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企业会议策划与执行清单

一、适用范围与常见场景

本清单适用于各类企业内部会议（如年度总结会、项目启动会、部门例会、跨部门协调会等）及外部会议（如客户交流会、行业研讨会、合作伙伴洽谈会等）的全流程策划与执行。无论是大型企业（参会人数50人以上）还是中小型企业（参会人数10-50人），均可通过本清单规范会议筹备、执行及收尾工作，保证会议目标明确、流程顺畅、效果可衡量。常见使用场景包括：

需多部门协作推进的战略目标落地会议；

需同步项目进度、解决关键问题的专项工作会议；

需向外部传递企业价值、维护客户关系的商务会议；

常规性工作部署与复盘的周期性会议。

二、会议策划与执行全流程指南

（一）前期筹备阶段：明确目标，夯实基础

会议目标与主题定位

操作要点：召开筹备会（由发起部门负责人*主持），明确会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决供应链断供风险”），保证目标符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性）；结合目标确定会议主题（如“2024年Q3产品战略规划研讨会”），主题需简洁、聚焦，避免歧义。

输出成果：《会议目标确认书》（含目标描述、预期成果、衡量标准）。

参会人员与角色分工

操作要点：根据会议目标确定核心参会人员（决策层、执行层、相关业务负责人）、列席人员（记录员、技术支持等）；明确角色分工：

会议负责人*：统筹整体策划，审批预算，最终决策；

筹备组：负责场地、物料、议程等具体执行（可设场地组、物料组、宣传组）；

主持人*：把控会议节奏，引导讨论，保证议程落地；

记录员*：实时记录会议决议、待办事项（明确“事项描述、负责人、完成时间”）。

输出成果：《参会人员名单及分工表》（含姓名、部门、角色、联系方式）。

会议预算与资源申请

操作要点：根据会议规模、场地、物料、餐饮等需求编制预算，明确费用明细（场地租赁费、设备费、物料制作费、餐饮费、交通费等）；按企业流程提交预算申请，审批通过后启动资源对接。

注意事项：预算需预留10%-15%的备用金，应对突发情况（如临时增加物料、场地设备故障维修等）。

场地、时间与议程规划

操作要点：

场地选择：根据会议形式（线下/线上/混合）选择场地，线下需考虑容纳人数、交通便利性、设备配套（投影仪、麦克风、网络稳定性），线上需测试会议平台（如腾讯会议、Zoom）功能；

时间确定：避开企业业务高峰期（如月初/月末），提前3-5个工作日同步参会人员时间，收集反馈后最终确认；

议程制定：按“开场-议题讨论-总结-收尾”逻辑设计议程，明确每个环节的时长、负责人、输出内容（如“15:00-15:30产品部汇报Q2销售数据，负责人：*”），预留10%弹性时间应对超时。

输出成果：《会议议程表》（含时间、环节、内容、负责人、备注）。

物料与准备清单确认

操作要点：根据议程和参会人员需求，列出物料清单并确认完成情况：

会议资料：议程手册、参会人员手册、PPT演示稿、纸质版材料（按人数+备用份数准备）；

设备物料：投影仪、笔记本电脑、麦克风、激光笔、白板、马克笔、便签纸、签到表；

其他：会议横幅/背景板、桌牌、饮用水、会议纪要模板。

输出成果：《会议物料准备清单》（含物料名称、规格、数量、负责人、完成状态）。

（二）中期执行阶段：精细把控，保证落地

会前场地与设备调试（提前1-2小时）

操作要点：

场地布置：根据会议形式摆放桌椅（研讨会用圆桌/分组式，汇报会用课桌式），设置签到台、资料摆放区；

设备测试：连接投影仪、电脑，测试麦克风音量、网络稳定性、PPT播放效果（检查字体、动画是否异常）；

物料摆放：将议程、资料、饮用水等放置于参会人员座位，摆放桌牌（标注姓名+部门）。

会前签到与暖场（提前15-30分钟）

操作要点：

签到管理：线上会议通过会议平台收集签到信息，线下会议设置签到表（含姓名、部门、联系方式），发放会议资料；

暖场环节：播放企业宣传片、轻音乐，或通过互动小游戏（如“3个关键词形容今日会议主题”）活跃气氛，引导参会人员就座。

会议流程执行

操作要点：

开场（主持人*）：宣布会议开始，介绍参会人员、会议目标及议程，强调会议纪律（如手机静音、发言举手）；

议题讨论（各负责人）：按议程顺序推进，主持人需控制节奏，避免偏离主题，对关键问题引导深度讨论（如“针对问题，大家是否有不同解决方案？”）；

决策与总结（会议负责人*）：对讨论结果进行总结，明确决议事项（需记录员实时记录），未达成共识的议题明确下一步行动计划（如“需部门补充数据，下次会议再讨论”）；

收尾（主持人*）：重申会议决议、待办事项及负责人，宣布会议结束，感谢参会人员。

注意事项：会议过程中需全程开启录音（需提前告知参会人员），重要决议需经会议负责人*确认后同步至参会人员。

突发情况应对

常见场景与处理：

设备故障：立即启用备用