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会议设备采购申请与审批清单模板

一、适用情境与发起背景

本模板适用于公司各部门、分支机构及项目组在组织各类会议（如季度例会、专题研讨会、客户交流会、培训会等）或临时活动时，需采购、租赁新增或补充会议设备（如投影仪、音响系统、无线麦克风、视频会议终端、电子白板、投影幕布等）的申请场景。通过规范化的申请与审批流程，保证设备需求合理、预算可控、采购合规，同时避免重复购置、资源浪费及流程延误，保障会议活动的顺利开展。

二、全流程操作指引

（一）申请发起：需求梳理与单据填写

明确需求：申请人需提前梳理会议活动的具体需求，包括：

会议类型、规模、时长及核心目标（如是否需高清视频传输、远程连麦、多语言翻译等）；

所需设备清单（名称、规格型号、数量、功能要求，如“投影仪：亮度≥5000流明，分辨率1920×1080，支持HDMI输入”）；

预算范围（需参考公司《会议设备采购预算标准》，预估单价及总价）；

使用时间、地点及特殊要求（如是否需安装调试、设备配送方式等）。

填写申请单：依据“标准清单模板”完整填写信息，保证内容真实、准确，无遗漏项。重点注明“设备用途”（如“用于2024年Q3产品发布会，参会人数约150人”）及“预算来源”（如“部门年度会议预算”“专项活动经费”）。

（二）部门审核：必要性及预算初审

提交至部门负责人：申请人将填写完整的申请单提交至本部门负责人（如行政部经理、市场部总监等），重点审核：

设备需求的必要性（是否为会议必需，是否有现有设备可替代）；

预算是否符合部门年度预算额度及公司成本控制要求；

规格型号是否与实际需求匹配（避免过度配置或功能不足）。

签署审核意见：部门负责人审核通过后，在“部门审批意见”栏签字确认，并注明“同意采购”或“调整后重新申请”（如需降低预算、简化配置等）。

（三）采购部审批：合规性与可行性核查

接收与初审：采购部收到经部门负责人审批的申请单后，重点核查：

申请单填写完整性（关键信息如规格、数量、预算是否清晰）；

是否属于公司集中采购目录内的设备（如属于，需按集中采购流程执行）；

预算是否超出现有采购政策标准（如单价上限、总价限额）。

市场询价与方案比对：对需采购的设备，采购部需进行至少3家供应商询价（或参考历史采购价格），对比设备功能、品牌、售后及价格，形成《采购比价表》，作为审批依据。

签署审批意见：审核通过后，采购部在“采购部审批意见”栏签字，并明确“建议采购渠道”“预计到货时间”；若需调整（如更换品牌、降低配置），注明修改意见并退回申请人。

（四）财务部审核：预算与资金合规性

财务部收到采购部转来的申请单及《采购比价表》后，重点审核：

预算是否已纳入公司年度/月度预算，资金来源是否合规；

总价是否控制在预算范围内，是否存在超预算风险（若超预算，需提交额外预算说明）；

付款方式是否符合公司财务制度（如是否需预付款、分期付款等）。

审核通过后，财务部在“财务部审核意见”栏签字盖章；若预算不足或资金来源不合规，注明原因并退回。

（五）领导审批：分级授权与最终确认

根据采购金额及公司《分级授权审批管理办法》，提交至对应领导审批：

金额≤5000元：部门负责人+采购部+财务部审批即可；

5000元＜金额≤20000元：需分管副总审批；

金额＞20000元：需总经理审批。

领导重点审核采购的必要性、预算合理性及对公司整体运营的影响，审批通过后在“领导审批意见”栏签字确认。

（六）采购执行：订单签订与履约跟进

下达采购订单：采购部凭审批通过的申请单及《采购比价表》，与选定供应商签订采购合同/订单，明确设备规格、数量、价格、交付时间、质保期、违约责任等条款。

进度跟踪：采购部需实时跟进生产/发货进度，保证设备在会议前3个工作日送达（如需安装调试，需提前5个工作日协调供应商进场）。

（七）设备验收与入库

现场验收：设备送达后，由申请人、采购部、行政部（或使用部门）共同验收，重点核查：

设备名称、规格型号、数量是否与申请单一致；

外观是否完好，配件（如遥控器、电源线、说明书）是否齐全；

功能测试（如投影仪亮度、麦克风收音效果、视频会议终端连网稳定性等）。

签署验收单：验收合格后，三方在《设备验收单》上签字确认；若存在质量问题，需当场记录并要求供应商更换或退货。

登记入库：行政部（或资产管理部门）凭验收单办理设备入库登记，建立《会议设备台账》，注明设备编号、使用部门、责任人、质保期等信息，保证资产可追溯。

三、标准清单模板

会议设备采购申请与审批清单

申请信息

内容

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

会议/活动名称

会议时间

年月日时分至月日时分

会议地点

预算来源

□部门年度预算□专项活动经费□其他（请注明：_________）

设备需求清单

序号

设备名称

1

2