购、服务外包、原材料采购等）均需通过规范的审批流程保证合规性、可控性及资源合理配置。本标准化模板适用于企业内部各部门发起的各类采购需求，旨在通过统一格式和流程，实现采购申请信息的清晰传递、审批责任的明确划分、预算执行的精准管控，同时提高采购效率、降低沟通成本，为企业采购管理提供标准化支撑。

二、标准化操作流程

（一）采购需求发起

需求确认：申请人（部门经办人）明确采购物品/服务的具体需求（如名称、规格、数量、用途等），确认采购的必要性与合理性（如替代方案、库存情况等）。

填写申请单：根据本模板“采购申请审批单”规范填写信息，保证内容完整、准确，字迹清晰（电子版需无错别字）。

附件准备：如采购物品需技术参数说明、服务需需求规格说明书、大额采购需至少3家供应商报价单等，需一并附后。

（二）部门负责人初审

提交审批：申请人将填写完整的采购申请单及附件提交至本部门负责人（如部门经理/主管）。

内容审核：部门负责人重点审核：

采购需求是否符合部门年度工作计划及业务实际；

数量、规格是否合理，是否存在过度采购；

预算金额是否在部门预算额度内（需核对预算科目及编号）。

审批意见：审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字确认，并注明日期；如不通过，需注明原因并退回申请人修改。

（三）财务预算审核

流转至财务部：部门负责人审批通过后，申请单流转至财务部（或预算管理部门）。

预算合规性审核：财务专员重点审核：

预算科目、预算编号是否准确，对应预算余额是否充足；

预估单价、总价是否符合市场行情（必要时参考历史采购数据或第三方询价）；

采购是否符合企业财务制度（如是否需签订合同、是否需预付款等）。

审核意见：审核通过后，在“财务审核”栏签字确认；如预算不足或科目不符，需反馈申请人调整预算或补充说明，审核不通过则退回。

（四）分管领导/总经理审批

权限分级审批：根据企业采购金额分级授权制度，由对应层级领导审批：

小额采购（如≤5000元）：由分管副总审批；

大额采购（如＞5000元）：由总经理审批；

特殊采购（如固定资产采购、战略物资采购）：需提交总经理办公会集体审议。

重点审核：领导重点审核采购事项的战略必要性、投入产出比及是否符合公司整体利益。

审批意见：审批通过后，在对应审批栏签字确认；如未通过，注明原因并退回。

（五）采购部门执行

接收审批单：采购部（或行政部/后勤部，根据企业职责划分）收到最终审批通过的申请单及附件后，登记采购台账。

供应商选择：根据采购需求类型（如标准品、定制服务）通过公开招标、询价比价、单一来源采购等方式合规确定供应商，保证性价比最优。

采购执行：与供应商签订采购合同（如金额达到合同签订标准），明确交付时间、质量标准、付款方式等，跟进生产/供货进度，保证按时交付。

（六）验收与付款

物品/服务验收：采购物品到货后，由申请人所在部门、采购部、行政部（如涉及）共同验收，对照申请单规格、数量、质量进行确认，填写《采购验收单》；服务类项目需由需求部门出具《服务验收报告》。

财务付款：验收合格后，采购部将申请单、验收单、合同、发票（合规票据）等提交财务部，财务部审核无误后安排付款。

（七）归档管理

采购完成后，采购部将采购申请单、审批记录、合同、验收单、发票等资料整理成册，按年份、部门分类归档（电子档备份至企业文档管理系统），保存期限不少于3年（重要项目可延长至5-10年）。

三、采购申请审批单模板及填写说明

采购申请审批单

申请信息

内容

申请部门

□行政部□市场部□生产部□技术部□其他：_____________

申请人

*某某

联系方式（内线）

________

申请日期

________年_月_日

申请编号

CG-______-______（规则：年份-部门代码-序号，如2024-XZ-001）

采购需求详情

物品/服务名称

________________________________________________________________________

规格型号/技术参数

________________________________________________________________________（如：A4纸80g500张/包；软件开发需求：支持多终端登录）

单位

□个□套□批□项□其他：_____________

数量

________

预估单价（元）

________

预估总价（元）

（大写）______________________（小写）￥________

采购用途

□日常办公□项目实施□设备维护□其他：______________________（