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文档管理规范文件分类与归档标准

一、适用范围与背景

本规范适用于各类企业、事业单位及社会组织的文件管理工作，旨在通过统一的分类与归档标准，实现文件管理的系统性、规范性和高效性，保证文件信息的完整性、可追溯性及安全性。组织规模的扩大和业务复杂度的提升，文件数量激增，若缺乏统一管理，易导致文件查找困难、重复存储、信息泄露等问题，因此建立科学的分类归档体系成为提升组织运营效率的关键支撑。

二、文件分类标准细则

（一）按文件性质分类

行政管理类文件：包括组织架构、岗位职责、会议纪要、规章制度、请示报告、工作计划与总结等。

示例：《公司组织架构调整通知》《2024年度工作计划会议纪要》《员工手册修订版》。

业务管理类文件：涵盖项目立项、合同协议、招投标文件、客户资料、产品说明、市场调研报告等。

示例：《项目可行性研究报告》《与公司采购合同》《产品市场分析报告》。

财务管理类文件：涉及预算报表、财务凭证、审计报告、税务申报资料、费用报销单据等。

示例：《2024年度财务预算表》《Q3季度审计报告》《增值税纳税申报表》。

人力资源管理类文件：包含招聘信息、劳动合同、员工培训记录、绩效考核结果、薪酬福利方案等。

示例：《2024年校园招聘简章》《员工劳动合同（模板）》《新员工入职培训签到表》。

科技与信息类文件：包括技术研发方案、专利申请材料、信息系统操作手册、数据安全管理制度等。

示例：《技术研发项目方案》《实用新型专利申请说明书》《OA系统用户操作手册》。

（二）按文件密级分类

公开文件：可对外发布或内部全员自由查阅，如公司简介、公开宣传资料、通用制度文件等。

内部文件：仅限组织内部员工查阅，需控制知悉范围，如部门工作计划、未公开的会议纪要等。

秘密文件：涉及核心商业秘密、敏感数据或未公开信息，仅限特定权限人员查阅，如未公开项目合同、核心技术资料等，需标注“秘密”字样及保密期限。

（三）按文件载体分类

纸质文件：以纸张为载体的各类文件，需进行物理归档和存储。

电子文件：包括文档、表格、图片、音视频等电子格式文件，需存储于指定服务器或云平台，并定期备份。

三、归档操作流程步骤

（一）文件收集

收集范围：涵盖组织在日常运营中产生的具有保存价值的各类文件，包括但不限于上述分类中的文件类型。

收集责任：

各部门指定专人（如部门助理*）作为文件收集责任人，负责本部门文件的日常收集与初步整理；

档案管理员*定期（每月末）向各部门收集已处理完毕的文件，保证文件无遗漏。

（二）分类整理

初步分类：收集责任人依据文件性质、密级及载体，将文件划分为大类（如行政管理类、业务管理类）及子类（如会议纪要、合同协议）。

排序编号：

纸质文件：按“部门-年份-文件性质-流水号”规则编号，例如“行政部-2024-会议纪要-001”；

电子文件：按“部门-年份-月份-文件性质-流水号”规则命名，例如“业务部-2024-10-合同-001.docx”。

核对检查：检查文件是否完整（如合同需含附件、签字页）、编号是否唯一，对缺失文件及时补充。

（三）价值鉴定

鉴定标准：根据文件的法律价值、业务价值、历史价值及参考价值，确定保管期限。

永久保存：如公司章程、重大战略决策文件、核心专利材料等；

长期保存（10-30年）：如年度财务报告、重要项目档案、员工劳动合同等；

短期保存（1-10年）：如日常通知、会议纪要、临时性报表等。

鉴定流程：由部门负责人、档案管理员及法务专员*（必要时）组成鉴定小组，对文件保管期限进行审核确认。

（四）编目登记

编制目录：依据分类结果，填写《归档文件目录表》（详见第四部分模板），包含文件编号、名称、形成日期、页数、密级、保管期限、存放位置等信息。

系统录入：电子文件需同步录入档案管理系统，对应文件并关联目录信息，实现电子检索。

（五）移交归档

移交方式：

纸质文件：由收集责任人填写《文件移交清单》（一式两份），与档案管理员*共同清点核对后签字确认，一份留存部门，一份交档案室；

电子文件：通过内部加密系统或指定存储路径移交，保证传输过程安全。

归档时间：

年度文件：次年第一季度完成上一年度文件归档；

专项文件：项目结束后1个月内完成归档。

（六）保管维护

存储要求：

纸质文件：存放于专用档案柜，库房保持通风、干燥、防虫、防火，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

电子文件：存储于专用服务器，定期（每周）进行增量备份，每月进行全量备份，备份数据异地存放。

定期检查：档案管理员*每季度对档案存储环境及文件状态进行检查，对破损、褪色纸质文件及时修复，对损坏电子文件及时恢复备份。

（七）借阅使用

借阅权限：

公开文件：员工可直接通过档案系统查阅；

内部文件：需经部门负责人*审批；

秘密文件：需经分管领导*审批，且仅限指定场所查阅，禁止带出。

借阅流