销售合同审核流程模板合同管理规范版.docVIP

一、适用范围与业务场景

本规范适用于企业对外销售产品或服务时的合同全生命周期管理，涵盖从合同起草、内部审核、审批生效到履约跟踪、归档存储的各环节。适用于销售部门、法务部门、财务部门及相关审批负责人，适用于标准产品销售、定制化服务销售、长期框架协议等各类销售合同场景，保证合同条款合规、权责清晰、风险可控。

二、合同管理职责分工

1.销售部门

负责合同起草，对接客户需求，明确产品/服务规格、价格、交付时间等商务条款；

核对客户主体资格（如营业执照、授权委托书等基础信息）；

跟踪合同履约进展，协调解决履约中的商务问题。

2.法务部门

审核合同法律条款的合法性、合规性，重点审查主体资格、权利义务、违约责任、争议解决等核心内容；

对合同条款提出修改建议，规避法律风险。

3.财务部门

审核合同中的财务条款，包括付款方式、税费承担、开票信息、回款周期等；

评估客户的信用状况及回款风险，必要时提出信用条件调整建议。

4.审批负责人

根据合同金额及重要性履行最终审批职责；

对合同的商务、法律、财务综合风险进行把控，签署审批意见。

三、合同审核全流程操作细则

步骤1：合同起草与初步确认

操作内容：

销售代表*某根据客户需求，使用《销售合同（标准模板）》起草合同，明确以下核心信息：

合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；

产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准；

合同金额（含单价、总价）、付款方式（如预付款比例、尾款支付节点）、开票信息（税率、项目名称）；

交付时间、地点、运输方式及风险转移节点；

违约责任（如逾期交付、逾期付款的违约金计算方式）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）。

销售部门负责人*某对合同商务条款进行初审，保证产品描述、价格、交付时间等与客户需求一致，并与客户完成初步沟通确认。

输出成果：《销售合同（草案）》《客户主体资格核查表》（含营业执照复印件、授权委托书等）。

步骤2：法务部门审核

操作内容：

销售部门将《销售合同（草案）》及相关附件提交法务部门，审核重点包括：

客户主体资格是否合法有效（如企业是否存续、授权代理人权限是否充足）；

合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规；

权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理，争议解决方式是否可执行；

是否存在法律漏洞（如知识产权归属、保密条款、不可抗力等约定）。

法务专员*某在2个工作日内完成审核，出具《法务审核意见表》，对存在问题的条款标注修改建议并说明理由。

输出成果：《法务审核意见表》（含“通过”“修改后通过”“不通过”及具体意见）。

步骤3：财务部门审核

操作内容：

销售部门根据法务审核意见修改合同后，提交财务部门，审核重点包括：

付款方式是否符合公司财务制度（如预付款比例不超过合同总额30%、尾款需验收合格后支付等）；

税费承担约定是否清晰（如是否为含税价、税率是否符合规定）；

客户信用状况是否良好（如历史回款记录、是否存在逾期），必要时要求客户提供担保；

开票信息是否准确（如纳税人识别号、地址电话、开户行及账号）。

财务经理*某在1个工作日内完成审核，出具《财务审核意见表》，对财务风险条款提出调整建议。

输出成果：《财务审核意见表》（含“同意”“需调整”及具体意见）。

步骤4：最终审批与生效

操作内容：

销售部门汇总法务、财务审核意见，对合同进行最终修改，形成《销售合同（终稿）》，附《法务审核意见表》《财务审核意见表》提交审批负责人。

根据合同金额及重要性分级审批：

合同金额≤10万元：销售总监*某审批；

10万元＜合同金额≤50万元：分管副总*某审批；

合同金额＞50万元：总经理*某审批。

审批负责人在1个工作日内完成审批，签署《合同审批表》，明确“同意签署”“修改后签署”或“不予签署”意见。

输出成果：《合同审批表》（含审批人签字及意见）、《销售合同（终稿）》（正式文本一式三份，双方各执一份，公司留存一份）。

步骤5：用印与合同分发

操作内容：

销售部门凭审批通过的《合同审批表》及《销售合同（终稿））到行政部申请合同用印，保证用印文本与审批版本一致，不得私自修改条款。

行政专员*某核对用印申请材料无误后，加盖公司合同专用章或公章，登记《合同用印登记表》（记录用印日期、合同编号、份数、经办人等信息）。

销售部门在3个工作日内将合同正本送达客户，并要求客户签字盖章确认，同时将客户签字盖章的合同副本收回，同步提交法务、财务部门备案。

输出成果：已用印的《销售合同（正本）》《合同用印登记表》、客户签字盖章的合同副本。

步骤6：履约跟踪与归档

操作内容：

履约跟踪：销售代表*某按合同约定跟踪交付进度，填写《合同履约跟踪表》，记录交付时间、验收情况、客户反馈等；财务部门根据合同约定跟踪回款，逾期未回款的及时发起催款流程。

归档管